Официально-деловой стиль Письменная деловая речь

После изучения темы Вы должны

знать:

• содержание понятий «документ», «реквизит», «формуляр», «служебное письмо», «деловое письмо»;

• основные реквизиты и правила их оформления;

• основные виды служебных документов и их типовую структуру;

• основные виды служебных писем;

• основные отличия русской школы делового письма от зарубежной.

уметь:

• составлять и оформлять заявление, приказ, акт, справку, служебную записку, доверенность, договор, резюме, разные виды деловых писем.

Зарождение русской официально-деловой речи начинается с X в., с эпохи Киевской Руси, и связано с оформлением договоров между Киевской Русью и Византией.

Официально-деловой стиль характеризуется высокой регламентированностью речи (определенный запас средств выражения и способов их построения), официальностью (строгость изложения; слова обычно употребляются в своих прямых значениях, образность, как правило, отсутствует) и безличностью (официально-деловая речь избегает конкретного и личностного).

Официально-деловой стиль подразделяется на две разновидности:

1. Официально-документальный подстиль включает язык дипломатии и язык законов. Его основной жанр – это выступления на приемах, доклады, законы, международные договоры, официальные сообщения.

2. Обиходно-деловой подстиль включает служебную переписку и деловые бумаги (заявление, справка, приказ, акт и др.) – служебные документы.

Слово документ происходит от латинского слова documentum, что означает «доказательство, свидетельство». В русский язык это слово вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. Определение служебный документ разграничивает две сферы общественной практики: административно-управленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется техническая или научная документация.

Служебные документы обладают следующими обязательными качествами:

• достоверность и объективность;

• точность, исключающая двоякое понимание текста;

• максимальная краткость, лаконизм формулировок;

• безупречность в юридическом отношении;

• стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;

• нейтральный тон изложения;

• соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.

Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Вид документа должен соответствовать данной ситуации и компетенции учреждения. Форма документов разных видов унифицирована. Многие документы состоят из отдельных элементов – реквизитов, набор которых определяется видом и назначением документа (например, адресант, адресат, дата, наименование документа, подпись). В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой – вывод, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Некоторые документы могут состоять из одной части: заявление, приказ, письмо.

Документы не однородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют документы, в которых единообразной является не только форма, но и типовое содержание, например, паспорт, дипломы, бухгалтерские счета и др. В другую группу входят документы, имеющие унифицированную форму, но вариативное содержание, они значительно различаются по имеющейся в них информации (автобиография, акт, отчет, заявление, приказ и т.п.).

Выделяют следующие виды документов по функциональному значению:

1. Организационно-распорядительные документы

2. Информационно-справочные документы

3. Административно-организационные документы

4. Личные документы

5. Деловые письма

Идеал делового письма – краткость и точность. Главная особенность языка деловых писем – их высокая стандартизованность. Содержание деловых писем очень часто повторяется, так как однотипны порождающие их ситуации. Поэтому естественно одинаковое оформление и содержания делового письма. Для каждого аспекта существует определенная модель построения предложения, имеющая в зависимости от ситуации ряд конкретных речевых вариантов. Существование моделей и их речевых вариантов (стандартов) значительно облегчает составление деловых писем. Деловые письма именно составляются, а не пишутся. Задача заключается в том, чтобы выбрать соответствующую модель и подходящий для данного письма ее речевой вариант.

Выше (в разделе «Речевой этикет») мы уже отмечали различия между отечественными и зарубежными деловыми письмами в степени проявления индивидуальности автора. Довольно существенны различия и с точки зрения оформления структурных элементов делового письма. Расширение деловых связей разных стран, их интеграция в мировое сообщество являются причиной унификации норм официально-делового стиля. В большей степени они касаются формы документов.

Обычно письмо отпечатывают на фирменном бланке, в верхней части которого типографским способом напечатаны реквизиты. Они включают: название фирмы, имя отправителя, адрес отправителя, дату отправки, номера телефонов, телексов и факсов, адрес электронной почты. Здесь же должны быть отражены регистрационный номер фирмы и фамилия руководителя. Однако последовательность расположения этих элементов может быть различной. Так, в русской и европейской деловой переписке принята следующая последовательность: день, месяц, год (знаки препинания не ставятся), а в письмах, адресованных в США, сначала следует указывать месяц, затем день и год отправки (перед указанием года может стоять запятая).

