3. Ознаки, властивості і функції документа

УВАГА! Документ – складний об'єкт, що є єдністю інформації і матеріального (речовинного) носія.

Властивості документа

Як і всякий об'єкт, документ має безліч властивостей (відрізнювальних якостей). Найбільш істотні з них такі:

1. Атрибутивність документа, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він існувати не може. Документ як цілісна система складається з двох основних складових – інформаційної та матеріальної. Відсутність однієї з них перетворює документ у недокумент (в усне мовлення).

2. Функціональність документа, тобто його призначення для передачі інформації в просторі й часі.

3. Структурність документа, тобто тісний взаємозв'язок його елементів і підсистем, що забезпечує його цілісність і тотожність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах.

4. Ознаки документа

До відмінних ознак документа відносяться:

1. Наявність змістового семантичного змісту. Документ – носій змісту, який передається знаками. Сукупність послідовних знаків, які передають зміст документа (повідомлення), є його обов'язковою ознакою.

2. Стабільна речовинна форма, яка забезпечує тривале збереження документа, можливість багаторазового використання й руху інформації в просторі й часі.

3. Призначення для використання в соціальній комунікації. Документний статус мають лише ті джерела, які первісно призначені для зберігання інформації в просторі й часі.

4. Завершеність повідомлення. Фрагментарне незакінчене повідомлення не може бути повноцінним документом.

Функції документа

Функція документа – це його суспільна роль, соціальне призначення, мета й завдання.

• Головна, найбільш узагальнююча функція документа – це зберігання й поширення інформації в часі й просторі. Документ створюється для забезпечення потреб суспільства.

• Спільні функції – інформаційна, комунікативна, кумулятивна – притаманні для всіх документів, незалежно віх їх типу і виду.

Інформаційна функція – це здатність документа задовольнити потреби суспільства в інформації, тобто бути джерелом інформації, знань.

Комунікативна функція – це здатність документа бути інформативним засобом поширення, обміну, комунікації, спілкування, послідовності.

Кумулятивна функція – це здатність документа набувати, концентрувати, збирати й упорядковувати інформацію з метою її збереження для теперішнього й майбутнього поколінь.

Спеціальні функції притаманні не усім, а окремими видам і типам документів. Серед них можна назвати управлінську, пізнавальну (освітня), правову, загальнокультурну, меморіальну, гедонічну та інші функції.

4.Носії інформації, їх типи. Особливості електронних документів, Співвідношення понять «документ», «інформація», «інформаційне середовище».

Носій інформації – матеріальний об'єкт, призначений для збереження й передачі інформації. Форма носія інформації – це спеціальна конструкція матеріального носія, що забезпечує виконання документом його основної функції, що робить його зручним для збереження й використання.

• Кодекс – найбільш поширена форма книги, являє собою блок сфальцованних аркушів паперу (книга, брошура, журнал, атлас, альбом).

• Картковий документ – це картка встановленого формату на цупкому матеріалі (листівка, календарик, мікрокарта, перфокарта, каталожна картка, мікрофіша).

• Стрічковий документ виготовлений у вигляді суцільної смуги матеріалу із записом інформації (магнітна стрічка, кіно-, відео-, перфострічка, принтерна стрічка, діафільм, мікрофільм, фонограма).

• Дисковий – документ у вигляді диска. Це носій інформації, що являє собою круглу пластинку, покриту шаром матеріалу, здатного запам'ятовувати й відтворювати інформацію.

Форма матеріального носія інформації постійно вдосконалюється. Поряд із традиційними формами документа (книга, газета, журнал) зростає вага мікрофільмів, кінофільмів, магнітних стрічок, а також нетрадиційних носіїв інформації, використання яких пов'язано із застосуванням сучасних технічних засобів (перфострічки, дискети, диски, компактні оптичні й відеодиски).

До особливостей електронних документів відносяться: - існування матриці у формі, що безпосередньо не сприймається людиною (у вигляді цифрових кадрів) і яка є відмінною від її відтворення на екрані монітора;

- можливість зосередження в одному документі кількох форм подання повідомлень (текст, звук, зображення, включаючи динамічне);

- можливість "міграції" повідомлення з одного носія на інший без будь-яких змін, а також можливість існування одного й того ж тексту в різних форматах;

- можливість багаторазового перекодування вихідного тексту, застосування різних способів його фіксації та відтворення;

- уніфікація носія для всіх видів інформації;

- динамічний характер деяких видів електронних документів, що надає можливість його створювачам (а іноді й користувачам) вносити в них зміни;

- можливість багатоканального та одночасного доступу до одного й того ж примірника документа;

- відсутність індивідуального носія для масивів документів, записаних на жорсткому диску комп'ютера.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення інформації, яку він містить, технічними засобами (комп'ютерне оснащення, програмне забезпечення тощо) або на папері (у спосіб переведення його в друковану форму за допомогою сучасних технічних пристроїв) у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.

