5.3 Схема управления документацией системы качества
Схема процесса управления документацией системы качества применима ко всем видам документов системы качества.
6. Хранение, внесение изменений, рассылка
Хранение оригиналов бумажных версий документов системы качества осуществляется в службе качества.
Хранение электронных версий документов осуществляется на сервере компании.
Архивирование устаревшей документации системы качества производится Менеджером по качеству. Срок хранения архивных документов установлен в номенклатуре дел. По истечении срока хранения архивных документов они уничтожаются.
Рассылка бумажных версий документов осуществляется в соответствии со списком рассылки. Список рассылки разрабатывает руководитель службы качества.
Внесение изменений в документацию осуществляет ответственный за пересмотр и актуализацию документа.
Приложение 4.
Процедура № 02-ДП
"Управление записями по качеству"
Ответственный за актуализацию: |
Менеджер по качеству |
Версия документа: |
01 |
1. Назначение
Настоящая документированная процедура устанавливает требования и правила управления записями по качеству компании « .... ».
2. Область применения
Требования данной процедуры применимы ко всем записям (как на бумажном, так и на электронном носителе), создаваемым в ходе работы системы менеджмента качества.
Выполнение требований данной процедуры является обязательным для всех должностных лиц компании « .... ».
3. Нормативные ссылки
ИСО 9000:2005 – «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь».
ИСО 9001:2008 – «Система менеджмента качества. Требования».
№ 05 – РИ «Порядок организации документооборота в подразделениях».
4. Термины, сокращения и условные обозначения
Термины и определения:
Запись - документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности (ИСО 9000:2005).
Документ - информация и соответствующий носитель (ИСО 9000:2005).
Применяемые сокращения:
ДП – документированная процедура
РИ – рабочая инструкция
СМК – система менеджмента качества
Условные обозначения:
в данной процедуре не применяются.
5. Описание процесса
5.1 Основные положения
Записи по качеству могут оформляться в соответствии с типовой формой (при ее наличии), либо в свободной форме.
Все поля, предусмотренные формой, должны быть заполнены. При отсутствии данных ставится прочерк.
Записи, выполняемые от руки, должны быть разборчивыми.
Записи идентифицируются, как минимум, за счет указания даты внесения и указания лица (Ф.И.О. и/или должность), внесшего запись.
Состав записей по качеству, форма их ведения и ответственные за создание записей по качеству представлены в таблице.
Пункт ИСО 9001:2008 |
Вид записей по качеству |
Форма ведения записи по качеству |
Ответственный за создание записи |
|
5.6.1 |
Анализ со стороны руководства |
Протокол анализа СМК |
Уполномоченный по качеству |
|
6.2.2 (д) |
Сведения об образовании, подготовке, квалификации и практическом опыте |
Данные кадрового учета |
Сотрудник отдела кадров |
|
7.1. (г) |
Доказательства, что требования к процессам по выпуску конечной продукции выполнены |
Акт сдачи-приемки работ |
Менеджер проекта |
|
7.2.2 |
Результаты анализа требований, относящихся к продукции и действия, вытекающие из этого анализа |
Лист согласования договора |
Менеджер проекта |
|
7.3.2 |
Входные данные для проектирования и разработки, относящиеся к требованиям к продукции |
Техническое задание на проект |
Менеджер проекта |
|
7.3.4 |
Результаты анализов проектирования и разработки и все действия, признанные необходимыми |
Протокол еженедельного совещания по проекту |
Менеджер проекта |
|
7.3.5. |
Результаты проверки проектирования и разработки и все действия, признанные необходимыми |
Подписи на проектных материалах |
Менеджер проекта, представитель заказчика |
|
7.3.6 |
Результаты утверждения проектирования и разработки и все действия, признанные необходимыми |
Подписи на проектных материалах |
Менеджер проекта, представитель заказчика |
|
7.3.7 |
Результаты анализа изменений проектирования и разработки и все действия, признанные необходимыми |
Протокол статусного совещания по проекту |
Менеджер проекта, Исполнительный директор .... , генеральный директор заказчика |
|
7.4.1. |
Результаты оценки поставщиков и все действия, признанные необходимыми на основе этих оценок |
Протокол оценки поставщиков, утвержденный список поставщиков |
Исполнительный директор .... |
|
7.5.3 |
Сведения об особой идентификации продукции, для которой требуется прослеживаемость |
Отметки в плане исполнения проекта |
Менеджер проекта |
|
7.5.4 |
Сведения о собственности потребителя, которая утеряна, повреждена или по другим причинам найдена неподходящей для использования |
Извещение о потере данных |
Менеджер проекта, исполнительный директор .... |
|
7.6 |
Результаты калибровки и поверки измерительного оборудования |
Не применяется |
Не применяется |
|
8.2.2 |
Результаты внутренних аудитов и последующие действия |
Отчет по внутреннему аудиту |
Ведущий аудитор |
|
8.2.4 |
Сведения, указывающие лицо или лиц, ответственных за выпуск продукции |
Акт сдачи приемки работ |
Генеральный директор |
|
8.3 |
Характер несоответствий и все предпринятые последующие действия, включая сделанные уступки |
Протокол статусного совещания по проекту |
Менеджер проекта, Исполнительный директор .... , генеральный директор заказчика |
|
8.5.2 |
Результаты корректирующих действий |
План корректирующих и предупреждающих действий |
Менеджер по качеству, уполномоченный по качеству |
|
8.5.3 |
Результаты предупреждающих действий |
План корректирующих и предупреждающих действий |
Менеджер по качеству, уполномоченный по качеству |
|