модуль 3
.docxКак запросить и получить документы
1 урок
2 урок
1 УРОК ИЗ 2
Как получить документ в канцелярии госоргана
В этом уроке вы узнаете общие правила обращения в госорганы: как подготовить и направить запрос, узнать контакты исполнителя и получить запрошенные документы.
Шаг 1. Изучите официальный сайт госоргана
Вам нужно проверить на сайте следующую информацию:
● график работы госоргана и подразделения, которое ведет прием корреспонденции;
● порядок направления запроса;
● срок обработки запроса и подготовки ответа;
● способ получения ответа.
Пример
Эту информацию лучше дополнительно перепроверить у сотрудников госоргана. Найдите контактный номер на официальном сайте, позвоните и спросите, действительно ли установлен именно такой порядок обращения.
Шаг 2. Подготовьте запрос в госорган
Определите, в какой форме должен быть запрос. Большинство госорганов не предусматривает специальной формы обращения, поэтому составляйте запрос в произвольном виде.
В запросе укажите:
наименование и реквизиты обращающегося лица;
исходящий номер запроса;
контактные данные исполнителя запроса (номер телефона и адрес электронной почты);
основание для запроса;
перечень запрашиваемых документов или информации.
Отдельно укажите, каким способом вы хотите получить документы. Иначе государственный орган направит ответ в том порядке, который является для него стандартным. Например, вы хотели забрать документ лично, а госорган по умолчанию отправит его почтой.
Пример
«Документы по настоящему запросу прошу передать нарочно представителю ООО «Ромашка» по доверенности – Иванову Ивану Ивановичу (контактные данные)»
Если ваш запрос подписывает не руководитель организации, то приложите к запросу доверенность на подписанта.
Если для обращения в госорган предусмотрена специальная форма, нужно скачать ее на официальном сайте (или в справочной системе) и заполнить. Например, для запроса информации в Росреестре нужна именно специальная форма.
Пример объявления на сайте Росреестра
Шаг 3. Направьте запрос в госорган и получите подтверждение
Обеспечьте доставку запроса в госорган. Порядок приема запросов лучше уточнить на сайте госоргана или по телефону горячей линии. Чаще всего госорганы допускают любой из двух следующих вариантов обращения.
Вариант 1. Передать документ лично. Посетите госорган в часы приема и передайте документ уполномоченному лицу под отметку. Обычно документы принимает канцелярия. Экземпляр с отметкой сохраните у себя.
В некоторых госорганах отметку на экземпляр заявителя не ставят. Например, в Министерстве экономического развития. В этом случае просто передайте документ или опустите его в ящик для корреспонденции.
Вариант 2. Направить запрос Почтой России. Отправьте документ ценным письмом с описью вложения. Сохраните квитанцию о направлении. C помощью почтового идентификатора вы сможете отслеживать информацию о получении запроса госорганом на сайте Почты России.
Шаг 4. Получите контакты исполнителя
Чтобы узнать исполнителя вашего запроса, позвоните по контактному телефону гос органа и назовите исходящий номер запроса. Если канцелярия в отметке на вашем экземпляре проставила входящий номер, назовите и его.
Попросите дать вам контактный номер исполнителя, который занимается вашим запросом.
Свяжитесь с исполнителем и уточните статус рассмотрения запроса и срок подготовки документов.
Шаг 5. Получите документы
Согласуйте с исполнителем дату и форму передачи документов.
Если получаете документ лично, то возьмите с собой доверенность от компании и сделайте копию, так как сотрудник гос органа может попросить вас передать ему копию доверенности.
При получении проверьте форму и содержание документа. Если он имеет дефекты, то сразу укажите на это исполнителю.
Самое важное
Адрес, правила направления корреспонденции и время приема найдите на сайте государственного органа.
Чаще всего запрос можно составить в свободной форме, но иногда – по специальной форме, которую можно скачать на сайте госоргана.
Узнайте контакты исполнителя по вашему запросу, согласуйте с ним дат и форму передачи запрошенных документов.
Как ознакомиться с делом в суде
Когда юрист готовится к судебному процессу, ему необходимо ознакомиться с материалами дела – то есть узнать, какие документы другие участники уже представили суду. Для этого руководитель юротдела может отправить в суд начинающего юриста, чтобы тот сфотографировал материалы дела или сделал из них выписки.
В этом уроке вы узнаете, как подать ходатайство об ознакомлении и получить все нужные документы.
Два способа ознакомления
Определите, каким образом вы хотите ознакомиться с делом. Можно сделать это очно, то есть непосредственно в суде, или в электронном формате.
Не всегда вам будут доступны оба эти варианта. Так, из-за противоэпидемических правил очный прием граждан может быть приостановлен. В других судах может быть противоположная ситуация: нет технической возможности ознакомиться в электронном виде, поэтому возможен только очный вариант.
На сайте самого суда вы узнаете, какой из двух вариантов ознакомления возможен, и какой порядок ознакомления действует сейчас. В разных судах могут быть разные правила.
Очное ознакомление в суде
Шаг 1. Ходатайство об ознакомлении с материалами дела подайте через систему «Мой арбитр» или же привезите его непосредственно в суд, после чего сдайте в канцелярию или положите в специальный почтовый ящик в здании суда.
Шаг 2. На сайте суда посмотрите, какой порядок очного ознакомления там действует. Возможны два варианта:
1). Дело для ознакомления выдает секретарь того судьи, который это дело рассматривает. В таком случае запишитесь к секретарю по телефону на удобное время;
2). Дело для ознакомления выносит сотрудник аппарата суда в специальную комнату ознакомления. В одних судах о дате ознакомления нужно договариваться с секретарем судьи или отделом ознакомления. В других договариваться не нужно – дело в комнату ознакомления вынесут спустя определенный срок после того, как вы направили ходатайство.
Пример
В Арбитражном суде г. Москвы дело выносят на пятый рабочий день после принятия ходатайства.
Шаг 3. Для ознакомления с делом возьмите с собой:
паспорт;
доверенность;
ходатайство об ознакомлении и подтверждение того, что суд его принял;
фотоаппарат.
Вместо фотоаппарата будет достаточно фотокамеры в смартфоне. Только проверьте, чтобы там было достаточно места для сохранения снимков.
В некоторых судах время ознакомления с материалами дела ограничено. Например, в Арбитражном суде г. Москвы оно составляет 20 минут.
Поэтому помните, что ваша задача – не вчитываться в дело, а как можно быстрее сфотографировать все листы. Если дело объемное, придите на ознакомление вдвоем или втроем, если правила суда это допускают.
При ознакомлении нельзя делать пометки в самих материалах дела.
Практические рекомендации:
Фотографируйте все страницы, начиная с обложки.
На фотографии должно быть четко видно содержание документа и номер страницы.
Если секретарь дал ознакомиться только с частью дела, то нужно сделать соответствующую пометку в ходатайстве об ознакомлении.
Ознакомление в электронном виде
Этот способ доступен не во всех судах. Ознакомиться можно через электронный сервис «СУДЕБНОЕ ДЕЛО»
Пример
В Арбитражном суде города Москвы он расположен по адресу courtcase.msk.arbitr.ru
Для ознакомления направьте через систему «Мой арбитр» ходатайство об ознакомлении. Далее зайдите в личный кабинет электронного сервиса. Вот как выглядит там информация о вашем ходатайстве:
В течение пяти дней судья предоставит доступ к отсканированному делу в личном кабинете. Материалы обязательно скачайте из самой системы на личный компьютер, поскольку они доступны только 72 часа:
Если ознакомление в электронном виде невозможно, то судья предложит ознакомиться непосредственно в суде и приложит график, показывающий, когда это можно будет сделать. Об этом вы получите уведомление в личном кабинете:
Самое важное
С материалами дела можно ознакомиться очно в суде или удаленно в электронном формате. Иногда доступны оба эти способа на выбор, а иногда только один из них.
В разных судах порядок очного ознакомления может быть разным. Детали уточните на сайте суда.
Во время очного ознакомления сфотографируйте все страницы дела с обеих сторон так, чтобы был виден номер страницы.
Материалы, полученные в электронном виде, скачайте на свой компьютер, так как в системе они хранятся только 72 часа.