Интенсив по пяти основным участкам бухучета
Подсказки для работы с товарной накладной
1 урок
2 урок
3 урок
4 урок
1 Урок из 4 Для чего нужна товарная накладная и кто ее приносит в бухгалтерию
Все компании покупают материальные ценности, например, мебель, компьютеры, канцтовары. На языке экономики вещи, которые продают и покупают, называют товарами. Из этого урока вы узнаете, какой документ нужен, чтобы отразить товар в учете.
Когда используют товарную накладную
Компания покупает товар и вместе с ним продавец выдает товарную накладную в двух экземплярах. Их продавец заполняет и подписывает со своей стороны, ставит печать. Представитель компании-покупателя должен сверить товар с данными документа: по наименованию, количеству и качеству. Если все сходится, покупатель подписывает товарную накладную со своей стороны, ставит дату и печать. Один экземпляр он оставляет себе, а второй возвращает продавцу (см. алгоритм ниже).
Алгоритм. Как оформляют товарные накладные
Продавец выписывает два экземпляра накладной и передает покупателю
Покупатель проверяет накладные: правильно ли заполнен документ, нет ли расхождений между товарами по документу и по факту
Если все сходится, покупатель подписывает обе накладные. Один экземпляр оставляет себе, а второй передает поставщику
А что, если покупатель проверил товар и понял, что в накладной ошибка. Например, в документе написали одно количество, а по факту – другое?
Если что-то не совпадает, то стороны составляют акт о расхождениях в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон, и подписывают его.
Если компания производит товары для продажи, или продает ненужные материальные ценности, нужно выписать товарную накладную. По какой форме и какие сведения в ней обязательно указать, узнаете из урока «Как выглядит товарная накладная и что в ней должно быть».
Теперь вы знаете, что товарная накладная сопровождает две операции: когда компания продала другой компании товары или компания купила товары для перепродажи или производства продукции, выполнения работ, оказания услуг.
Кто приносит товарные накладные в бухгалтерию
В бухгалтерию товарные накладные обычно приносят менеджеры из службы снабжения. Они закупают необходимые товары у продавцов, сверяют данные с товарной накладной, подписывают и забирают свой экземпляр, а затем передают бухгалтеру.
Если и продавец, и компания применяют электронный документооборот, то товарную накладную загружают через специальное приложение к учетной программе. Продавец и ответственный менеджер компании подписывает ее электронными подписями, и электронная товарная накладная имеет такую же юридическую силу, как и бумажная. При этом документ невозможно потерять, залить чаем или порвать, а к подписи не придерутся на проверке.
Что на основании товарной накладной отражают в учете бухгалтеры продавца и покупателя, смотрите на схеме.
Схема. Как в учете отражают товарную накладную
На основании товарной накладной делают проводки в бухгалтерском, складском и налоговом учете
Какие проводки для этого нужно сделать, узнаете из урока «Какие проводки сделать, если получили или выписали товарную накладную».