5. Поняття «достовірність документа». Оригінал, дублікат, копія

Офіційний документ - документ, створений організацією або посадовою

особою і оформлений у встановленому порядку. Під посадовою особою розумієтьсяособа, яка здійснює функцію представника влади або займає посаду ,пов'язану з виконанням організаційно - розпорядчих чи адміністративних обов'язків.

Оригінал офіційного документа в перекладі з латинської означає

« Достовірний, дійсний » - перший або єдиний примірник офіційного

документа .

Необхідно розрізняти поняття « оригінал офіційного документа » і

« Справжній документ ». Останній розуміється як документ, відомості про час і місцестворення або про автора якого, що містяться в самому документі або виявлені-яким шляхом, відповідають дійсності ; тобто всякий оригіналофіційного документа є справжнім документом, але не всякий справжнійдокумент - оригіналом офіційного документа.

Щоб оригінал офіційного документа став оригіналом, він повинен бути

складений на бланку за встановленою формою, мати засвідчують реквізити

( підпис і іноді друк ), дату та індекс. Серед оригіналів розрізняють автографи -документи, переписані або правління (після передруки ) рукою автора .

Як синонім слова « оригінал» іноді вживається термін « оригінал» ,

хоча за своїм змістом визначення « оригінал» ( достовірний, дійсний) має іншезначення, ніж те, яке вкладається в поняття «оригінал» ( самобутній ,

первісний ). Оригінали - документи, вперше створені небудь індивідуальнимабо колективним автором. У процесі створення вони можуть мати кілька редакцій абоваріантів ; оригінали, складені в декількох примірниках, називаються помноженими .

За зовнішнім виглядом оригінали можуть бути : чорновими - рукописний або машинописний документ, що відображає роботу автора над його текстом; біловими - рукописний або машинописний документ, текст якого переписаний з чорнового або написаний без помарок і виправлень.

Слово «оригінал » походить від латинського « originalis », що означає первинний, самобутній. Оригінали - документи, вперше створені небудь індивідуальним або колективним автором. У процесі створення вони можуть матикілька редакцій або варіантів. Нерідко оригінали складаються у двох і більшепримірниках. Такі оригінали, складені в декількох примірниках, називаються помноженими .

 За зовнішнім виглядом оригінали текстових документів можуть бути чистовик або чернетками. Чернетка - рукописний або машинописний документ, що відображає роботу автора над його текстом. Чернетка відображає роботу автора над його текстом.

Поняття «копія», як вказує походження цього слова (від лат. Сopia -

безліч ), пов'язане з розмноженням документів, повторенням документа будь-якого виду .

Копія документа - документ, відтворюючий інформацію іншого документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх.

З розвитком сучасної техніки передачі документів на відстань пов'язано поява дворазових оригіналів і копій документів. ознака унікальності зберігається також за документами, отриманими НЕ текстовими способами документування. Для креслень оригіналом вважається первісний начерк на ватмані і креслення на кальці. Оригіналом фотодокументів є негативи ,

фонодокументів - первісна запис звуку, тобто матриця граммзапісі, валики фонографа, стрічки електричної та магнітної записи .

Копії по способом отримання діляться на ручні та автоматичні. Ручні виходять при листуванні оригіналу від руки або передруковуванні на друкарській машинці.

Автоматичні ( факсимільні ) копії визначають як факсимільні

оригінали в тому випадку, коли при розмноженні документа механічним шляхом відтворюють його цілком, включаючи зображення підпису ( факсиміле ). Крім копій, знятих безпосередньо з оригіналу або отриманих автоматично, можуть бути кратні копії : « копія з копії », « копія копії з копії » і т.п. Копії розділяються в Залежно від способу посвідчення на : нотаріальні копії, офіційно завірені копії, прості завірені копії, незавірені копії .

Особливий вигляд копій - дублікат. Це копія, що має юридичну силу першотвору. Дипломатичні копії - їх назва походить від слова « дипломатика », позначає спеціальну історичну дисципліну, що вивчає стародавні акти. Такі копії відтворюють документ з усіма особливостями ( старе правопис ,помилки, пунктуація і т.д.).

Копія документа - це документ, повністю відтворює інформацію

справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину ux *. Копія документа може бути факсимільного чи вільною. Факсимільний копія повністю відтворює зміст документа і всі його зовнішні ознаки (що містяться в оригіналі реквізити, включаючи підпис і печатка) або частину їх, особливості їх розташування. Факсимільний копія виготовляється на копіювальній техніці, з використанням фотографії, апаратів факсимільного зв'язку, принтерів. Для документів, виготовлених на друкарських машинках, факсимільного копією є другий і наступні екземпляри документів, отримані через копіювальний папір. вони ,

як правило, залишаються у справах установи. Застаріла назва таких копій - відпустку. Вільна копія містить всі реквізити документа, але не обов'язково повторює його форму.

Всі види копій не мають юридичної сили, якщо вони не отримали спеціального посвідчення. Це, наприклад, нотаріально засвідчені копії або дублікат документа -повторний екземпляр оригіналу, що має юридичну силу, який зазвичай видається при втраті документа (свідоцтва про народження, диплома і т.д.).