6. Розвиток формуляру документа. Формуляри документів різних видів, формуляр і бланк документа.

Розвиток

 історії розвитку формуляра-зразка

При створенні уніфікованої системи документації чи групи документів розроблюється, як правило, формуляр-зразок. Формуляр-зразок – графічна модель побудови багатьох документів; це сукупність розміщених у певній послідовності реквізитів, притаманних всім видам даної системи документів. Він встановлює формати паперу, розміри полів (берегів), розміщення всіх частин (постійних і змінних) реквізитів, характерних саме для певної групи документів і визначає межі розміщення кожного реквізиту.

Прийнята в формулярі-зразку послідовність розміщення реквізитів повинна відображати найчастіше вживаний варіант при наявності деяких розбіжностей у конкретних документах вихідної більшості. Ця властивість документів дозволяє не тільки успішно удосконалювати процеси документування в традиційних «ручних» технологіях, але і, виявивши спільні принципи архітектури документів управління, перейти до автоматизованого проектування необхідних документів у комп'ютерних (інформаційних) технологіях.

Формуляр-зразок може бути представлений як у вигляді креслення, яке містить план розміщення реквізитів, так і у вигляді опису реквізитів, вказуючи послідовність їх оформлення і взаємного розміщення у межах виділеної площі. У практиці традиційної технології більше прижився перший варіант або сполучення двох, у комп'ютерних технологіях переважає описовий варіант.

Відповідно до ДСТУ 2732-94 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення», «формуляр-зразок - це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити».

ДСТУ 2732-2004 надає таке визначення формуляра-зразка - «це модель обудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити» [11, с. 7].

Застосування державних стандартів вводить однаковість в оформлення документів, що є необхідною умовою для механізації і автоматизації роботи з ними, підвищує культуру управління праці. У 1972 р. були затверджені перші два стандарти на організаційно-розпорядчу документацію: ГОСТ 6.38-72 - «Основные положения» і ГОСТ 6.39.72. - «Формуляр-образец». При розробці стандартів на організаційно-розпорядчу документацію насамперед був визначений максимальний склад реквізитів цієї категорії документів.

У державному стандарті («ГОСТ 6.39-72) - «Формуляр-образец» - наводяться такі реквізити:

1. Державний герб СРСР або союзної республіки.

2. Емблема організації чи підприємства.

3. Зображення урядових нагород.

4. Коди.

5. Назва міністерства чи відомства.

6. Назва установи, організації чи підприємства.

7. Назва структурного підрозділу.

8. Адресат.

9. Резолюція.

10. Гриф затвердження.

11. Індекс підприємства зв'язку, поштова чи телеграфна адреса, номер телетайпу (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку.

12. Назва виду документа.

13. Дата.

14. Індекс.

15. Посилання на індекс і дату вхідного документа.

16. Місце складання чи видання.

17. Відмітка про контроль.

18. Заголовок до тексту.

19. Текст.

20. Відмітка по наявність додатка.

21. Підпис.

22. Гриф погодження.

23. Відмітка про засвідчення копій.

24. Візи.

25. Відмітка про виконання документа і направлення його у справу.

26.Відмітка про надходження [5, с. 3].

Стандарти закріпляють за кожним реквізитом суворо визначене місце, що особливо важливо при механізації робіт з документами. Кожному реквізитові з постійною інформацією відводиться місце з врахуванням максимального набору друкованих знаків при його написанні. Реквізити в формулярі-зразку розміщені з врахуванням послідовності операцій по підготовці, оформленню і використанню документа.

Відповідно до ГОСТу 6.38-90 «Унифицырованные системы документации. Система организацыонно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» формуляр-зразок документів містив такий склад реквізитів:

1. Державний герб.

2. Емблема організації чи підприємства.

3. Зображення нагород.

4. Код підприємства, організації, установи.

5. Код форми документа.

6. Назва міністерства чи відомства.

7. Повна назва установи, організації або підприємства - автор

документа.

1. Назва структурного підрозділу.

9.Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреси, номер телетайпу (абонентського телеграфу), номер телефону, факса, номер рахунку в банку.

1. Назва виду документа.

2. Дата.

3. Індекс.

4. Посилання на індекс і дату вхідного документа.

5. Місце складання або видання.

6. Гриф обмеження доступу до документа.

7. Адресат.

8. Гриф затвердження.

9. Резолюція.

10. Заголовок до тексту.

11. Позначка про контроль.

12. Текст.

13. Позначка про наявність додатка.

14. Підпис.

15. Гриф погодження.

16. Візи.

17. Відтиск печатки.

18. Позначка про засвідчення копій.

19. Прізвище виконавця та номер його телефону.

20. Позначка про виконання документа й направлення його до справи.

21. Позначка про перенесення даних на машинний носій.

22. Позначка про надходження.

Порівнюючи цей склад реквізитів і склад реквізитів ГОСТу 6.39-72 - «Формуляр-образец», можна визначити деякі зміни.

