§ 2. Засоби контролю правопису в текстовому редакторі microsoft word

Текстовий редактор Microsoft Word володіє потужними за­собами контролю правопису, спрямованими на виявлення та виправлення помилок у тексті. Німецький спеціаліст із Windows і її додатків, автор близько 80 книг Й. Шиб емоційно

115

КОМП'ЮТЕРНА КОРЕКТУРА ТЕКСТУ_

п ро це сказав: «Word — ціла пишуча система, яка «турбуєть-ся» про правильність написання слів [...]. Це чудово!»

То як же саме «турбується» Word про правильність напи­сання слів? Насамперед привернемо увагу до того, що вже під час уведення тексту складальні помилки, що з'являються внаслідок випадкового потрапляння на сусідню клавішу чи надто тривалого утримання пальця на одній і тій же, неу­важність при складанні слова з малої літери після крапки то­що, текстовий редактор виправляє сам. Це відбувається зав­дяки автоматичному коректуванню: у Word закладені найти-повіші помилки та варіанти їх виправлення.

До речі, не можна сплутувати виправлення автоматичні та автоматизовані: перші з них програма здійснює без втручан­ня людини, а другі — виконуючи її команди. Здебільшого ав­томатичні виправлення є слушною допомогою, однак не об­ходиться і без казусів: Word може виправити «кампанію» на «компанію», «асист. (асистент)» на «расист» і т. п.

Перевірка правопису у Word передбачає і детальнішу об­робку тексту. Текстовий редактор Word володіє двома режи­мами контролю правопису: перевірка може відбуватися як у ході складання, так і по його завершенні. Отже, комп'ютерна коректура, здійснювана засобами Word, поділяється на фоно­ву і стандартну. В обох випадках Word опікується передовсім орфографічними, пунктуаційними і граматичними помилка­ми, а значить покладатися на його «знання» технічних правил складання не слід.

2.1. Перевірка правопису і мова

Важливою умовою контролю правопису для обох зазначе­них режимів є заданість мови для Word: вона повинна відповідати мові опрацьовуваного тексту. Перевірка здійсню­ватиметься лише в тому випадку, якщо мова внесена в опе­раційну систему Windows.

Визначення мови виконується таким чином: • виділіть, залежно від потреби, весь текст або його фраг­мент за допомогою миші (оптимально для фрагмента) або 116

.ЗАСОБИ КОНТРОЛЮ ПРАВОПИСУ В ТЕКСТОВОМУ РЕДАКТОРІ

за допомогою комбінації клавіш [Ctrl+5] (на додатковій клавіатурі, тобто користуватися потрібно правими клавішами на клавіатурі);

• зайдіть у меню «Сервіс»;

• виберіть команду «Мова»;

• виберіть команду «Вибрати мову»;

• оберіть мову із запропонованого списку (для цього підведіть стрілку до назви обраної мови — назва виділить­ ся на синій плашці — і натисніть по ній лівою клавішею);

• погодьтеся, натиснувши лівою клавішею миші по клавіші [За умовчанням];

• підтвердіть свої дії, натиснувши на клавішу [Ok]. Тепер Word перевірятиме складений текст як текст,

приміром, українською мовою (в діалоговому вікні «Мова» є запис «Позначити виділений текст як:») і використовуватиме при цьому відповідні словники. До речі, якщо при перевірці правопису коректор в опрацьовуваному фрагменті не бачить помилок, a Word підкреслює слова, то слід перевірити мову: відбувся збій.

2.2. Фонова перевірка орфографії

Здійснюється під час безпосереднього введення тексту з клавіатури чи його завантаження у редактор, тому її ще нази­вають оперативною чи автоматичною. Щоб задати режим фонової коректури, необхідно активізувати опцію «Автома­тично перевіряти орфографію». Для цього слід:

• зайти у меню «Сервіс»;

• вибрати команду «Параметри»;

• відкрити розділ «Орфографія»;

• активувати опцію «Автоматично перевіряти орфог­ рафію» (тобто виставити прапорець V навпроти неї);

• натиснути клавішу [Ok].

Із цього моменту кожне уведене слово Word буде зіставля­ти зі словами, наявними у її словнику. Відсутні слова вона підкреслюватиме червоними хвилястими лініями, що при роздрукуванні тексту не відтворюватимуться.

117

КОМП'ЮТЕРНА КОРЕКТУРА ТЕКСТУ_

.ЗАСОБИ КОНТРОЛЮ ПРАВОПИСУ В ТЕКСТОВОМУ РЕДАКТОРІ

Коректуру підкреслених слів можна здійснювати опера, тивно: по підкресленому червоною лінією слову тиснуть пра-вою кнопкою миші — з'являється контекстне меню. У ньо-1 му — варіант (варіанти) заміни даного слова або повідомлен­ня «немає варіантів». (Крім того, також там будуть команди «Пропустити всі», «Додати», «Мова», «Орфографія», що розглядатимемо далі). Отож, якщо якийсь із запропонованих у контекстному меню варіантів підходить, слово з помилкою можна замінити на нього. Для цього до обраного слова підводять стрілку (слово при цьому виділяється на синій плашці) і тиснуть по ньому лівою клавішею миші — воно вставляється у текст замість підкресленого.

При потребі, в контекстному меню, що з'явилося при на-1 тискуванні по виділеному червоною лінією слову, можна ви­брати команду «Орфографія» — з'явиться діалогове вікно «Орфографія: українська (чи інша мова)».

2.3. Стандартна перевірка правопису

Правильність написання слів можна перевіряти і по завер­шенню складання та редагування матеріалу. Навіть якщо складання здійснювалося в режимі фонового контролю ор­фографії, то ця операція не буде зайвою; а якщо був вимкне­ний, то стандартна перевірка є конче необхідною.

Визначення пропусків складальних елементів при перевірці правопису

Перед початком перевірки правопису можна визначити елементи складеного тексту, які програма буде автоматично пропускати. Для цього у розділі «Орфографія» діалогового вікна «Параметри» (команда «Параметри» меню «Сервіс»), натиснувши мишею по відповідних опціях, можна зазначити, чи повинна програма пропускати:

• слова, що складаються з великих літер;

• слова з цифрами;

• адреси Інтернету та імена файлів.

118

Перевірка правопису в цілому тексті

Здійснюється стандартна перевірка правопису з допомо­гою діалогового вікна «Правопис: українська (чи інша мо­ва)»- Викликати його можна так:

• виставте курсор перед першим словом усього тексту; а далі виконайте одну з дій:

• натисніть на функціональній клавіатурі (тобто у першо­ му, верхньому, її ряді) клавішу [F7] або

• у меню «Сервіс» оберіть команду «Правопис».

Після знаходження першого слова з помилкою (а це зазви­чай займає мить часу) на екрані монітора з'являється діалого­ве вікно «Правопис: українська (чи інша мова)», що скла­дається із двох полів: у верхньому подається фрагмент тексту з помилковим словом (воно виділене червоним кольором), а в нижньому — запропоновані Word варіанти виправлення. А також команди, з яких потрібно вибрати необхідну:

«Пропустити» — залишити слово без змін (відповідно перевірка продовжується з наступного слова);

«Пропустити всі» — усі наступні вживання цього сло­ва не будуть зауважуватися як помилкові, отже вони будуть пропущені;

«Додати» — залишене без змін слово внести у словник Word;

«Замінити» — прийняти запропонований Word варіант написання слова або один із варіантів (якщо їх було надано кілька);

«Замінити всі» — усі наступні вживання даного слова у тексті підпадуть під заміну на обраний із запропонованих Word варіант;

«Автозаміна» — виправити слово і додати його у спи­сок «Автозаміни».

Перевірка правопису в текстовому фрагменті

Стандартну перевірку орфографії можна здійснювати не тільки в цілому текстовому матеріалі, а й у його частині чи навіть окремого слова. Для цього:

119

К ОМП'ЮТЕРНА КОРЕКТУРА ТЕКСТУ-

» курсор виставляють перед вибраним фрагментом;

• виділяють текст;

• запускають перевірку орфографії за допомогою клавіші [F7] або натиснувши мишею на кнопку «Орфографія». По завершенню перевірки на екрані з'явиться вікно з та­ ким текстом: «Перегляд виділеного фрагмента закінчений. Продовжити перевірку інших частин документа?» Залежно від потреби, натисніть на одну із запропонованих відповідей: «Так» або «Ні».

Відміна виправлень

Здійснюючи коректуру засобами Word, можна, при пот­ребі, відміняти зроблені помилкові або небажані виправлен­ня. Для цього натискують на кнопку «Повернути» у діалого­вому вікні «Правопис» (так можна відмінити 25 останніх змін).

Якщо потрібно провести більш масштабну відміну (до 100 останніх змін), то викликають команду «Відмінити введення» [Ctrl+Z] меню «Правка».

Зупинка перевірки правопису

Процес перевірки правопису можна зупинити в будь-який момент. Для цього слід натиснути мишею поза діалоговим вікном «Правопис» або скористатися комбінацією клавіш [Ctrl+Tab]. Діалогове вікно «Правопис» при цьому зали­шається відкритим, але не активним; воно набуває тьмяно-сірого кольору.

Якщо потрібно його знову активізувати, натискують кнопку «Відновити» — перевірка відновлюється з того місця тексту, де вона була призупинена.

2.4. Перевірка граматики

Контрольний індикатор «Граматика» дає змогу знаходити громіздкі, кострубато складені речення, а також пропущені при перевірці правопису складальні помилки.

120

■ТА» - НАЙВЩОМІШИЙ ЗАСІБ КОМП'ЮТЕРНОЇ КОРЕКТУРИ

Якщо у процесі перевірки граматики виявлений фрагмент тексту, який потребує редакторських змін, слід перейти з діалогового вікна «Граматика» у текст документа за допомо­гою комбінації клавіш [Ctrl+Tab] або натисканням миші.

Коли діалогове вікно «Граматика» активне, натисніть ми­шею у робочій зоні вікна програми для продовження роботи з документом. Після цього можна редагувати і форматувати текст. Щоб продовжити процес перевірки граматики, по­верніться в діалогове вікно «Граматика» і натисніть на кноп­ку «Почати».

Якщо текст написаний однією мовою (або вона принаймні виразно переважає), слід активізувати опцію «Також пе­ревіряти орфографію» в розділі «Граматика» діалогового вікна «Параметри». Це дозволить перевіряти орфографію та граматику одночасно. Опрацьовуючи документ, в якому ви­користовуються слова різних мов (української, англійської тощо), дану опцію варто вимкнути.