Співвідношення понять "документ", "інформація" і "матеріальний носій"

Головною складовою документа виступає інформація, тобто найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення, знання, призначені для передачі у процесі комунікації. законі "Про інформацію, інформатизацію і захист інформації" закріплено таке визначення поняття "інформація": "Інформація - це дані про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх представлення" [13, с. 13].

Нині суспільство переживає інформаційний бум. Будь-яка організація, як і кожна людина окремо, може існувати, лише обмінюючись інформацією. За нинішніх умов дуже важливо вчасно отримати важливу інформацію у необхідному обсязі. Інакше кажучи, хто має інформації, той володіє ситуацією.

Основним інструментом інформатизації всіх галузей людської діяльності є інформаційні системи. Інформаційні системи (ІС) - системи зберігання, обробки, перетворення, передачі, відновлення інформації з допомогою комп`ютерної і іншої техніки. Дане поняття включає у собі:

Сьогодні в Україні нагромаджено величезні запаси інформації, яка зосереджена у різних базах і банках даних, на дискетах і CD-ROM, інших носіях інформації. Цю інформацію застосовується повсюдно - в бібліотеках, інформаційних центрах, музеях, архівах, освітніх установах та інших організаціях.

База даних - це набір даних, достатній задля досягнення встановленої мети й представлений на машиночитаємому носії так, що дозволяє здійснювати автоматизовану переробку інформації.

Банк даних - це автоматизована інформаційна система, що складається з однієї або кількох баз даних, і системи зберігання, обробки і пошуку інформації [12. с. 44].

Будь-яка сфера людської діяльності, однак, пов`язана з документною інформацією, тобто інформацією, котра міститься у документі. Інформація, у документі, має певну специфіку, що виражається в наступному:

а) документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною для використання у суспільстві;

б) документ припускає наявність семантичної (значеннєвої) інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності. Наявність змісту - одна з головних характерних ознак документа. Безглузда інформація документом бути не може;

в) інформація передається дискретно, тобто як повідомлення Повідомлення, зафіксоване на якомусь матеріальному носії (папірусі, папері, пластмасі, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна завершеність повідомлення. Незавершене, фрагментарне повідомлення не може бути повноцінним документом. Виняток становлять незакінчені літературні твори, ескізи, начерки, чернетки, що характеризують творчий процес їх творця (письменника, вченого, художника);

г) як і будь-який об`єкт, що має знакову природу, повідомлення є закодований текст. Значення чи сенс закодованого тексту можна було зрозуміти, лише знаючи знакову систему кодування і декодування інформації. Фіксоване повідомлення має знакову форму тому бо лише у такому вигляді можна передати у сполученні знання, емоції, вольовий вплив автора (комуніканта), надаючи читачеві (реципієнту) можливість декодувати інформацію і опановувати відповідними знаннями. Знаковість – обов`язкова властивість будь-якого документного повідомлення;

д) документ – це інформація яка зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною, - у вигляді листків, графіків, фотографій, звукозапису й т.д.;

е) документу властива речовність Для документа важлива стабільна речовинна форма[12, с. 45].

Сама інформація не виступає достатньою ознакою документа. Матеріальна складова - з двох необхідних і обов`язкових складових документа, без яких він існувати неспроможний. Матеріальна складова документа - це її речовинна (фізична) сутність, форма документа, забезпечує його спроможність зберігати і передавати інформацію у просторі і часі.

Матеріальну складову документа визначає носій інформації (матеріальний носій) - матеріальний об`єкт, спеціально створений людиною і готовий до записe, збереження і передачі. Існування документа поза матеріального носія неможливо.

Функція матеріальних об`єктів обумовила їх особливу, специфічну матеріальну конструкцію (форму), подану переважно у вигляді книжок, журналів, буклетів, микрофіш, магнітних дискет, оптичних дисків тощо. Були також історичні форми документів у вигляді глиняних табличок, папірусних і пергаментних сувоїв тощо. Така конструкція дає можливість документам бути зручними для переміщення, збереження та використання їх (читання, перегляд, слухання) в соціальних документних комунікаціях. Проте спеціальна форма об`єкта теж може бути єдиний критерій у тому, щоб можна вважати його документом (чистий аркуш паперу, дискета чи фотоплівка), така ідентифікація можлива лише за наявності зафіксованого у ньому повідомлення, тексту.

Отже, матеріальний об`єкт стає документом лише у єдності речовинного носія і закладеною у ньому інформації. Двоєдина природа документа - одна з основних особливостей його як відомої системи. За відсутності однієї із перелічених характеристик немає єдності, отже, і документа.