2. Классификация бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы классифицируются по слудующим признакам:

• По назначению:

• распорядительные , в которых содержатся распоряжения по осуществлению той или иной хозяйственной операции (приказы, поручения и т.д.).

• исполнительные (оправдательные), которые подтверждают факты выполнения операций (приходные и расходные ордера, счета-фактуры, квитанции, акты о выполненных работах и т.д.).

• документы бухгалтерского оформления, к которым относятся распорядительные и группировочные ведомости, различные справки, счета и т.д. (например, расчет суммы на приобретение материальных ценностей и т .д.).

• комбинированные - с одноразовыми признаками распорядительных, исполнительных документов бухгалтерского оформления в данной хозяйственной операции и в то же времяссылка на ее отражение на счетах бухгалтерского учета (авансовые отчеты, приходные и расходыне кассовые ордера, требования на отпуск материлов со склада и др.).

• По месту составления:

• внешние – документы, котрые поступают от других предприятий, т.е. составляются за пределами данного предприятия (выписки банка, счета поставщиков).

• внутренние – документы, составленные (выписанные) на данном предприятии.

• По порядку составления:

• первичные – документы, которые впервые выполняют регистрацию хозяйственной операции в момент ее осуществления или после ее осуществления (акты приема и передачи основных средств, накладные, квитанции и т.д.).

• сводные документы составляются на основании первичных (отчеты, расчетно-платежные ведомости и т.д).

• По количеству операций, которые регистрируются:

• разовые – документы, которые используются только для одноразового оформления и отражения операций (приходные и расходные кассовые ордера, требования на получение материальных ценностей со склада и др.).

• накопительные – документы, которые используются для многоразового оформления и регистрации операций на протяжении определенного времени (недели, декады, месяца). Например, лимитно-заборные карты, с помощью которых оформляется отпуск материалов на производство. Такие документы сокращают количество первичной документации.

• По степени механизации составления:

• заполняемые ручным способом.

• выполненные машинным способом.

• созданные средствами вычислительной техники.

• По степени охвата исходных данных.

3. Организация документооборота

Документооборот – это движение документов с момента их составления (или получения от других предприятий), периода обработки и до передачи в архив.

Основные этапы документооборота:

• Составление и оформление документа.

• Принятие документа бухгалтерией (учетным аппаратом).

• Движение документа по отделам и рабочим местам бухгалтерии, его обработка и использование для учетных записей.

• Передача документа на средства вычислительной техники и возвращение назад.

• Передача документа в архив.

Порядок документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата (бухгалтерии).

Для каждого вида документов разрабатывается особенная схема документооборота в форме графика движения документов.

График докуметооборота на предприятии должен обеспечить оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которые проходит каждый первичный документ, установить минимальный срок его пребывания в подразделении, а также способствовать улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня его механизации и автоматизации.

Контроль за соблюдением графика документооборота на предприятии осуществляется главным бухгалтером. Требования главного бухгалтера относительно порядка предоставления в бухгалтерию необходимых документов и ведомостей являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия.