10. Діяльність експертних комісій: завдання та функції

Для організації роботи з експертизи цінності документів утворюються комісії з проведення експертизи цінності документів, до яких належать:

• Центральна експертно-перевірна комісія Держкомархіву;

• експертно-перевірні комісії центральних та галузевих державних архівів, Національної академії наук, державного архіву Автономної Республіки Крим, державних архівів областей, мм. Києва і Севастополя;

• експертні комісії архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад, а також експертні комісії державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об'єднань громадян, релігійних організацій ;

• фондово-закупівельні комісії музеїв, що перебувають у державній чи комунальній власності;

• експертно-оцінні комісії бібліотек, що перебувають у державній чи комунальній власності.

Найвищим органом з питань експертизи наукової, історико-культурної та практичної цінності документів є Центральна експертно-перевірна комісія (ЦЕПК) Головархіву України.

До складу експертної комісії входять голова, заступник голови, секретар та члени експертної комісії - представники міністерств (по одному від кожного міністерства), інших центральних органів виконавчої влади (по одному від кожного центрального органу виконавчої влади), фахівці Національної академії наук України та галузевих національних академій наук і вищих навчальних закладів (за згодою).

У разі необхідності експертна комісія може додатково залучати експертів за напрямами діяльності наукових установ.

Основним завданням експертної комісії є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві установи. Такоє ЕК виконує наступні завдання:

- відбір найбільш цінних документів з відомчих до державних архівів на державне (постійне) зберігання та визначення профільності документів того чи іншого державного архіву.

- визначення термінів зберігання документів;

- забезпечення повноти складу архівного фонду шляхом заповнення втрачених документів, що можна зробити за рахунок ідентичних документів з фондів однорідних установ, а також вище-або нижчестоящих установ.

- відбір на зберігання найбільш інформативноємних документів.

Організація діяльності експертної комісії:

• Формою роботи експертної комісії є засідання, що проводяться за рішенням її голови. Засідання веде голова, а за його відсутності - заступник голови.

• Періодичність засідань експертної комісії визначається за потребою, але не менше ніж тричі на рік.

• Засідання експертної комісії вважається правоможним, якщо в ньому бере участь не менше двох третин її членів.

• Член експертної комісії не має права бути відсутнім на її засіданнях без поважної причини та делегувати свій голос іншій особі.

• Рішення приймається голосуванням більшістю присутніх на засіданні членів експертної комісії.

• У разі рівного розподілу голосів вирішальним є голос голови ЕК

• У разі незгоди з прийнятим експертною комісією рішенням член (члени) експертної комісії може (можуть) викласти у письмовому вигляді окрему думку, яка додається до протоколу засідання експертної комісії.

• Засідання експертної комісії оформлюється протоколом, який веде секретар експертної комісії.

• Протокол підписують голова (у разі його відсутності - заступник) і секретар комісії, та набирає чинності з моменту затвердження протоколу.