12. Індексація документів.

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних цифрових позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і свідчать про місце складання, час виконання та зберігання документів. Обов'язковим елементом індексу є порядковий реєстраційний номер у межах документопотоку, що реєструється, як правило, за рік. Відповідно до завдань пошуку порядковий номер може доповнюватись індексом за номенклатурою справ, а також іншими класифікаційними відмітками. Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної похилою рискою.Найчастіше до реєстраційного порядкового номера документів додається номенклатурний індекс, оскільки основною схемою класифікації документів у діловодстві є номенклатура справ.

Базою індексації для номенклатур справ є перелік або список структурних підрозділів із закріпленими за ними індексами чи умовними відмітками. До індексу структурного підрозділу додається номер справи за номенклатурою справ у межах структурного підрозділу, наприклад: 05-15, де 05 - індекс структурного підрозділу, 15 - номер справи за номенклатурою. Доцільність нумерації справ у межах одного структурного підрозділу пояснюється тим, що в такий спосіб досягається найбільша стабільність номерів. Однією зі складових системи реєстрації є класифікатори, які розробляються з огляду на потреби установи щодо пошуку документів. Лише в навчальних закладах нумерація внутрішніх документів може вестися за навчальним роком.

У деяких випадках можуть застосовуватися літерні індекси. При реєстрації звернень громадян порядковий номер доповнюється першою літерою прізвища заявника. На документах, авторами яких є кілька установ, індекси авторів проставляються через похилу риску в порядку зазначення авторів (зліва направо). Наприклад, реєстраційний індекс спільного наказу трьох установ буде таким: 356/501/231.

13. Вимоги до реєстрації документів.

Під час реєстрації документів необхідно дотримуватися таких основних правил:

- реєстрації підлягають усі документи, що потребують обліку, виконання і подальшого використання в довідкових цілях;

- документи реєструють незалежно від способу їх доставки, передавання або створення;

- документи реєструють в установі лише один раз (у службі діловодства або структурних підрозділах);

- реєстрація документів здійснюється за реєстраційними документопотоками (вхідні документи - один потік, вихідні - другий, внутрішні - третій; у кожному з документопотоків можуть виокремлюватися певні трупи документів); для вхідних, вихідних і внутрішніх документів створюються окремі реєстраційні форми з наданими їм реєстраційними номерами;

- реєстрація документів здійснюється: вхідних - у день надходження, внутрішніх - у день підписання або затвердження, вихідних - у день відправлення;

- у межах груп документів реєстрація здійснюється за назвами видів документів, залежно від авторів та змісту.

Як правило, окремо реєструються:

- закони України, акти і кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України;

- накази (розпорядження) з основної діяльності;

- накази (розпорядження) з адміністративно-господарських питань;

- накази (розпорядження) з особового складу (відповідно до їх видів та строків зберігання);

- рішення колегіальних органів;

- акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

- бухгалтерські документи;

- заявки на матеріально-технічне постачання;

- службове листування;

- звернення громадян тощо.

Не підлягають реєстрації діловодною службою такі види документів: листи, що надійшли в копії до відома; телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки; повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний; графіки, наряди, заявки, рознарядки; зведення та інформація, надіслані до відома; навчальні плани, програми (копії); рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо; прейскуранти (копії); норми витрат матеріалів; вітальні листи і запрошення; друковані видання (книги, журнали, бюлетені); наукові звіти за темами; місячні, квартальні, піврічні звіти; форми статистичної звітності.