Раздел I, заполняемый при приеме работника на работу, практически весь заполняется на основании документов, представленных работником или оформленных при приеме на работу.

Обязательными для заполнения являются номер и дата трудового договора, заключенного с работником, например:

┌───────┬──────────┐

Трудовой договор │ номер │ 185/2009 │

├───────┼──────────┤

│ дата │29.12.2009│

└───────┴──────────┘

Фамилия, имя и отчество работника заносятся в форму N Т-2 на основании документа, удостоверяющего личность, и записываются полностью, без сокращений, в именительном падеже, например:

Иванов Андрей Петрович

1. Фамилия _________________ Имя __________ Отчество ____________________

Дата рождения записывается словесно-цифровым способом в текстовой части реквизита и цифровым - в зоне кодирования, например:

┌──────────┐

│ Код │

├──────────┤

2. Дата рождения 20 сентября 1976 г. │20.09.1976│

─────────────────────────────────────────────┼──────────┤

день, месяц, год │ │

└──────────┘

Данные в графу "Место рождения" вносятся на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, с сокращениями в соответствии с Общероссийским классификатором объектов административно-территориального деления. ОК 019-95 (ОКАТО):

Р-н - район;

Г. - город;

Пгт. - поселок городского типа;

Рп. - рабочий поселок;

Кп. - курортный поселок;

К. - кишлак;

Пс. - поселковый совет;

СС. - сельсовет;

Смн. - сомон;

Вл. - волость;

Дп. - дачный поселковый совет;

П. - поселок сельского типа;

Нп. - населенный пункт;

П.ст. - поселок при станции;

ж/д ст. - железнодорожная станция;

С. - село;

м. - местечко;

д. - деревня;

сл. - слобода;

ст. - станция;

ст-ца - станица;

х. - хутор;

У. - улус;

Рзд. - разъезд;

Клх. - колхоз;

Им. - имени;

Свх. - совхоз;

Зим. - зимовье.

В соответствии с ОКАТО заполняется и зона кодирования, например:

г. Череповец, Вологодской области ┌──────────┐

3. Место рождения _______________________________ по ОКАТО │ 19256 │

└──────────┘

Гражданство работника подтверждается документом, удостоверяющим его личность. В соответствии с Общероссийским классификатором информации о населении ОК 018-95 (ОКИН) существуют определенные виды записей, вносимых в данную графу.

1. "Гражданин Российской Федерации" - при предъявлении паспорта гражданина РФ или свидетельства о рождении, в зоне кодирования проставляется "1":

Гражданин Российской Федерации ┌──────────┐

4. Гражданство __________________________________ по ОКИН │ 1 │

└──────────┘

2. "Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство)" - при предъявлении паспорта гражданина РФ и паспорта другого государства в зоне кодирования проставляется "2", графой ниже указывается название государства, гражданином (подданным) которого является работник:

Гражданин Российской Федерации и

иностранного государства

(Республика Таджикистан) ┌──────────┐

4. Гражданство __________________________________ по ОКИН │ 2 │

└──────────┘

3. "Иностранный гражданин" - при предъявлении работником паспорта другого государства в зоне кодирования проставляется "3", ниже указывается название государства:

Иностранный гражданин

(Республика Беларусь) ┌──────────┐

4. Гражданство __________________________________ по ОКИН │ 3 │

└──────────┘

4. "Лицо без гражданства" - работник предъявляет иной документ, удостоверяющий личность, например вид на жительство; в зоне кодирования проставляется "4".

Лицо без гражданства ┌──────────┐

4. Гражданство __________________________________ по ОКИН │ 4 │

└──────────┘

Графа "Знание иностранного языка" заполняется со слов работника. Ошибочным является занесение в личную карточку данных о знании работником языков народов Российской Федерации. В форме N Т-2 проставляются только наименование и степень знания иностранных языков. В соответствии с ОКИН существуют только три степени знания иностранного языка, которые указываются в личной карточке:

1) читает и переводит со словарем;

2) читает и может объясняться;

3) владеет свободно.

