Таблично – перфокарточная форма бухгалтерского учета

Автоматическое составление машинограмм аналитическо­го и синтетического учетов по исходным данным, зафиксиро­ванным на машинных носителях, предопределяет принципи­ально иной подход к приемам ведения учета, системе пост­роения машинограмм, сочетанию в них аналитических и синтетических данных и пр.

Иной подход к организации бухгалтерского учета при комплексной его механизации был разработан в условиях применения перфорационных вычислительных машин (ПВМ), а форма бухгалтерского учета получила название таблично-перфокарточной.

В основу комплексной механизации бухгалтерского учета по таблично-перфокарточной форме положен принцип непре­рывности обработки учетной информации на вычислитель­ных установках (ВУ) при полном охвате механизацией всех учетных работ. При этом происходит перераспределение работ и значительная часть операций учетного процесса вы­полняется персоналом ВУ.

Существенная особенность данной формы заключается в том, что в ней сочетается использование двух видов инфор­мации, занесенных на перфокарты, — переменной (разовой) и постоянной (нормативно-справочной).

Переменная информация (занесенная на перфокарты) со­держит данные о хозяйственных операциях и отражает исход­ные показатели, полученные из первичных документов.

Постоянная информация, занесенная на перфокарты, со­держит нормативные и расценочные показатели, позволяю­щие существенно сократить содержание первичных докумен­тов, исключив из них справочные данные, и уменьшить объем учетной работы.

Документы о хозяйственных операциях, оформленные в пачки, проверенные и принятые для обработки, регистриру­ются в специальном журнале приема документов и регистра­ции контрольных чисел, который служит для контроля за со­хранностью этих документов, а также для проверки полноты записей в табуляграммах.

Зарегистрированные документы передаются на перфора­тор для пробивки перфокарт. Перфокарты, пробитые по до­кументам о хозяйственных операциях, направляются на вы­числительные машины, где производится группировка перфо­карт, систематизация сведений о хозяйственных операциях по счетам синтетического и аналитического учетов.

Регистрами синтетического и аналитического учетов явля­ются табуляграммы дебетовых и кредитовых оборотов, со­ставляемые по каждому синтетическому счету.

В аналитических табуляграммах приводятся данные пер­вичных документов, систематизированные в разрезе аналити­ческих счетов каждого корреспондирующего счета.

По итогам табуляграмм систематического учета составля­ется оборотный баланс с расшифровкой субсчетов по каждо­му синтетическому счету. Эти сведения предназначены для за­полнения баланса и отчетности.

Схема 7.4. Таблично – перфокарточная форма бухгалтерского учета

Основными приемами механизации учета при таблично-перфокарточной форме бухгалтерского учета (схема 7.4) яв­ляются:

• создание человекочитаемых (бумажных) документов;

• использование единой номенклатуры кодов синтетиче­ских счетов и объектов их аналитического учета, в результате чего организуется автоматическая взаимосвязь аналитическо­го и синтетического учетов;

• наличие в первичных документах, в которых регистри­руется информация в натуральном и стоимостном выражени­ях, кода корреспондирующего счета и объектов его аналити­ческого учета, позволяющего автоматически создать полную бухгалтерскую запись;

• организация поточной технологии обработки учетной информации;

• использование табуляграмм вместо ручных регистров аналитического и синтетического учетов;

• автоматическая взаимосвязь аналитического учета по хозяйственным операциям с синтетическим учетом;

• создание по всем первичным данным бухгалтерского учета, зафиксированным на машинных носителях, контроль­ных табуляграмм и журналов контрольных чисел для сверки машинограмм аналитического и синтетического учетов, орга­низации автоматической взаимосвязи выходных документов синтетического и аналитического учетов.