11. Діяльність державних архівів у системі архівних установ. Організація, структура та діяльність виробничих підрозділів архіву.

Серед виробничих підрозділів архіву головним є архівосховище – спеціалізоване приміщення для зберігання документів. Воно, як правило, має необхідне технологічне обладнання і устаткування: системи автоматичного підтримування температурно-вологісного режиму, протипожежної і охоронної сигналізації, спеціального освітлення, а також стелажне обладнання, ліфтові підйомники тощо.

Але архівосховище – не тільки приміщення, а й виробничий підрозділ. Це група співробітників, до складу якої може входити різна кількість працівників, залежно від обсягу роботи.

Працівники архівосховища здійснюють увесь комплекс робіт, пов'язаних із забезпеченням збереженості документів – дотримання температурно-вологісного режиму, прибирання приміщень, дезинфекція, проведення перевірок наявності документів тощо.

Вхід до сховищ особам, не визначених наказом, категорично заборонено, як і вхід у верхньому одязі, з сумками тощо.

До основних підрозділів архіву належить читальний зал. Приступаючи до роботи у читальному залі, громадяни знайомляться з правилами, заповнюють спеціальну анкету. Замовлення документів здійснюється після перегляду дослідником описів, картотек, каталогів та іншого довідкового апарату. Дані про потрібні документи вносяться у бланки замовлень і передаються завідувачеві читальним залом для виконання. Як правило, дослідник замовляє не більше 10 справ на день. Надходження замовлених справ фіксуються у журналі, а дослідник розписується в отриманні їх у бланку замовлень.

З діяльністю читального залу тісно пов'язана робота довідкової групи (столу довідок). Як правило, вона зводиться до задоволення соціально-правових потреб громадян. Тематичний спектр цих запитів досить широкий – про місце і дату народження, стаж роботи, заробітну плату, майно, житло, освіту, родовід, репресії, реабілітацію, участь у партизанському русі тощо.

Важливою умовою оптимізації роботи архівів є впровадження комп'ютерної техніки. Найбільше їх використовують у сфері вдосконалення науково-довідкового апарату, зокрема для створення бази даних та автоматизованого пошуку архівної інформації.

Заслуговує на увагу робота реставраційно-палітурної майстерні (дільниці) – одного з основних виробничих підрозділів архівної установи. Шляхом реставрації, ремонту та оправи документів вона забезпечує підтримання їхнього належного фізичного стану.

12. Архівне описування: поняття, види. Принципи та методи архівного описування.

Під архівним описуванням (описуванням архівних документів) розуміють процес створення вторинної документної інформації шляхом аналітико-синтетичного опрацювання первинної документної інформації та відбирання й відтворення в описовій статті інформаційних характеристик об'єкта описування.

Метою архівного описування є створення точних, адекватних відображень інформації архівних документів, які б допомогли користувачеві з мінімальною сторонньою допомогою зрозуміти їх зміст і визначити місцезнаходження документів.

ВИДИ. Основним видом можна вважати описування архівних документів на першому етапі, коли визначають найменування фонду або заголовок справи, встановлюють дати створення документів, історію документів тощо. Цей вид описування називають ідентифікаційним, або основним, базовим.

До елементів описання справи належать також: шифр (скорочена назва архіву, номер фонду); анотація документів; визначення оригінальності чи копійності документів, способу відтворення (рукопис, друк, і ін.); зовнішні особливості справи і документів; назва фонду; крайні дати документів справи; кількість аркушів.

Другий вид описування – реєстраційний або обліковий - пов'язаний обліком документів архіву і має завдання охорони архівних документів. На цьому етапі описування складають архівний опис – головний архівний довідник і обліковий документ архіву. В описі реєструють кожну справу конкретного фонду і відтворюють основні елементи базового описання: заголовок справи, кількісну характеристику, крайні дати документів тощо. Номер опису і порядковий номер справи за описом, разом з номером фонду, стають складовою частиною архівного шифру.

Третій вид описування – спеціальне або презентаційне - є обов'язковим тільки для тих документів, які важко відшукати за описами або які становлять інтерес для користувачів. Він спрямований на допомогу у використанні документної інформації і виконує пошукову функцію.

В ході описування архівних документів архівісти користуються певними правилами, головні з яких набувають характеру методологічних принципів.

На першому місці стоїть принцип адекватності або відповідності інформації описуваному об'єкту. Описання покликане достовірно розкривати склад і основний зміст певного обсягу документів у конкретних характеристиках, уникаючи невизначеності висловів, ідеологізації інформації. Цим забезпечується науковість описання. Адже для науки немає “хорошої” чи “поганої” інформації, а архівне описання – не рекомендаційний перелік спеціально підібраних документів. Його завдання – орієнтувати у складі і змісті реально існуючого матеріалу. Тому головним критерієм описувальних робіт є дотримання принципів наукової об'єктивності та історизму.

Принцип всебічності враховує цільову спрямованість кожного типу й виду довідників і вимагає встановлення та зміцнення структурно-інформаційних зв'язків між ними.

Принцип комплексності відбиває установку на взаємодію цих самих довідників у межах пошукових систем

При створенні і розвитку системи НДА застосовується і принцип диференційованого підходу, тобто властивості задовольнити потреби в різноманітній і повній інформації.

МЕТОДИ ОПИСУВАННЯ. Серед головних методів описування виділяють: класичний або метод інформаційного аналізу та синтезу, розроблений на початку 30-х років з урахуванням попереднього досвіду, і номенклатурний, поширений у архівній практиці в 60-і роки. Класичний охоплює всі типи і види описування, але починається з описування справ і складання описів. Номерклатурний метод охоплює лише справи і описи. При цьому описові статті наближаються до формулювань номенклатур справ. На базі “номенклатурних заголовків” працівники канцелярій складають описи і передають їх разом з документами у визначені терміни до державних архівів.

Науковий метод описування передбачає аналіз представленого в одиниці описування певного обсягу інформації і наступне її згортання в узагальнюючу характеристику – описову статтю. В основі наукового описування лежить метод аналітико – синтетичного оброблення інформації, який передбачає перетворення за допомогою методів аналізу і синтезу вихідних початкових документів і даних у інші документи, що суттєво відрізняються від попередніх.