Читаю и могу

Английский объясниться ┌──────────┐

5. Знание иностранного языка ____________________ по ОКИН │ 0142 │

наименование степень знания ├──────────┤

Читаю и перевожу │ │

Немецкий со словарем ├──────────┤

___________________________ по ОКИН │ 1351 │

├──────────┤

│ │

Французский Владею свободно ├──────────┤

___________________________ по ОКИН │ 2133 │

└──────────┘

Сведения об образовании в личную карточку вносятся на основании документа об образовании. При этом обычно указывается законченное образование. Например, для работника, после окончания среднего общеобразовательного заведения поступившего в высшее учебное заведение, указывается "среднее (полное) общее образование". При этом если работник прошел не менее двух полных курсов по очной форме обучения в высшем учебном заведении и был отчислен, то на основании диплома о неполном высшем образовании может быть сделана запись "неполное высшее образование". Необходимо отметить, что ОКИН не предусматривает такого уровня образования, часто встречающегося в личных карточках работников, как "неполное среднее профессиональное образование".

Несмотря на то, что п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусмотрена возможность внесения записи о незаконченном образовании соответствующего уровня на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.), использование иных документов, кроме справки установленного образца об обучении в образовательном учреждении, нежелательно. Зачетная книжка и студенческий билет являются документами, подтверждающими всего лишь факт поступления в учебное заведение.

При заполнении в личной карточке сведений об образовании вносятся данные о наименовании образовательного учреждения (в точном соответствии с документом об образовании), наименовании документа, его серии, номере, годе окончания учебного заведения, квалификации и специальности, полученной работником. Специальность кодируется с применением Общероссийского классификатора специальностей по образованию (ОКСО). ОК 0092003.

Высшее профессиональное ┌──────────┐

6. Образование __________________________________ по ОКИН │ 18 │

среднее (полное) общее, начальное └──────────┘

профессиональное, среднее профессиональное,

высшее профессиональное

┌────────────────────────┬───────────────────────────────┬─────────┬──────┐

│ Наименование │ Документ об образовании, о │ Год │ │

│ образовательного │ квалификации или наличии │окончания│ │

│ учреждения │ специальных знаний │ │ │

├────────────────────────┼────────────┬───────┬──────────┼─────────┼──────┤

│Ставропольский │наименование│ серия │ номер │ 1993 │ │

│политехнический институт│ │ │ │ │ │

├────────────────────────┼────────────┼───────┼──────────┼─────────┼──────┤

│ │ Диплом │ ФВ │ 12345 │ │ │

├────────────────────────┼────────────┴───────┴──────────┴─────────┼──────┤

│Квалификация по│Направление или специальность по│ │

│документу об образовании│документу │ │

├────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┼──────┤

│Инженер │Электронные приборы и устройства │ │

├────────────────────────┼─────────────────────────────────────────┼──────┤

│ │Код по ОКСО │210105│

└────────────────────────┴─────────────────────────────────────────┴──────┘

Работникам, окончившим аспирантуру, адъюнктуру или докторантуру, вносятся соответствующие сведения в п. 6 личной карточки "Послевузовское профессиональное образование", принципы внесения записей те же, что были указаны выше, при заполнении зоны кодирования используется разд. 34 Общероссийского классификатора информации о населении (ОКИН), согласно которому докторантура имеет код "01", а аспирантура, ординатура, адъюнктура - код "02".

