Диалого – автоматизированная форма бухгалтерского учета

Применение в учетном процессе диалоговых режимов обобщения и выдачи учетной информации является одним из принципиальных свойств, отличающих новую систему обоб­щения, которая называется диалого-автоматизированной фор­мой бухгалтерского учета.

Современные технические средства, применяемые для автоматизированного ведения бухгалтерского учета, позволяют подойти по новому к формированию учетной информации, снизить трудоемкость обработки информации, повысить опе­ративность доступа бухгалтерского аппарата к обрабатывае­мой информации. Диалого-автоматизированная форма бухгалтерского учета характеризуется полной автоматизацией обработки и систе­матизацией учетной информации, при которой любые данные могут получить отражение в учетах непосредственно после ввода их в информационную базу данных.

Систематизация и обобщение учетных, аналитических данных, содержащихся в информационной базе осуществля­ется автоматически и отражается в полученных машинным способом выходных данных учета, контроля и анализа. Обобщение данных в синтетическом и аналитическом учетах осуществляется одновременно на основании одной и той же информации.

Диалого-автоматизированная форма бухгалтерского учета предусматривает автоматизированное выполнение задач бух­галтерского учета, как в регламентном, так и в запросном (диалоговом) режимах. При реализации запросного режима повышается оперативность бухгалтерского учета, контроля и анализа, появляется возможность получения необходимых справочных и аналитических данных в течение отчетного пе­риода, а не только по его окончании. При диалого-автома-тизированной форме бухгалтерского учета объем регламентно выдаваемой пользователям информации значительно сокра­щен и ограничен только необходимыми и достаточными для выполнения конкретных управленческих работ данными. До­полнительные данные, необходимые для потребления, выда­ются по запросу. При необходимости проверки правильности расчетов имеется возможность получить расшифровки каждо­го результата показателя по запросу пользователя с указани­ем порядка проведенных в машине расчетов и всей входной информации.

При диалого-автоматизированной форме бухгалтерского учета предусматривается выдача пользователем информа­ции не только в виде печатных документов, но и видео­грамм. Контроль правильности ведения учета в значитель­ной степени также автоматизируется, что способствует повышению достоверности и правильности учетных данных. При этом на бухгалтерский аппарат возлагается обязан­ность контролировать выполнение указанных работ. Бух­галтерам предоставляется возможность осуществлять про­верку показателей, отраженных в выходных учетных доку­ментах. При выполнении указанного контроля и при аудите бухгалтерского учета обеспечивается связь между данными аналитического и синтетического учетов и пер­вичной оправдательной документацией.

Диалого-автоматизированная форма учета ограничивает доступ как к первичной, так и систематизированной инфор­мации путем введения паролей секретности, проверки полно­мочий на доступ к информации, выявления и недопущения несанкционированного доступа к информации, хранящейся на машинных носителях.

Из вышеизложенного можно заключить, что диалого-автоматизированная форма бухгалтерского учета характеризу­ется следующими достоинствами:

• автоматизированной фиксацией всей учетной информа­ции на машинных носителях;

• автоматизацией документирования;

• систематизацией, обобщением и отображением данных бухгалтерского учета;

• выполнением задач бухгалтерского учета в запросном режиме, а при необходимости — и в регламентном;

• отображением выходных данных не только в виде пе­чатных документов, но и видеограмм;

• обеспечением по запросу пользователя расшифровки любого результатного показателя с указанием порядка про­веденных в машине расчетов и всей входной информации, ис­пользуемой для расчетов;

• автоматизированным контролем выходной информа­ции;

• обеспечением сохранности, выявления и недопущения несанкционированного доступа к учетной информации, хра­нимой на машинных носителях;

• наличием средств, позволяющих обобщить и отобра­зить имеющуюся в памяти машины учетную информацию в виде, не предусмотренном формой бухгалтерского учета;

• осуществлением моделирования с учетными данными в процессе выполнения хозяйственных операций;

• оперативным управлением финансовыми, материальны­ми и трудовыми ресурсами предприятия;

• проведением анализа данных по мере их ввода.

Диалого-автоматизированная форма является новой ин­формационной системой, которая все больше внедряется на предприятиях, а в дальнейшем станет одной из главных форм бухгалтерского учета.

Диалого-автоматизированная форма бухгалтерского учета приведена на схеме 7.5.

Схема 7.5. Диалого - автоматизированная форма бухгалтерского учета