27.Основні принципи секретарської діяльності.

Сьогодні успішність управлінської діяльності в що свідчить залежить від якості та ефективності інформаційного і документного обслуговування секретаря.

Основна мета секретарської діяльності ефективне организационно-информационное забезпечення діяльності керівника. Досягнення секретарем зазначеної мети стає можливим з урахуванням реалізації низки функцій і що випливають із її змісту завдань.

Поняття секретар, відповідно до Т.В. Кузнєцової, досить і має багато градацій – від секретаря-помощника керівника, секретаря-референта, вченого секретаря, секретаря структурного підрозділи до технічного секретаря.

Саме поняття «секретар» сьогодні розглядається у багатьох навчальні і понятийно-терминологических словниках.

«секретар (з фр. secretajre) – 1) обраний чи призначений керівник громадської організації, або ж державної установи; 2) ранг державного службовця (напр. дипломата); 3) обличчя, провідне протокол зборів, засідання; 4) працівник, провідний діловодство, листування будь-якої особи, організації, установи». Дане поняття найповніше розкривають всіх граней секретарської діяльності.

Секретар не приймає рішень з питань, що входять до компетенції свого керівника, однак він бере безпосередню участь у реалізації прийнятих рішень. Таким чином, особисті якості секретаря, такі, як енергійність, самодисципліна, самоконтроль, рішучість, доброзичливість, почуття справедливості, поряд з особистою чарівністю відіграють велику роль. Секретар є сполучною ланкою між своїм керівником і підлеглими. Секретар представляє керівника також і перед іншими установами, і по ньому часто судять як про його керівника, так і про його організацію.

Механізація і автоматизація управлінської праці вимагають від секретаря постійного підвищення своєї ділової кваліфікації, більш глибоких знань технології конторського праці, діловодства.

Одним із шляхів забезпечення високої ефективності роботи апарату управління є правильна організація роботи такої масової категорії допоміжних співробітників як секретарі. Нині в будь-якій організації або на підприємстві є кілька позицій, які займають секретарі:

RECEPTIONIST - людина (найчастіше - дівчина), що працює на телефоні. У його обов'язки входить відповідати на питання, зустрічати і проводжати гостей і клієнтів. На цій посаді необов'язкове знання мови. Основна вимога - вміння триматися і акуратність.

Якщо людина володіє іноземною мовою, йому передбачена посада OFFICE MENEGER, який займається організацією офісу.

Сама ж висока посада - PERSONAL SEKRETARY - помічник генерального директора або президента. У цьому випадку людина працює тільки на одного шефа, відповідає на кореспонденцію як російською, так і англійською мовами, супроводить директора у відрядження. Тут велика увага приділяється зовнішнім даним, акуратності, організованості, старанності. Такий секретар повинен бути не тільки виконавцем, але і ініціатором. Знати, що відповісти, як зорієнтуватися в будь-якій ситуації. Але і це не межа. Можна вирости з секретаря в менеджери ...

Професія секретаря вимагає від людини, що вибрав її, високою підготовленості, цілого комплексу особистих і ділових якостей, зумовлених специфікою секретарської праці. На перший погляд, людині недосвідченому може здатися, що в роботі секретаря все просто і ніяких особливих знань не потрібно.

Завдання секретаря полягає в тому, щоб звільнити керівника від виконання нетворчих, допоміжне-технічних операцій. У його обов'язки входить виконання великого обсягу робіт по збору, складання, оформлення, обробці усній і документної інформації, а також з організації прийому відвідувачів, підготовці засідань і нарад, по телефонному обслуговування і т.п. Дуже важливим фактором в роботі секретаря є хороший діловий контакт з керівником, вміння виконувати роботу у стилі керівника. [25, с. 42-44]

Умовно обов'язки секретаря можна розділити на роботу за документному і бездокументному обслуговуванню керівника. До операцій з бездокументному обслуговування належать такі, як виконання технічних функцій щодо забезпечення роботи керівника, підготовка засідань і нарад, організація прийому відвідувачів, телефонне обслуговування, підготовка відряджень, планування своєї роботи. Решту обов'язків складання, оформлення, редагування службових документів, реєстрація, контроль виконання, підготовка в справи і передача на зберігання документів, стенографування, розшифровка та оформлення на друкарській машині документів - відносяться до документному обслуговуванню. За підрахунками фахівців, на роботи з бездокументному обслуговуванню секретар витрачає 55-60% робочого часу.

У наш час в органах місцевого самоврядування в штатному розкладі передбачено посаду секретаря-керівника, в коло функціональних обов'язків якого входить оформлення вхідної та вихідної документації, прийом відвідувачів, телефонні переговори, оформлення та видача довідок.