13. Поняття про облік архівних документів. Принципи обліку архівних документів.

Під обліком розуміють комплекс заходів/операцій, що мають забезпечити фіксацію наявності архівних документів, а також отримання відомостей про обсяг і склад архівних зібрань та їх місцезнаходження. Облік належить до основних функцій архівної установи разом із завданнями зберігання і використання архівних документів.

Сутність обліку полягає:

- у визначенні одиниць обліку архівних документів і принципів систематизації облікових даних у системі спеціально створених облікових форм;

- реєстрації в облікових документах фактів стану та руху документів/груп документів;

- встановленні кількості документів/груп документів і змін, що відбуваються у визначених одиницях обліку, та у відображенні цих даних в обліковій документації;

- систематизації даних про обсяг, склад і рух документів архіву.

Принципами обліку архівних документів є централізація, уніфікація, динамічність, достовірність і повнота.

Принцип централізації реалізується як взаємодія співробітників, відповідальних за облік в архіві, дотримання порядку ведення і термінів подання облікових документів для централізованого державного обліку.

Принцип уніфікації обліку зумовлює стабільність облікових одиниць у масштабах Національного архівного фонду. Це полегшує розміщення та зберігання архівних документів, перевірку їх наявності.

Принцип динамічності забезпечується оперативним внесенням необхідних змін до облікових документів і баз даних або своєчасним укладанням нових облікових документів. Несвоєчасний облік документа загрожує його втратою, тоді як оперативність прискорює надання користувачеві інформації про документ та його видавання.

Принцип достеменності та повноти обліку гарантується проведенням комплексу організаційно-методичних заходів, спрямованих на забезпечення порядку ведення основних облікових документів і баз даних та відображення в них фактичної кількості, складу і стану документів, що зберігаються в архівній установі.

14. Архівна евристика. Архівний маркетинг.

Архівна евристика своїм головним завданням має пошуки і виявлення документів певної тематики, спрямування, авторства тощо. Виявлення раніше невикористо-вуваної або маловикористовуваної інформації, залучення її до наукового та практичного обігу - найважливіший засіб підвищення ефективності використання НАФ.

У дослідженнях, присвячених питанням архівної евристики, виділяють ряд особливостей процесу пошуку інформації. Перша з цих особливостей є ще малодослідженим процесом, який має індивідуальний, специфічний характер і залежить від інтелектуальних здібностей користувача (дослідника, вченого, фахівця). Суттєва особливість цього процесу полягає у встановленні та поясненні зв'язків між явищами (затребуваною ретроспективною інформацією; архівними документами, в яких вона міститься; окремими фактами, що є складовими цієї інформації). Друга є технічним процесом пошуку архівної інформації. У широкому понятті він полягає в методичній підготовці, вивченні бібліографії, збиранні різної інформації, у тому числі роботі з архівними документами. При цьому центральне місце посідає пошук архівних документів.

Розвиток архівної евристики безпосередньо пов'язаний з подоланням всіляких труднощів, до яких належать бар'єри неінформованості, зокрема матеріальний, мовний та ін. Бар'єр неінформованості виникає не тільки через відсутність у даний момент у користувача інформації про архівні документи, що буває наслідком відносної недоступності архівних довідників (обмежений наклад, відсутність реклами) або недостатньої інформаційної культури користувача, але і через брак інформації про архівні документи, через обмеження технічного характеру або як наслідок штучних ідеологічних обмежень минулих років.

Матеріальний бар'єр є – відсутність комп'ютерного зв'язку між окремими державними архівами або загальноукраїнської бази даних заважає користувачеві оперативно отримувати інформацію за своєю пошуковою темою, що призводить до невиправданих поїздок, значних втрат часу, або навпаки, неможливості здійснити необхідні наукові відрядження з пошуковою метою.

Мовний бар'єр характерний для архівів західного та південного регіонів України, які зберігають документи, складені латиною, польською, німецькою, угорською, румунською, єврейською мовами. Для користувача це створює додаткові ускладнення, вимагає володіння цими мовами.

Невирішені проблеми архівної евристики суттєво впливають на ефективність використання НАФ.

Архівний маркетинг – це вид діяльності архівної установи, спрямований на забезпечення її взаємозв’язків із споживачами архівної інформації, створення ринку архівних послуг, отримання прибутку, вивчення кола реальних споживачів архівної інформації. Крім того, архівний маркетолог повинен займатися рекламою інформаційних послуг архіву, визначення цін на послуги.

Безоплатно виконуються запити українських та іноземних і громадян про стаж роботи, нагородження, життя, навчання, і участь у війнах та військових конфліктах, репресії і депортації. Так само безоплатно виконуються запити органів влади, судових і слідчих органів, державних установ. Безоплатними залишаються послуги, що надаються дослідникові у читальному залі. Оплату передбачено лише за додаткові послуги - копіювання документів технічними засобами, переклад, розшифрування текстів, завірювання їх, консультування зі складних проблем. На платній основі надаються генеалогічні довідки приватним особам.