Послевузовское профессиональное образование аспирантура Код по ОКИН аспирантура, адъюнктура, докторантура

┌──────────────────────────┬────────────────────────────┬────────┬──────┐

│ Наименование │ Документ об образовании, │ Год │ │

│образовательного, научного│ номер, дата выдачи │оконча- │ │

│ учреждения │ │ ния │ │

├──────────────────────────┼────────────────────────────┼────────┼──────┤

│Ставропольский политехни- │Удостоверение N 9776 от │ 2007 │ │

├──────────────────────────┼────────────────────────────┼────────┼──────┤

│ческий │02.04.2007 │ │ │

├──────────────────────────┼────────────────────────────┼────────┼──────┤

│Институт │ │ │ │

├──────────────────────────┼────────────────────────────┴────────┼──────┤

│ │Направление или специальность по│ │

│ │документу │ │

├──────────────────────────┼────────────────────────────┬────────┼──────┤

│ │ │ │ │

├──────────────────────────┼────────────────────────────┴────────┼──────┤

│ │Электронные приборы и устройства │ │

├──────────────────────────┼─────────────────────────────────────┼──────┤

│ │Код по │210105│

├──────────────────────────┼─────────────────────────────────────┼──────┤

│ │ОКСО │ │

└──────────────────────────┴─────────────────────────────────────┴──────┘

В п. 7 разд. I личной карточки вносятся сведения об имеющейся у работника профессии, освоенной им в результате подготовки в образовательном учреждении. При наличии более двух профессий в личную карточку вносятся сведения о тех, которые соответствуют должности, профессии, специальности, по которым заключен трудовой договор с работником. Заполнение зоны кодирования в пункте "Профессия" настоятельно рекомендуется.

┌────────────┐

│ Код │

Инженер ├────────────┤

7. Профессия _____________________________________ по│ │

основная ОКПДТР│ 22446 │

Водитель автомобиля ├────────────┤

__________________________________________________ по│ │

другая ОКПДТР│ 11442 │

└────────────┘

Надо признать, что п. 8 разд. I личной карточки "Стаж работы" на сегодняшний день устарел, поскольку не содержит графы для размещения сведений о страховом стаже, на основании которого рассчитывается размер пособия по временной нетрудоспособности. Эти сведения можно внести в графу, отведенную для непрерывного стажа, но если возникает необходимость в подсчете и страхового стажа, и непрерывного, рекомендуется дополнять пункт графой "Страховой стаж".

В п. 8 предусмотрена дополнительная графа для размещения сведений о стаже, дающем право на дополнительные льготы и гарантии, она заполняется, например, в тех случаях, когда организация расположена в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Подсчет всех видов стажа производится на дату приема работника в организацию. Методика подсчета трудового стажа, применимая ко всем видам стажа, приведена в п. 61 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утв. постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. N 192п*(105). Стаж, дающий право на надбавки за выслугу лет, определяется в соответствии с нормативными актами федеральных органов исполнительной власти, иными нормативными актами, в том числе локальными. Образец заполнения пункта:

8. Стаж работы (по состоянию на "11" января 2011 г.):

Общий 20 дней 8 месяцев 11 лет

Непрерывный 15 дней 3 месяцев 5 лет

Дающий право на надбавку за ____ дней __ месяцев __ лет

выслугу лет

____ дней __ месяцев __ лет

Пункт 9 разд. I личной карточки "Состояние в браке" чаще других содержит ошибочные записи: "холост", "не женат", "состоит в гражданском браке". При заполнении этой графы нужно применять разд. 10 ОКИН, согласно которому существует шесть видов состояния в браке:

- никогда не состоял (не состояла в браке) - код "1";

Никогда не состоял

в браке ┌───────────┐

9. Состояние в браке ________________________ Код по ОКИН │ 1 │

└───────────┘

- состоит в зарегистрированном браке - код "2";

Состоит в

зарегистрированном браке ┌───────────┐

9. Состояние в браке ________________________ Код по ОКИН │ 2 │

└───────────┘

- состоит в незарегистрированном браке - код "3";

Состоит в

незарегистрированном браке ┌───────────┐

9. Состояние в браке ________________________ Код по ОКИН │ 3 │

└───────────┘

- вдовец (вдова) - код "4";

Вдовец ┌───────────┐

9. Состояние в браке ________________________ Код по ОКИН │ 4 │

└───────────┘

- разведен (разведена) - код "5";

