7/ Системи документації. Цілі і принципи систематизації документів

Система документації – сукупність документів взаємозв'язаних по ознаках походження, призначення виду сфери діяльності єдиних вимог до оформлення. Документ – зафіксоване на матеріальному носії інформації з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати (розрізнити). Створення документів може здійснюватися на природній або штучній мовах з використанням нових носіїв інформації. При документуванні на природній мові створюються текстові документи. При документуванні на штучних мовах створюються документи на машинних носіях.

Найбільш загальною і цілісною системою, що займає вишу сходинку на ієрархічних сходах документоутворення, можна розглядати загальнодержавну систему документації, яка включає всі види систем документації, що виникають та взаємодіють в державі. Вона розподіляється на ряд підсистем, які можна класифікувати за різними ознаками (територіальними, функціональними, за рівнем управління тощо).

В літературі і практичній діяльності насамперед виділяють функціональні, які мають міжгалузеве значення, та галузеві системи документації. Функціональні системи документації: планова, звітно-статистична, матеріально-технічного постачання, фінансування та ін. - в тому або іншому обсязі властиві для всіх органів управління.

Галузевими прийнято вважати системи документації, які функціонують і, відповідно, відображають діяльність органів галузевого призначення (об'єкти та їх суб'єкти, відділи, управління, виконкоми місцевих рад).

Функціональні і галузеві системи документації, в свою чергу, можна поділити на підсистеми за напрямками діяльності. Можна також розподілити системи документації за рівнем управління, наприклад, системи документації по міністерству освіти, вузу, школі та ін.

Між системами інколи важко провести чіткі межі, оскільки вони дуже тісно взаємопов'язані.

Систематизація документів — це процес, у ході якого ви­значається класифікаційний індекс документа відповідно до його змісту за таблицями конкретної системи документної класифікації. Щоб кваліфіковано виконувати її, систематиза­тор мусить мати уявлення про різні галузі наукової та прак­тичної діяльності людей, добре розумітися в тій галузі, доку­менти якої він здебільшого обробляє, уміти орієнтуватися в різних видах документів, використовуючи довідково-допоміж­ний матеріал, володіти засобами і правилами, необхідними для якісної систематизації.

Слід мати на увазі, що для процесу систематизації харак­терні високий рівень інтелектуальності і певна суб’єктивність. Систематизацію здійснюють працівники багатьох установ, які вирішують різноманітні завдання, до того ж вони мають неод­наковий професійний і життєвий досвід, знання, здібності, психо-фізіологічні особливості. Усе це сприяє різному усві­домленню ознак документів і, звичайно, відбивається в індек­сації. Певною мірою пом’якшити розбіжності в індексуванні, забезпечити однаковість та правильність рішень допомагає чітка, доволі жорстка методика систематизації, володіння якою гарантує необхідний рівень систематизації.

Провідний принцип сучасної методики систематизації — пріоритет змісту документа над його формою і призначенням. Тобто документ систематизують, виходячи, перш за все, з його змісту. Ознаки, не пов’язані безпосередньо зі змістом, висту­пають звичайно як другорядні й відображаються в комбіна­ційних класифікаціях за допомогою типових ділень. До них зараховують вид документа, мову твору, його читацьке та цільо­ве призначення тощо.

Іноді в класифікаціях застосовується поділ документів за формальною ознакою як первинною, наприклад, за видами документів, але такі випадки є винятком, найчастіше вони диктуються особливостями читацького попиту й обов’язково відображаються в таблицях класифікації.

Другим важливим принципом систематизації є принцип наукової об’єктивності, який вимагає від систематизатора все­бічного розкриття змісту документа, виявлення в ньому найго­ловнішого, найістотнішого з позицій сучасної науки.

Принцип профілювання передбачає, що при систематизації слід ураховувати тип і вид установи, для якої вона здійснюєть­ся, склад і зміст фонду, спрямованість його комплектування, склад і зміст пошукового масиву, склад та інтереси користу­вачів тощо. Певною мірою тип і вид інформаційної установи враховують при систематизації, користуючись різними систе­мами і таблицями класифікації.