§ 19. Протокол

Протокол — один із найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У прото­колах відображаються всі виступи з розглядуваних питань і рішення, прийняті в результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій — усі члени президії.

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на:

1) стислі, в яких записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву органі­зації, кількість присутніх, порядок денний. Під рубрикою «Слухали» — назва питання, хто виступив;

2) повні, в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. До повного прото­колу заносять також запитання доповідачеві та конспектив­ний запис виступів під час обговорення;

3) стенографічні, в яких всі виступи, репліки, запи­тання й відповіді фіксуються дослівно.

Протокол має такі реквізити:

1) назва виду документа, яку пишуть посередині рядка;

2) порядковий номер;

3) назва зборів, конференції, засідання, наради із зазна­ченням їх характеру (загальні збори, виробнича або розши­рена нарада);

4) назва установи, підприємства чи організації, де відбу­лися збори, конференція;

5) дата проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації ліворуч. У цьому самому рядку праворуч зазначають місце проведення (назву міста);

6) кількісний склад учасників, який пишуть з нового ряд­ка. За великої кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а у протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо присутніх не більше 10—12 осіб, то вказують усі прізвища;

7) посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конфе­ренції, наради (голови, секретаря, членів президії);

8) порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції (питання формулюють у на­зивному відмінку);

9) текст;

10) перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

11) підписи керівників зборів, засідання, конференції (голо­ви й секретаря).

Основний текст протоколу відповідно до порядку денно­го поділяється на пункти. Кожний пункт містить: «Слуха­ли», «Виступили», «Ухвалили».

Слово «Слухали» друкують великими літерами, став­лячи після нього двокрапку. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку) й тему доповіді. Далі викладають основний зміст доповіді або зазначають, що текст додається.

Так само оформляють пункт «В и с т у п и л и».

У пункті «Ухвалили» повністю записують прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої частини й резолюції.

Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуван­ням, результати оформляють окремими протоколами лічиль­ної комісії: в одному зазначають склад комісії, в другому — результати голосування.

Результати голосування з кожної кандидатури записують так: 1. За Василишина Ю. Г. — 50 голосів, проти — 0, утримався — 1.

Текст протоколу має бути точним, лаконічним, складе­ним на основі виступів, повинен усебічно характеризувати обговорюване питання з додержанням змісту і форми ви­кладу, позиції учасників.

Крім повного протоколу є ще коротка форма (витяг з протоколу). У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийня­тих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й сек­ретар засідання. У протоколі роблять помітку про зробле­ний витяг, а також зазначають, кому його вручено чи на­діслано.

Зразок протоколу:

ПРОТОКОЛ № 8

загальних зборів студентів II курсу

природничо-географічного факультету

10.05.2004 м. Київ

Голова: Литвиненко С. В.

Секретар: Шульга В. О.

Присутні: декан факультету доц. Кулик В. П.,

доц. Куценко А. А., доц. Кучер П. І.,

асистенти: Зазимко Б. М., Литвин Ф. С,

студенти II курсу.

Порядок денний:

1. Підготовка студентів до виробничо-польової практики.

2. Робота з озеленення й благоустрою прилеглої те­риторії.

1. СЛУХАЛИ:

Куценко А. А. Інформація керівника виробничо-польо­вої практики. ВИСТУПИЛИ:

Зазимко Б. М. вніс пропозицію поділити студентів на групи, чітко визначити кожному завдання й години роботи на ділянці.

Литвин Ф. С. зазначив, що до початку практики треба підготувати рослини, реактиви.

УХВАЛИЛИ:

1. Усім студентам взяти участь у виробничо-польовій практиці.

2. Доручити керівникові практики скласти графік робіт.

3. Поділити студентів на групи й визначити час ро­боти на ділянці.

2. СЛУХАЛИ..........................................................................

Голова зборів (підпис) С. В. Литвиненко

Секретар (підпис) В. О. Шульга

Зразок витягу з протоколу:

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ № 5

засідання кафедри української мови

18.01.2004

Присутні: завкафедри проф. Луценко А. А., доц. Коломієць Ф. С, доц. Марченко Ю. Ю., доц. Токаре­ва А. М., старт, викл. Ткаченко Л. В., асист. Шумейко Л. Б., асист. Лепеха І. /., асп. Крикун С. В.

2. СЛУХАЛИ:

Затвердження теми кандидатської дисертації Кри­кун С. В. УХВАЛИЛИ:

1. Затвердити тему кандидатської дисертації аспі­рантки Крикун Світлани Василівни у такому формулю­ванні: «Темпоративна синтаксема у структурі просто­го речення».

2. Призначити науковим керівником проф. Луценка Анатолія Антоновича.

Завідувач кафедри (підпис) А. А. Луценко

Секретар (підпис) І. І. Лепеха