§ 4. Текст документа

Текст — це головний реквізит службового документа, що відображає його зміст. Він має чітко й переконливо відображати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазнача­ється причина написання документа. В основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування. У закінченні вказують мету документа.

Складаючи текст документа, треба дотримуватися таких правил:

1) текст слід викладати від третьої особи. Наприклад: Комісія ухвалила...; Інститут просить...; Ректорат клопочеться... .

Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази;

2) не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій;

3) уживати стійкі (стандартизовані) сполучення відповід­но до, у зв'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку і под.;

4) використовувати синтаксичні конструкції на зразок: Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що... Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом..; У зв'язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домов­леності….; На Ваше прохання...;

5) дієприслівникові звороти вживати на початку речення: враховуючи...; беручи до уваги...; розглянувши...; вва­жаючи...;

6) використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для широкого кола читачів;

7) у реченнях застосовувати прямий порядок слів (підмет перед присудком; означення перед означуваними словами; додатки після керуючого слова; вставні слова — на початку речення);

8) щоб не спричинити загострення стосунків з партне­ром, активну форму дієслів слід замінювати на пасивну. Наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій — Вами ще не висловлені пропозиції... .

Активну форму треба вживати лише у випадках, коли важливо вказати на конкретного виконавця: Університет не гарантує...;

9) використовувати інфінітивні конструкції: створити комісію...; відкликати працівників...;

10) у розпорядчих документах дієслівні конструкції слід вживати у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...;

11) використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які в діловодстві пишуться за загаль­ними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук;

12) віддавати перевагу простим реченням, використову­вати форми ввічливості: шановний; високошановний; вель­мишановний; високоповажний... .

§ 5. Оформлювання сторінки

Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері формату А4 (210 х 294 мм) та А5 (210 х 146 мм). Для зруч­ності з обох боків сторінки залишають вільні береги: лівий — 30 мм, правий — 10 мм, верхній та нижній — 20 мм.

Текст документів, оформлених на папері формату А4, тре­ба друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 — через 1 —1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затверджен­ня», «Гриф погодження» відокремлюють одну від одної 1,5— 2 міжрядковими інтервалами.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

1,5

Голова Державного комітету

1

лісового господарства України

2

Підпис Ініціал(и), прізвище

1,5

Дата

За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують вертикально на одному рівні: перший — від межі лівого берега, другий — через 104 мм.

Інші реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5—3 міжрядковими інтервалами.

Назву виду документа друкують великими літерами.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) — 73 мм (28 друкованих знаків).

Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:

• 12,5 мм — для початку абзаців у тексті;

• 92 мм — для реквізиту «Адресат» (16);

• 104 мм — для реквізитів «Гриф затвердження» (17), «Гриф обмеження доступу до документа» (15);

• 125 мм — для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» (23);

• не відступають від межі лівого берега, оформлюючи рекві­зити «Дата документа» (11), «Заголовок до тексту докумен­та» (19), «Текст» (21) (без абзаців); «Відмітка про наявність додатків» (22); «Прізвище виконавця і його номер телефо­ну» (28); «Відмітка про виконання документа і направлен­ня його до справи» (29); назви посади у реквізиті «Підпис» (23) та «Гриф погодження» (24); засвідчувального напису «Згідно з оригіналом» (27); а також слів СЛУХАЛИ, ВИ­СТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, наступні — на чистих аркушах паперу. Якщо текст доку­мента займає більше однієї сторінки, то на другу не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше трьох рядків тексту.

Нумерація сторінок. У документах, що займають дві і більше сторінок, нумерацію слід починати з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього або ниж­нього берега арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, біля цифр не став­ляться жодні позначення.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні

Сторінки проставляються у його правому верхньому чи нижньо­му куті, а парні — у лівому верхньому чи нижньому.

Рубрикація — це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої. Рубрикація є зовнішнім відображенням композиційної будови документів.

Тематика, призначення обсяг змісту документа зумовлю­ють ступінь складності рубрикації. Найпростіша рубрика­ція — поділ тексту на абзаци.

Абзац — це відступ на початку першого рядка, яким почина­ється виклад нової думки, а також фрагмент тексту між дво­ма такими відступами. Абзац не повинен бути більше 6 рядків.

Як правило, абзац містить три частини:

1) зачин (формулювання мети — про що йтиметься в ньому);

2) фразу (виклад основної інформації);

3) коментарі (підсумок усього абзацу).