Реквізит під назвою «Коди» (4) був замінений на два інші: «Код підприємства, організації, установи» (4) та «Код форми документа» (5). До попереднього складу реквізитів додано ще інші реквізити, а саме: гриф обмеження доступу до документа (15), відтиск печатки (26), позначка про перенесення даних на машинний носій (ЗО) та позначка про надходження (31).

На сьогоднішній, час згідно ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» при підготовці та оформленні документів використовують такі реквізити:

1. Зображення Державного герба -України, герба Автономної республіки Крим.

Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування).

Зображення нагород.

Код організації.

Код форми документа.

1. Назва організації вищого рівня.

2. Назва організації.

3. Назва структурного підрозділу організації.

4. Довідкові дані про організацію.

5. Назва виду документа.

6. Дата документа.

7. Реєстраційний індекс документа.

8. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь.

9. Місце складання або видання документа.

10. Гриф обмеженого доступу до документа.

11. Адресат.

12. Гриф затвердження документа.

13. Резолюція.

14. Заголовок до тексту документа.

15. Відмітка про контроль.

16. Текст документа.

22. Відмітка про наявність додатків. Підпис.

1. Гриф погодження документа.

2. Візи документа.

3. Відбиток печатки.

4. Відмітка про засвідчення копій.

5. Прізвище виконавця і номер його телефону.

6. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

7. Відмітка про наявність документа в електронній формі.

8. Відмітка про надійдення документа до організації.

9. Запис про державну реєстрацію.

До попереднього складу реквізитів був доданий ще один: запис про державну реєстрацію (32). Даний перелік реквізитів є результатом узагальнення багаторічного досвіду управлінської діяльності й обумовлений необхідністю інтеграції у світову систему обміну управлінською інформацією. В управлінській діяльності не існує такого виду документа, в якому всі реквізити використовувалися б одночасно .

Державний стандарт Росії ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» встановлює 29 реквізитів [35, с. 71]. В Україні кількість реквізитів більша на 3, можливо цей перелік слід зменшити, оскільки деякі реквізити досить рідко, а то й ніколи, не використовуються в документах, наприклад, зображення нагород (03).

Формуляр-зразок будується для множини документів, які об'єднані функціональним призначенням та рівнем використання:

- формуляр-зразок для державних (міжвідомчих) форм документів; - формуляр-зразок для галузевих (відомчих) форм документів.

Формуляр-зразок для державних (міжвідомчих) форм документів розробляється і затверджується міністерством-розробником уніфікованої системи документації. Формуляр-зразок для галузевих (відомчих) форм документів розробляється і затверджується міністерством (відомством) відповідно до функціонального напрямку [10,с.2].

Формуляр документа. Кожний документ складається з окремих елементів, які звуться реквізитами.

Так, реквізитами організаційно-розпорядчих документів є:

• 1) емблема організації чи підприємства;

• 2) зображення урядових нагород;

• 3) коди;

• 4) найменування міністерства чи відомства;

• 5) найменування установи, організації або підприємства;

• 6) назва структурного підрозділу;

• 7) адресат;

• 8) резолюція;

• 9) гриф затвердження;

• 10) індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси[2] номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку;

• 11) назва виду документа;

• 12) дата;

• 13) індекс;

• 14) посилення на індекс і дату вхідного документа;

• 15) місце складання або видання;

• 16) відмітка про контроль;

• 17) заголовок до тексту;

• 18) текст;

• 19) відмітка про наявність додатків;

• 20) підпис;

• 21) гриф погодження;

• 22) відмітка про завірення копії;

• 23) візи;

• 24) відмітка про виконання документа й відсилання його в справу;

• 25) відмітка про надходження[3].

У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий; він залежить від змісту документа, його призначення й способу обробки. Кожен х них займає певне місце в документі, проте той самий реквізит у неоднакових документах розташовується по-різному.

Сукупність реквізитів документа, розташованих у певній послідовності на аркуші паперу, зветься формуляром.

Формуляр документа повинна містить всі необхідні для оперативної роботи відомості. Так, розміщення у формулярі листа прізвища й телефону виконавця значно пришвидшує підготовку відповіді.

Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для зорового сприймання, спрощує їх обробку, дає можливість використати при цьому технічні засоби.

Залежно від розташування у формулярі назви установи - автора документа розрізняють два основні вид формулярів - з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів.

Типові формуляри служать базою для проектування бланків окремих видів документів.

Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання. Кожному реквізиту, який містить постійну інформацію, відводиться суворо обмежений обсяг аркуша, достатній для розташування максимальної кількості друкованих знаків.

Бланк - це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Найпоширенішими є бланки службових листів, довідок, актів, наказів, протоколів та ін. Усі основні документи повинні друкуватися на бланках: застосування бланків при складанні документів підвищує культуру праці управління, надає інформації офіційного характеру, полегшує виконання й подальшу використання документа.

Бланки можуть виготовлятися як друкарським, так і іншими способами. У бланки документів, які містять повторювану інформацію (довідки, зведення, доручення, інформаційні й супровідні листи та ін.), доцільно включити трафаретний текст.