Разведен ┌───────────┐

9. Состояние в браке ________________________ Код по ОКИН │ 5 │

└───────────┘

- разошелся (разошлась) - код "6";

Разошелся ┌───────────┐

9. Состояние в браке ________________________ Код по ОКИН │ 6 │

└───────────┘

Сведения о составе семьи с указанием степени родства (заполняется в соответствии с ОКИН), фамилии, имени, отчества и года рождения родственника заполняются на основании соответствующих документов, предъявленных работником (свидетельства о рождении детей, свидетельство о заключении брака), а также со слов работника, например:

┌───────────────────────────┬──────────────────────────────┬────────────┐

│10. Состав семьи: │ │ │

├───────────────────────────┼──────────────────────────────┼────────────┤

│Степень родства (ближайшие │ Фамилия, имя, отчество │Год рождения│

│ родственники) │ │ │

├───────────────────────────┼──────────────────────────────┼────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │

├───────────────────────────┼──────────────────────────────┼────────────┤

│Сын │Иванов Сергей Андреевич │ 1997 │

├───────────────────────────┼──────────────────────────────┼────────────┤

│Мать │Иванова Анна Федоровна │ 1946 │

├───────────────────────────┼──────────────────────────────┼────────────┤

│Отец │Иванов Петр Кириллович │ 1939 │

└───────────────────────────┴──────────────────────────────┴────────────┘

В п. 11 записываются сведения о паспорте или ином документе, удостоверяющем личность работника.

11. Паспорт: N 45 04 333444 Дата выдачи "01" июня 2004 г.

ОВД Савеловского РОВД г. Москвы

Выдан ___________________________________________________________

наименование органа, выдавшего паспорт

В п. 12 вносятся сведения об адресе места жительства - в соответствии с штампом регистрации в паспорте. Сведения также могут быть указаны на основании иного документа, представленного работником. В п. 12 также заносится информация об адресе фактического проживания (данная графа заполняется со слов работника или в соответствии с документом, подтверждающим временную регистрацию), например:

12. Адрес места жительства:

┌────────────────┐

│Почтовый индекс │

├────────────────┤

│ │

По паспорту │ 117218 │Москва, ул. Ромашковая, д. 42, кв. 75

└────────────────┴───────────────────────────────────────

_________________________________________________________

┌────────────────┐

│Почтовый индекс │

├────────────────┤

│ │

Фактический │ 121165 │Москва, ул. Незабудковая, д. 17, кв. 59

└────────────────┴───────────────────────────────────────

Дата регистрации по месту жительства "23" мая 2005 г.

Номер телефона Не имеет

Раздел II личной карточки "Сведения о воинском учете" заполняется в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. В связи с тем что на основании сведений разд. II личной карточки работника в учреждениях и организациях ведется воинский учет и бронирование работников, Положение о воинском учете вменяет в обязанности должностных лиц организаций, ответственных за ведение воинского учета, ведение и хранение личных карточек граждан, поставленных на воинский учет, в порядке, определяемом Министерством обороны РФ.

Министерство обороны РФ, в свою очередь, приложением 7 к Методическим рекомендациям Генерального штаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях определило порядок заполнения разд. II "Сведения о воинском учете" личных карточек форм N Т-2 и N Т-2ГС (МС) на граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу.

В соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе" все граждане России обязаны состоять на воинском учете, за исключением граждан, освобожденных от исполнения воинской обязанности в соответствии с федеральным законодательством, проходящих военную службу или альтернативную гражданскую службу, отбывающих наказание в виде лишения свободы, лиц женского пола, не имеющих военно-учетной специальности, а также граждан, постоянно проживающих за пределами Российской Федерации. На указанные категории граждан разд. II личной карточки работника не заполняется. На всех остальных раздел заполняется в обязательном порядке и не реже одного раза в год сверяется с документами воинского учета.