Рубрики тексту зазвичай нумеруються, що вказує на взаємозалежність певних розділів, пунктів та спрощує опра­цювання документа. Розрізняють традиційну (комбіновану) й нову систему нумерації.

Традиційна (комбінована) система ґрунтується на вико­ристанні символів різних типів — римських та арабських цифр, великих та малих літер, певних слів. Уся ця система різних позначень повинна мати послідовну, логічну побудо­ву. Наприклад:

Розділ І А. Б. В. Г. Д. ...

Частина 1 І. II. III. IV. V....

Пункт 1 1. 2. 3. 4. 5. ...

§ 1 1) 2) 3) 4) 5)...

а) б) в) г) д)...

За новою системою у певній послідовності використовують лише арабські цифри. Застосовуючи її, слід пам'ятати:

1) окремі розділи позначаються арабськими цифрами (1; 2; 3 і т. ін.);

2) номер підрозділу складається з номера розділу й по­рядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою (1.1; 1.2; 2.1 тощо);

3) номер пункту складається з номера розділу, порядко­вого номера підрозділу та порядкового номера пункту, роз­ділених крапками (1.1.1; 1.1.2; 1.1.3 і т. ін.);

4) номер підпункту складається з номера розділу, поряд­кового номера підрозділу, порядкового номера пункту й порядкового номера підпункту, відокремлених крапками (1.1.1.1; 1.1.1.2; 1.1.1.3 і под.).

Застосування нової системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань та інших символів.

Вправа 10. Користуючись «Словником іншомовних слів», розкрийте значення поданих термінів.

Абзац, стандарт, штамп, реквізит, бланк, копія, гриф, кліше, резолюція, рубрикація, індекс, формуляр.

Вправа 11. Прочитайте текст. Визначте, який це документ: 1) за походженням; 2) за місцем виникнення; 3) за спрямуванням; 4) за найменуванням.

Міністерство освіти

і науки України

Одеський національний університет Друкарні видавництва

імені І. І. Мечникова «Освіта»

вул. Дворянська, 2, вул. Польова, 10

м. Одеса, 65026 м. Одеса, 65091

тел. 54-02-13

02.03.2004 № 450

Про виготовлення бланків індивідуальних планів роботи викладачів

Просимо виготовити бланки індивідуальних планів роботи викладачів на папері видавництва у кількості 1 (однієї) тисячі штук протягом II кварталу 2004 року. Оплату гарантуємо.

Ректор університету (підпис) В. Г. Орищенко

Головний бухгалтер (підпис) Г. П. Бєлінська

Вправа 12. Прочитайте текст. Назвіть основні реквізити цього документа.

Голові профспілкового комітету Вінницької середньої школи № 2 учителя української мови і літератури Сніжок Л. В., яка проживає за адресою вул. Б. Грінченка, буд. 30, кв. 5, м. Київ, 01023

Заява

Прошу Вас надати мені путівку до санаторію для ліку­вання в період моєї відпустки (серпень 2004 р.).

До заяви додаю довідку з лікувального закладу про не­обхідність лікування серцево-судинного захворювання.

17.04.2004 (Підпис)

Вправа 13. Складіть речення із поданими словосполученнями. _В яких документах їх можна використати?

Відповідно до постанови міністерства; відчуваючи гостру потребу; нагадуємо Вам; комісія для складання резолюції; після закінчення терміну повноважень; з багатьох причин; наказ по університету, як виняток.

Вправа 14. Перекладіть українською мовою.

В любом случае; визирование документа; загодя побеспокоиться; лицевой счет; отпуск по болезни; приняться за работу; исполнительный документ; предпринимательская деятельность; доход с оборота; законодательство о труде; безналичный расчет; вакантная должность; введение закона; вступительный взнос; ввиду вышеизложенного; ввиду того что; больничный лист.

Вправа 15. Знайдіть помилки у поданих словосполученнях. Запи­шіть правильні варіанти.

Попадати в скрутне становище; згідно розпорядження; відповідно з постановою; виключення з правил; прийняти участь; повістка денна; дякую Вас; вести себе; прийняти заходи; особовий приклад; любе питання; згідно наказу.

Вправа 16. Складіть речення із поданими словами. Запам'ятайте їх значення.

Відомість — відомість; об'єднання — об'єднання.

Довідка. Відомість — документ; відомість — звістка, попу­лярність; об'єднання — організація; об'єднання — дія.