Последовательность элементов, составляющих наименование и адрес получателя, также различна. По стандарту американской и английской деловой переписки адрес обычно пишется через два и более интервалов ниже даты. Он должен состоять из следующих последовательных элементов: титул и имя адресата (сначала титул, потом имя, потом фамилия); должность в компании (если необходимо); номер или название дома и название улицы; название города, поселка или деревни, почтовое управление (прописными буквами); название штата (в США) или название графства (в Великобритании), почтовый индекс (прописными буквами без знаков препинания), название страны.

При составлении деловой корреспонденции для зарубежных партнеров следует учитывать, что правила оформления деловых писем, состав и месторасположение реквизитов, принятые в отечественном деловом письме, отличаются от стандартов оформления деловых писем международного образца.

Порядок написания адреса для корреспонденции, направляемой в другие страны, должен соответствовать внутренним правилам адресации, действующим в этих странах.

Контрольные вопросы

1. В чем заключаются особенности деловой письменной речи? (3, с.308, 364-376)

2. Что такое документ? Какие функции он выполняет? Какими обязательными качествами должны обладать служебные документы? (3, с.308-316; 4, с.353; 6, с.183-184)

3. Чем определяются правила составления и оформления документов? (3, с.353-363)

4. На какие группы делятся документы в зависимости от их характера и ситуации, в которой они используются? (3, с.330-331; 4, с.353, 361; 6, с.186-188)

5. Что такое реквизиты документа? Чем определяется их набор? (3, с.309, 317; 4, с.354-361)

6. Из скольких структурно-смысловых частей обычно состоят документы? (3, с.332)

7. Что такое служебное письмо? Какие выделяются виды служебных писем? (3, с.344-353; 4, с. 374-379; 6, с.189)

8. Какие ошибки часто допускаются авторами деловых писем? (4, с.394-396)

Литература

1. Акишина А.И., Формановская Н.И. Этикет русского письма. – М., 1989.

2. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. – М., 2000.

3. Введенская Л.А. и др. Русский язык и культура речи: Учебное пособие для вузов. – Ростов н/Д., 2001. (Гл.6)

4. Русский язык и культура речи / Под ред. В.И. Максимова. – М., 2001.

5. Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру. – М., 1994.

6. Федосюк М.Ю. и др. Русский язык: Учебное пособие для студентов-нефилологов. – М., 2000. (Раздел 4.2)

Практические задания

1. Определите, какие слова и словосочетания, относятся к официально-деловому стилю.

Вознаградить за труды, нетрудоспособность, жилье, приводить к общему знаменателю, принять к исполнению, жилищный фонд, надлежащий, предписывать, чудесный случай, проводить исследование, ходатайствовать, привлечь к ответственности, поставить на вид, установленный порядок, единовременное пособие, посоветовать, содействовать, прямые обязанности, прогулка, соглашение, несоблюдение, дипломная работа, просрочка, ответчик.

2. Сделайте сокращенную запись приведенных ниже словосочетаний.

Нижегородская область, почтовый ящик № 25, станция Мухтолово, отделение связи Шатковского района, город Арзамас, озеро Святое.

Кандидат исторических наук, заместитель декана, заведующий кафедрой, исполняющий обязанности главного бухгалтера, генеральный директор, главный врач больницы.

Смотри на странице 720, так далее, тому подобное, десять миллионов рублей, 1980-1990 годы.

Промышленный строительный банк, научно-исследовательский институт, свободно конвертируемая валюта, налог на добавленную стоимость, расчетный счет.

3. Перепишите предложения, раскрывая скобки. В каких случаях недопустимо цифровое обозначение? Почему?

1. Плановых проверок должно быть не менее (2) в течение года. 2. Испытания должны продолжаться (3-5) дней. 3. Требуется (3200) грузовиков грузоподъемностью (20) т. 4. (35) изделий не получили сертификат качества. 5. Было уничтожено (36) гектаров виноградников. 6. Шероховатость поверхности по (6) классу точности. 7. Изделия (1), (2), (3) сорта направлены на экспертизу. 8. Строительство дома завершено во (2) квартале. 9. Лыжники совершили (20 км) пробег.

4. Напишите а) заявление с просьбой перевести Вас на другую специальность или предоставить академический отпуск; б) доверенность на получение заработной платы; в) приказ о поощрении, дав оценку выполненной работы и указав меру поощрения; г) резюме, предполагая, что Вы претендуете на должность менеджера коммерческой фирмы.