§ 16. Доповідна й пояснювальна записки

Доповідна записка — це письмове повідомлен­ня на ім'я керівника установи, організації, в якому опи­сується певний факт, подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень.

Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника. Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозді­лу, де працює укладач, і зовнішні, адресовані керівнику вищої організації. Доповідні записки бувають також інфор­маційного, звітного й ініціативного характеру.

Зміст доповідної записки має бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини, подавши в кінці чітко сформульовані висновки й пропозиції. Доповідні записки пишуть від руки або передруковують.

Пояснювальна записка — це письмове пояс­нення на вимогу керівника з приводу ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників (найчастіше — пору­шення дисципліни, невиконання службових завдань). Інко­ли пояснювальна записка — це вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту).

Доповідна і пояснювальна записки близькі за формою й до них мають входити такі реквізити:

1) посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається записка;

2) назва виду документа;

3) зміст записки;

4) посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис;

5) дата складання.

Якщо ці документи не виходять за межі установи, їх оформ­ляють на звичайному аркуші паперу, а якщо скеровуються за її межі, — пишуть на бланку і реєструють.

Зразки доповідної та пояснювальної за­писок:

Кафедра української мови Деканові

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА фізико-математичного

25.09.2004 №34-12/243 факультету

Про збільшення кількості доц.. Кравчук О.П.

годин

Мовна культура — один із найважливіших показників культури духовної. Усне й писемне мовлення кожної лю­дини свідчить про рівень її освіченості, інтелігентності.

Щоб грамотно говорити й писати, потрібно передусім постійно вивчати рідну мову, вдосконалювати знання, набуті в середній школі. Писемне мовлення студентів І курсу хибує численними відхиленнями від орфографіч­них і пунктуаційних норм української мови. Заняття з практичного курсу допомагають повторити й удоско­налити знання студентів з орфографії та пунктуації української мови, виробити навички грамотного пись­ма. Значна частина занять з української мови зорієн­тована на вдосконалення зв'язного мовлення. На жаль, таких занять лише дві години на тиждень. Просимо деканат розглянути це питання й збільшити кількість тижневих годин на вивчення рідної мови. Адже мова — генетичний код нації, який поєднує минуле із сучасним, програмує майбутнє й забезпечує буття нації у вічності.

Завідувач кафедри (підпис) М. С. Стельмах

Дефектологічний факультет Деканові

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА дефектологічного

21.05.2004 № 13 факультету

Про порушення навчальної проф. Матвійчуку К. Є.

дисципліни

Студенти 14-ї групи спеціальності «Сурдопедагогіка і українська мова» 20.05.2004 р. не з'явилися на занят­тя з педагогіки тому, що відвідували виставку комп'ю­терів. Виставку організувала науково-виробнича фірма «Інтеграл» і запросила студентів на 11 годину.

Староста 14-ї групи (підпис) В. І. Гнаткевич