16. Служба документаційного забезпеченя управління: організація, кадровий склад, основні напрями діяльності. Форми організаціїділоводства в установах.

«Відповідно до вимог Державної системи документаційного забезпечення управління ( далі - ДОП) документаційне забезпечення управління на сучасних підприємствах має здійснюється спеціальною службою - службою документаційного забезпечення управління . Така служба функціонує на підприємстві в якості самостійного структурного підрозділу , очолюваного керівником служби і підлеглого безпосередньо керівнику підприємства . На підприємствах з чисельністю персоналу до 100 співробітників і відносно невеликим обсягом документообігу допускається покладення обов'язків по ДЗУ на одного зі штатних співробітників ».

Призначення служби ДЗУ полягає в організації , веденні та вдосконаленні системи документаційного забезпечення управління підприємства на основі єдиної технічної політики та застосування сучасних технічних засобів у роботі з документами. При цьому основними завданнями служби ДЗУ є:

• впровадження на підприємстві єдиного порядку роботи з документами відповідно до ГСДОУ та іншими нормативно - методичними та організаційно - розпорядчими документами ;

• здійснення методичного керівництва організацією роботи з документами в структурних підрозділах підприємства;

• забезпечення дієвого контролю над дотриманням встановленого порядку роботи з документами ;

• вдосконалення форм і методів роботи посадових осіб підприємства з документами.

Повсякденна діяльність служби регламентується :

• положення про службу ДЗУ ;

• положеннями про структурні підрозділи (за наявності останніх у складі служби ДЗУ) ;

• інструкцією з ДЗУ ;

• інструкціями по окремих видах ( напрямками ) діяльності служби ;

• інструкцією з організації робочих місць персоналу служби ;

• нормами часу на виконання робіт з ДЗУ ;

• документами планування та звітності ;

• посадовими інструкціями персоналу служби .

У необхідних випадках службою розробляються й інші документи -

Зокрема, документи щодо вдосконалення діяльності служби .

Організаційна структура і чисельний склад служби

Організаційна структура і чисельний склад служби ДЗУ визначаться відповідно до штатного розкладу .

Для визначення оптимальної організаційної структури служби ДЗУ , найбільшою мірою відповідає потребам конкретного підприємства в документованої інформації , представляється доцільним звернутися до відповідних положень . Даним документом передбачені нижченаведені типові варіанти організаційної структури служби ДЗУ:

« На державних підприємствах (об'єднаннях) - відділ документаційного забезпечення управління або канцелярія. До їх складу , як правило , включаються:

а ) підрозділи з обліку та реєстрації , контролю , удосконалення роботи з документами та впровадження технічних засобів ;

б) розгляду листів (скарг) ;

в) секретаріат ;

г) експедиція ;

д) машинописне бюро ;

е) копіювально-розмножувальне бюро ;

ж) архів.

Визначення чисельного складу служби ДЗУ - по структурних підрозділах і в цілому - рекомендується проводити на основі відповідних розрахунків . Виконання таких розрахунків слід проводити на основі даних про нормативні витратах часу на виконання тих чи інших видів робіт (дій) , а також виходячи з реальних потреб підприємства в документованої інформації , що враховують :

• обсяг документообігу ;

• основні види управлінських документів ;

• періодичність їх застосування в цілях забезпечення повсякденної діяльності підприємства і т. п.). Методика розрахунків представлена ​​в укрупнених міжгалузевих нормативах часу на роботи з ДНЗ.

Визначення кваліфікаційного складу служби ДЗУ проводиться виходячи з сукупних потреб підприємства у видах робіт з ДЗУ, виконання яких передбачає наявність у співробітників відповідної кваліфікації. Кваліфікаційні вимоги до основних категорій співробітників служби ДОУ представлені у додатку 2 до цього посібника . Форми організації діловодства.

У практиці роботи з документами склалися кілька організаційних форм діловодства (форм роботи з документами):

o централізована;

o децентралізована;

o змішана.

Централізована форма організації діловодства передбачає, що в установі функціонує спеціалізована служба діловодства й усі операції з опрацювання документів (приймання й відправлення, реєстрація й облік, контроль за виконанням документів, формування справ, довідкова робота за документами), а також їх пошук і зберігання, передавання на архівне зберігання покладено на зазначену службу. У такому разі в структурних підрозділах не передбачено посади секретаря, який виконує діловодні функції.

З точки зору організації діловодства централізована форма роботи з документами є найефективнішою, оскільки забезпечує повний цикл опрацювання документів в одному підрозділі - службі діловодства. Це уможливлює найбільш раціональне використання засобів комп'ютерної та організаційної техніки, позбавляє структурні підрозділи необхідності формувати і зберігати справи, надійніше забезпечує збереженість документів. Більш кваліфіковано проводиться експертиза цінності документів, значно спрощується процес передавання документів на зберігання до архіву установи, оскільки цю роботу служба діловодства виконує фактично без залучення структурних підрозділів.

Централізована форма діловодства застосовується, як правило, в установах із незначним і середнім обсягом документообігу - до 40-60 тис. документів на рік.

Децентралізована форма організації діловодства як свідчить її назва, є повною протилежністю централізованій. При децентралізованій формі кожен структурний підрозділ самостійно організовує діловодство, виконує весь комплекс технічних операцій з опрацювання документів, включаючи приймання, реєстрацію, відправлення документів, а також формування справ, їх зберігання тощо. З метою належного виконання цієї роботи в кожному структурному підрозділі створюється власна служба діловодства або призначається особа, яка відповідає за роботу з документами (секретар). Покладення діловодних функцій на спеціалістів структурних підрозділів спричинює необґрунтовані витрати часу на виконання не властивих для цих працівників операцій.

При децентралізованій формі організації діловодства ускладнюються пошук документів, контроль за їх виконанням, довідкова робота, недостатньо забезпечується збереженість документів, оскільки документація установи не становить єдиної системи. Така форма роботи з документами доцільна лише в тому разі, коли установа має територіально роз'єднані структурні підрозділи або її діяльності притаманна певна специфіка (наприклад, робота з документацією обмеженого доступу).

Змішана форма організації діловодства передбачає часткову централізацію. Як правило, в одному підрозділі - службі діловодства - здійснюються операції з опрацювання вхідних і вихідних документів, реєстрації й обліку документів, контролю за їх виконанням на підставі резолюції керівництва, а також зберігання справ. Таким чином, при змішаній формі діловодства у службі діловодства опрацьовуються документи, що надходять на адресу керівництва установи, та ті документи, які безпосередньо розглядає керівництво. Документи, що надходять на адресу структурних підрозділів, у службі діловодства не опрацьовуються, реєстрацію й облік цих документів здійснюють структурні підрозділи. Так само вирішуються питання формування справ, що закріплюються в номенклатурі справ, та організації їх оперативного зберігання, а також користування ними. Отже, документи, що надходять безпосередньо до структурних підрозділів, опрацьовують, реєструють і обліковують саме там. Завданням структурних підрозділів є також формування документів у справи та їх зберігання до моменту передавання на архівне зберігання або до закінчення строків тимчасового зберігання.

Отже, вдаючись до змішаної форми організації діловодства, керівництво установи має подбати про створення служби діловодства (спеціалізованого підрозділу) або введення посади секретаря, який здійснюватиме централізоване опрацювання частини документів, а також належну організацію діловодства в кожному структурному підрозділі. Тобто в кожному структурному підрозділі має бути секретар, який виконує діловодні функції, або працівник, на якого поряд з основними обов'язками покладається виконання зазначених вище функцій. Тільки за цієї умови буде забезпечено порядок у роботі з документами.