36. Складання описів справ.

За результатами експертизи цінності в установі складають описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Рекомендується також складати окремі описи на справи, що містять специфічні, характерні лише для даної установи документи (судові, слідчі справи, наукові звіти за темами, раціоналізаторські пропозиції тощо).

Опис справ є водночас обліковим документом і довідником щодо змісту документів. Він закріплює систематизацію справ шляхом присвоєння кожній з них індивідуального номера, розкриває завдяки заголовку справи її склад і зміст. Складання описів - це завершальний етап роботи з документами в установі.

Під час складання описів дотримуються таких вимог:

- заголовки справ вносяться до опису справ відповідно до прийнятої схеми систематизації на основі номенклатури справ;

- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, то кожні том або частина вносять до опису під окремим номером);

- порядок нумерації справ в опису - валовий за кілька років;

- графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи;

- у разі внесення до опису кількох справ поспіль з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

- графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передавання справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у Справі.

Справи кожного року складають річний розділ опису. Під час розподілу справ відповідно до схеми систематизації слід дотримуватися таких правил:

- справи відносяться до того року, в якому їх розпочали у діловодстві або в якому вони надійшли до установи (структурного підрозділу) з іншої установи (структурного підрозділу) для продовження;

- плани, звіти, кошториси і документи до них відносяться до того року, на який або за який їх складено, незалежно від дати складання; перспективні плани відносять до початкового року їх дій, а звіти за ці роки - до останнього року звітного періоду;

- справи, які розпочато в одному структурному підрозділі і передано для продовження до іншого підрозділу, відносяться до того підрозділу, в якому їх завершено.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами й словами) кількості справ, що значаться за описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в опису (літерні та пропущені номери справ).

До річного розділу опису вносять також справи, не завершені впродовж календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, упродовж якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначають: "Документи з цього питання див. також у розділі за _ рік, № _", а графи 4,5 опису не заповнюють.

Розрізняють описи справ структурних підрозділів та зведені описи справ установи.

Описи справ структурного підрозділу складаються за встановленою формою секретарем або посадовою особою, відповідальною за діловодство в структурному підрозділі, при методичній допомозі архіву установи.

На підставі описів справ усіх структурних підрозділів керівник архіву або особа, відповідальна за архів, укладають зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу.