Сравнительная характеристика методов поиска информации [41]

Характеристики	Метод «Pull»	Метод «Push»
Цель	Поиск информации (навигация).	Поглощение (захват) информации.
Пользователь	Активен: инициативно ищет информацию.	Пассивен: некий источник посылает информацию.
Пригоден для…	Одноразовой потребности в знаниях. Проведения исследования. Получения детальной информации.	Долговременного спроса на знания получения срочной или быстроустаревающей информации.
Основное преимущество	Позволяет получить доступ к информации в нужное время.	Привлекает внимание к важным материалам.
Основной недостаток	Пользователь тратит много времени (в том числе, на овладение технологией поиска).	Перегрузки пользователя, так как он не контролирует процесс поступления информации.
Примеры	Каталоги, указатели, браузер (просмотровая система).	E-mail.

Вопрос 3. Коммуникационные потоки в организации.

Можно выделить несколько видов организационных коммуникаций. Их принято делить на внешние и внутренние.

Внешние коммуникации связывают организацию с ее внешней средой. Для успешной работы любая компания использует различные средства коммуникации с элементами своего внешнего окружения:

1. потребителями (реклама и программы продвижения товаров на рынок);

2. общественностью (создание привлекательного имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне);

3. государственными органами (письменные отчеты, информация о финансах, сведения о своем размещении, соблюдении трудового и иного законодательства и т.п.);

4. партнерами (контракты, согласования, рекламации и т.п.) и другими элементами окружения.

Одной из основных задач является установление устойчивых и надежных взаимосвязей с потребителями (клиентами) – существующими и потенциальными. Такая взаимосвязь осуществляется разнообразными способами: реклама, PR^15[16], формирование положительного имиджа организации, отчеты о деятельности компании в прессе, участие в форумах, выставках и т.п. В последнее время многие организации создают специальные подразделения по сбору и переработке информации, исходящей из внешней среды. Это помогает создавать прочные связи с потребителями, учитывать их потребности, что является основой долговременного существования современных организаций.

Внутренние коммуникации осуществляются в рамках организации: между работниками, между подразделениями. Как правило, такие коммуникации связаны с координацией деятельности работников или подразделений. Внутри организации информация может перемещаться по разным каналам, в разных направлениях и с разной скоростью. Рассмотрим основные каналы передачи информации в организации.

Вертикальными коммуникациями называют перемещение информации между уровнями управления. Она может передаваться по нисходящей – с высших уровней на низшие или по восходящей – с нижних уровней на высшие (рис. 8).

По нисходящей руководители передают подчиненным приказы и распоряжения, планы и нормы, сообщают о текущих задачах, рекомендуемых процедурах и т.п. По восходящей передаются отчеты о работе, предложения сотрудников и т.п. Коммуникации по восходящей выполняют функцию оповещения руководства о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство, например, может узнавать о текущих или назревающих проблемах. Наличие восходящих коммуникаций значительно повышает эффективность работы организации.

Рис. 8. Вертикальные коммуникации

а) нисходящие, б) восходящие

Любая организация состоит из множества подразделений, поэтому для координации задач и действий между ними необходим обмен информацией. А это значит, что помимо нисходящих и восходящих информационных потоков, организации нуждаются еще в т.н. горизонтальных коммуникациях – информационных связях между подразделениями (или между отдельными сотрудниками), принадлежащими к одному уровню управления.

Например, директора магазинов, входящих в розничную торговую сеть могут периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии продаж и обмена информацией о продукции. В наукоемких компаниях менеджеры среднего звена и специалисты проектно-исследовательских, производственных и маркетинговых отделов могут встречаться для обсуждения действий по обновлению продукции. В университетах преподаватели разных кафедр могут обсуждать взаимосвязь учебных дисциплин и т.п.

Внутренние коммуникации могут быть межличностными и организационными. Межличностные связывают двух и более человек, а к организационным относят такие коммуникации, при которых хотя бы одним из участников является группа (подразделение).

С точки зрения общения коммуникацию подразделяют как вербальную (в виде письменной и устной речи) и невербальную (мимика, жесты, позы, а также разнообразные изображения, например, графики, диаграммы).

Коммуникации также можно разделить на формальные и неформальные. Формальные коммуникации связывают элементы организационной структуры и устанавливаются при помощи правил, закрепленных должностными инструкциями и внутренними нормативными документами.

Каналами неформальной коммуникации являются межличностное общение сотрудников. Особым, одним из самых быстрых способов распространения неформальной информации в организации принято считать слухи. Руководители зачастую используют этот канал передачи информации для изучения мнений сотрудников, их готовности к переменам и принятию нового, определения «узких» мест в руководстве организацией. Типичная информация, передаваемая по неформальным каналам:

1. предполагаемые меры по ужесточению контроля;

2. грядущие повышения или понижения сотрудников;

3. изменения организационной структуры;

4. информация о личных пристрастиях руководителей и т. д.

Принято считать, что слухи – это неточная и недостоверная информация, однако такая информация в ряде случаев может оказаться важным сигналом для менеджеров компании.

Эффективность коммуникационных процессов зависит от многих факторов:

1. Определение потребности в информации. Все сотрудники организации должны понимать как будет использоваться имеющаяся и поступающая информация, а также, какие направления информационных потоков (в том числе способы запроса информации) будут для компании наилучшими.

2. Осведомленность персонала о наличии необходимой информации. Коммуникационная система организации должна включать в себя указатели, каталоги, телефонные справочники, навигаторы и т.д., а также возможность обращения к профессионалам для получения сведений о накопленных в организации знаниях. Содействие в поиске информации должно обеспечивается введением в организации новых должностей, предназначенных для оказания помощи сотрудникам, занятым поиском информации. Большое значение имеет возможность привлечения экспертов для обработки (фильтрации) информации.

3. Обеспечение возможности доступа персонала к необходимой информации. Создание системы, предполагающей возможность использования pull– и push методов поиска информации.

Для совершенствования организационных коммуникаций менеджмент компании должен [41]:

1. обеспечить управление информационными потоками в организации, т.е. четко представлять потребности в информации всех уровней управления и организовать потоки информации в соответствии с этими потребностями;

2. использовать при передаче сообщений параллельно несколько каналов связи (например, письменную и устную речь);

3. проявлять постоянное внимание к процессам обмена информацией (встречи с подчиненными, обсуждение предстоящих перемен, отчеты по результатам контроля);

4. организовать системы обратных связей (опрос работников, система сбора предложений от работников, ротация кадров);

5. практиковать выпуск информационных бюллетеней;

6. обеспечить повышение квалификации работников управления;

7. использовать современные информационные технологии (видеоконференции и т.д.).

Итак, вы познакомились с понятием коммуникации, поняли, как строится коммуникационный процесс, познакомились с видами коммуникаций, узнали, какое значение для менеджера имеет информации.

Контрольные вопросы:

1. Что представляют собой коммуникации в организации?

2. Перечислите основные элементы коммуникационного процесса.

3. Перечислите основные свойства информации.

4. Дайте характеристику вертикальным и горизонтальным коммуникациям.

Практические задания:

Задание 1. Проанализируйте качество приведенных ниже информационных сообщений.

Сообщения	Условия передачи	Содержание сообщения
Сообщение №1	Отправитель – вице-президент компании. Получатель – начальник отдела продаж. Время получения – середина рабочего дня. Форма сообщения – устно (по телефону).	«Сергей Иванович! Сегодня мы запускаем новую программу продаж. Она была утверждена руководством компании в прошлом месяце. Вы уже завтра должны выполнить первые пять пунктов программы. Сегодня же изучите ее основные параметры. Сейчас я их вам зачитаю…» Далее вице-президент зачитывает параметры программы.
Сообщение №2	Отправитель – преподаватель менеджмента. Получатель – студенты факультета менеджмента (80 чел.). Время получения – лекция. Форма сообщения – устно.	«Деревня, где скучал Евгений, Была прелестный уголок; Там друг невинных наслаждений Благословить бы небо мог. Господский дом уединенный, Горой от ветров огражденный, Стоял над речкою. Вдали Пред ним пестрели и цвели Луга и нивы золотые, Мелькали селы; здесь и там Стада бродили по лугам, И сени расширял густые Огромный, запущенный сад, Приют задумчивых дриад».
Сообщение №3	Отправитель – инженер. Получатель – рабочие сборочного цеха (30 чел.). Время получения – конец рабочего дня. Форма сообщения – устно и письменно (на маркерной доске).	«Завтра приступаем к внедрению новой технологии… Маршрутная технология включает установление последовательности и содержания технологических и вспомогательных операций сборки. Последовательность сборки определяется на основе технологических схем. Содержание операций устанавливают в зависимости от выбранного типа производства и темпа сборки. При серийном производстве содержание операции принимают таким, чтобы на отдельных рабочих местах выполняемая узловая и общая сборка данного и других изделий периодически сменяемыми партиями обеспечивала достаточно высокую загрузку рабочих мест. Для общей сборки характерно (пишет на доске): [(t1N1 + t2N2 + … + tmNm) + (T1 + T2 + … +Tm)k] m < Fд Здесь t1, t2, ... – время общей сборки первого, второго, ..., l-го изделия; Т1 Т2, ... – подготовительно-заключительное время для первого, второго, ... , l-го изделия; k – число партий и год; Fд – действительный годовой фонд рабочего времени; N1, N2, ... – годовая программа выпуска первого, второго, ... , l-го изделия; m – число стендов общей сборки; l – число изделий, собираемых на данном стенде. Остальное вы прочитаете самостоятельно…» Инженер выдает бригадиру один буклет объемом 120 страниц.

Дайте характеристику каждому сообщению, оценив в баллах (от 0 до 10) каждое из семи изученных свойств информации. Подсчитайте общий балл. Укажите, какие свойства являются наиболее важными в каждом из рассмотренных случаев. Почему? (см. ниже пример оформления ответа).