1.3 Особисті та ділові якості секретаря

а) Професійна майстерність. Ця якість має на увазі володіння комплексом професійних знань, умінь і навичок: вміння стенографувати, друкувати на друкарській машині і комп'ютері, знання основ роботи з документами, правил орфографії та пунктуації і т. п.

б) Ініціативність. Секретар повинен проявляти самостійність та ініціативу у вирішенні питань своєї компетенції, не чекаючи спеціальних вказівок керівника.

в) Організованість.

г) Відповідальність.

д) Пунктуальність.

е) Поінформованість. Секретар повинен добре орієнтуватися в питаннях того напрямку діяльності, в якому працює його керівник і установа в цілому, знати положення справ і стан вирішення питань в галузі, останні досягнення та проблеми; бути в курсі подій, що відбуваються в підрозділі і установі.

е) Дипломатичність, вміння зберігати службову таємницю.

з) Відданість роботі.

і) Інтелігентність. Ця якість має на увазі здатність і вміння секретаря тактовно, ввічливо вести бесіду; стримувати і не виявляти негативні емоції; дотримувати прийняті в нашому суспільстві норми поведінки та спілкування; стежити за культурою свого зовнішнього вигляду і робочого місця.

й) Працьовитість.

к) Сумлінність. Секретар повинен обов'язково виконувати ту роботу, результати якої важливі для вирішення тих або інших завдань. Якщо обіцяв виконати що-небудь, необхідно стримати слово.

м) Скромність.

н) Акуратність.

о) Доброзичливість.

Крім того, слід зазначити, що секретар повинен стежити за своїм зовнішнім виглядом, дотримуватися порядку на своєму робочому місці, вміти користуватися оргтехнікою та дотримуватися вимог ділового етикету.

Організація робочого місця. Робоче місце секретаря повинно відповідати всім ергономічним вимогам, що забезпечують максимальну зручність у роботі, мінімальні витрати часу і сил на непродуктивні переміщення. Одна з головних вимог, яке неухильно повинен виконувати секретар - це винятковий порядок і чистота, як в приміщенні, так і на самому робочому місці.

Оргтехніка. Технічними засобами, якими найчастіше користується секретар, є: персональний комп'ютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для знищення паперів і копіювальний апарат. Секретар повинен знати, вміти і максимально використовувати наявні засоби для підвищення оперативності та ефективності своєї праці.

Секретар повинен навчитися керувати мімікою, інтонаціями голосу, адже йому доводитися працювати з людьми. Уміння вести себе з людьми, здатність створювати враження, що підвищує авторитет керівника, - важливі фактори успіху в роботі. Ті правила поведінки, яких повинен дотримуватися кожна культурна людина, переносяться певною мірою в службову обстановку і мають велике число «точок докладання» в конкретних ситуаціях процесу управління. Назвемо деякі з них.

Як тільки у приймальні з'явився відвідувач, секретар повинен відкласти свої справи, привітатися, запропонувати сісти. Якщо секретар бачить свого співрозмовника вперше, то він повинен назвати себе. Тільки після цього секретар довідується, як звуть відвідувача, де він працює і з якого питання прийшов.

При появі відвідувача секретар своєму розпорядженні не більше 15 секундами на те, щоб закінчити машинописну рядок або телефонну розмову. Читання будь-яких матеріалів, в тому числі і документів, треба негайно припинити і зайнятися відвідувачем.

Якщо потрібно привітатися за руку, то необхідно встати з-за столу, вийти до відвідувача і подати руку. Першим подають руку працівники вищих рангів і жінка. Однак жінці дозволяється не давати руку, якщо вона не хоче цього робити. Першим вітається той, хто підходить до групи людей або проходить в безпосередній близькості від них. Секретар може представляти своєму керівникові всіх відвідувачів, окрім безпосереднього вищого керівництва. Прийнято представляти молодшого за віком і положенням - старшому; жінку - літньому чоловікові і т.д. Робота секретаря з документами, які надходять керівнику

Частина документів надходить керівнику для розгляду, прийняття рішень, оформлення резолюції. При роботі з цими документами секретар може надати допомогу керівнику таким чином.

По-перше, вибором документів, з яких рішення може бути прийнято в апараті управління без участі керівника. Це вивільнить його від потреби читати і розподіляти велику кількість другорядних документів.

По-друге, вибором матеріалів, які можуть допомогти керівнику при розгляді документів, що надходять, правильно оцінити ситуацію і прийняти необхідне рішення.

По-третє, вибором і передаванням керівнику документів, які потребують невідкладного прийняття рішень (виконання).

При роботі з документами, які передають керівнику для підпису і затвердження, завдання секретаря інші. Передусім він повинен дбати про те, щоб документи були грамотно надруковані, оформлені відповідно до діючих вимог, передавались керівнику і повертались ним у встановлений час. Нехтування цими правилами призводить до того, що керівник змушений повертати документи (немає візи, додатку, посилання на нормативне джерело тощо), а отже, двічі розглядати той самий документ. Можна стверджувати, що участь секретаря в створенні документів - один із найефективніших шляхів наданн допомоги керівнику. Його завдання полягає в тому, щоб постійно підвищуючи вимоги до кваліфікації секретаря, досягти самостійного виконання ним відповідних робіт і операцій.

Організовуючи прийом співробітників, доцільно додержувати таких рекомендацій.

Керівник повинен інформувати секретаря про осіб, яких він може прийняти в будь-який час без попередньої домовленості. Решту співробітників керівник, як правило, приймає у встановлений час, про який секретар зобов’язаний усіх інформувати. За бажанням керівника секретар може здійснити попередній запис працівників, що дасть змогу у деяких випадках скоротити час на чекання прийому; з цією ж метою секретар може по телефону в той чи інший момент запросити співробітника.

Якщо співробітник наполягає на зустрічі з керівником у не відведений для прийому час, секретар зобов’язаний доповісти про це керівнику, повідомивши прізвище співробітника і суть питання, яке його цікавить; надалі секретар діє згідно з вказівками керівника, інформуючи про них співробітника.

Ні за яких обставин секретар не повинен направляти осіб, що прибули, до керівника без попереднього його повідомлення. Представляючи відвідувача, секретар чітко називає його прізвище, посаду, організацію. Ні за яких умов відвідувач не повинен заходити у кабінет керівника без доповіді секретаря.

Участь секретаря у підготовці і проведенні нарад

Основна мета секретаря при підготовці і проведенні нарад: сприяти скороченню витрат робочого часу керівника, зразковій організації наради і тим самим задоволенню вимог його учасників, підвищенню авторитету керівника, оперативній і ефективній реалізації прийнятих на нараді рішень.

Для досягнення цієї мети керівник повинен вимагати, а секретар бути готовим виконати такі операції:

скласти згідно з інформацією, що надійшла від керівника, список учасників наради і повідомити їх про місце, час (початок і закінчення), порядок денний, доповідачів і регламент наради (для цього використовують телефон, радіо, особисті контакти, об’яви, запрошення та ін.);

здійснювати контроль за підготовкою і забезпеченням запрошених необхідними матеріалами (тезами, проспектами) і канцприладдями, якщо необхідно, секретар самостійно виконує ці операції;

зареєструвати тих, хто прибув на нараду, і керувати цією роботою; доповідати керівнику перед початком наради про чисельність тих, хто прибув, і про наявність доповідачів;

підібрати для керівника матеріали, необхідні для проведення наради (список присутніх, регламент, назва і адреса організацій та ін.);

підготувати ілюстративний матеріал згідно з представленою керівником інформацією (графіки, схеми, таблиці тощо);

вести протокол наради;

виконувати по ходу наради оперативні вказівки керівника;

оформити протокол або стенограму, розмножити їх, розіслати матеріали наради;

встановити контроль за виконанням прийнятих рішень і інформувати про це керівника.