9. Основні завдання, принципи та критерії експертизи цінності документів

Під експертизою цінності розуміють визначення експертними комісіями наукового, історико-культурного та практичного значення документів. Її основними завданнями є:

а) визначення по кожній установі складу документів, що мають науково-пізнавальну та історико-культурну цінність і підлягають постійному, довготривалому (понад 10 років) і тимчасовому (до 10 років) зберіганню;

б) визначення складу документів, що відповідають профілю даного державного архіву;

в) забезпечення повноти складу документів кожного фонду зокрема і архіву в цілому.

До документів постійного зберігання відносять такі, що відображають основні напрями та підсумки діяльності установи, її управлінську, контрольну, виробничу, наукову, навчальну, фінансову та інші функції. До них належать накази з основної діяльності, протоколи засідань колегіальних органів і виробничих нарад, плани, звіти, аналітичні матеріали тощо.

Документи довготривалого (понад 10 років) зберігання складають матеріали, необхідні для тривалого практичного використання (накази, особові справи і особові картки, списки працівників, особові рахунки, відомості на видачу заробітної плати тощо.

Групу документів тимчасового (до 10 років) зберігання становлять документи, необхідні установі для оперативної практичної діяльності.

Друге завдання – визначення складу документів, що відповідають профілю даного архіву, передбачає обмеження приймання на державне зберігання дублетної документації. Тобто, серед кількох установ однієї системи організаційно-розпорядчу документацію (накази, статути, положення, правила, інструкції тощо) приймають на державне зберігання лише до архівного фонду установи, яка їх затверджувала; статистичну документацію – до фонду органу державної статистики; укази і розпорядження Президента України, постанови КМУ, накази міністерств – до фондів цих установ.

Виконанню третього завдання експертизи – забезпечення повноти фондового складу кожної установи і документального комплексу державного архіву в цілому – сприяють організаційні і науково-методичні заходи.

Кінцевою метою експертизи є комплектування кожного державного архіву повним комплексом документів його профілю, а, отже, і забезпечення повноцінного формування НАФ України за принципом: при найменшому фізичному обсязі документації – найбільша інформаційна наповненість.

Експертиза цінності документів проводиться за такими принципами:

• об'єктивність - проведення оцінки документів на основі неупередженого підходу;

• історизм - урахування особливості часу і місця створення документів, загальноісторичного контексту;

• всебічність і комплексність - вивчення відповідних документів з урахуванням їх місця в комплексі інших документів.

Експертиза цінності документів проводиться за такими критеріями:

• походження - функціонально-цільове призначення юридичної особи (фондоутворювача), значення фізичної особи (фондоутворювача) в житті суспільства, час і місце створення документа;

• зміст - значущість інформації, що міститься в документі (унікальність і типовість), її повторення в інших документах, вид документа, оригінальність;

• зовнішні ознаки - форма фіксації та передачі змісту, засвідчення і особливості оформлення документа, стан його збереженості.

Експертизу цінності документів проводять в такій послідовності.

І етап – підготовчий. Упорядник архіву зосереджує всі описи на документи постійного, довготривалого зберігання і з особового складу; положення, статути даної організації, історичні довідки; номенклатури справ. Увесь зібраний матеріал ретельно вивчають і досліджують. При необхідності з нього роблять виписки та нотатки.

II етап – збирання документації. Метою цього етапу є забезпечення повноти матеріалів для їхньої експертизи.

III етап – власне експертиза цінності документів. Всі зібрані матеріали систематизуються за структурними підрозділами, в межах кожного з них – за видами документів, – за хронологією, позначається місцеперебування тих чи інших матеріалів спеціальними написами на листках. Під час проведення робіт по експертизі визначають наукову і практичну цінність усіх документів.

IV етап. Після оформлення справ, систематизації аркушів, складання заголовків на справи, складання описів справ на документи постійного, довготривалого зберігання і з особового складу настає період оформлення актів на знищення документів, як це передбачено основними правилами роботи архівів.

Для здійснення експертизи цінності багатооб'ємних і складних фондів рекомендують укладати методичні пам'ятки, вказівки чи методичні настанови, а також робочі інструкції. Під час роботи можуть виникати питання, не передбачені методичними посібниками і вимагають колегіального вирішення їх розглядають на засіданнях експертних чи методичних комісій.