Тема 6. Коммуникационный менеджмент

6.1. Система информационных коммуникаций

Коммуникационный процесс — это обмен информаци­ей между двумя или более людьми.

В процессе обмена информацией выделяют четыре ба­зовых элемента:

>> отправитель;

>> сообщение;

>> канал, средство передачи информации;

>> получатель.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов:

>> зарождение идеи;

>> кодирование и выбор канала;

>> передача сообщений;

>> декодирование.

При наличии обратной связи отправитель и получа­тель меняются коммуникативными ролями.

Основные виды коммуникаций внутри организации:

>> межуровневые коммуникации;

>> коммуникации между различными отделами, или го­ризонтальные коммуникации;

>> коммуникации "руководитель — подчиненный";

>> коммуникации между руководителем и рабочей груп­пой;

>> неформальные коммуникации.

Трудности в развитии коммуникаций в современ­ной фирме:

>> непреднамеренное искажение; >> сознательное искажение информации; >> фильтрация;

>> несовпадение статусов уровней организации; >> страх перед наказанием и ощущение бесполезности дела;

>> информационные перегрузки;

>> неудовлетворительная структура организации.

6.2. Использование информационных ресурсов в менеджменте

1. Менеджеры на всех уровнях организации должны иметь представление о своих собственных потребностях в информации, а также своих начальников, коллег и подчи­ненных.

2. Системы обратной связи составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Опрос работников — еще один вариант систе­мы обратной связи. Опросы позволяют выяснить у подчи­ненных:

>> четко ли доведены до них цели их деятельности;

>> с какими потенциальными или реальными пробле­мами они сталкиваются или могут столкнуться;

>> получают ли они точную и своевременную информа­цию, необходимую им для работы;

>> открыт ли их руководитель для предложений; ин­формированы ли они о грядущих переменах, которые от­разятся на их работе.

3. Системы сбора предложений разработаны с целью об­легчения поступления информации наверх. Цель систем —

снижение тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.

4. Крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников.

5. Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обме­на информацией в организациях.

6.3. Система информационного обеспечения менеджмента

В менеджменте к информации предъявляются опреде­ленные требования:

>> краткость, четкость формулировок, своевременность поступлений;

>> удовлетворение потребностей конкретных управля­ющих;

>> точность и достоверность, правильный отбор пер­вичных сведений, оптимальность систематизации и непре­рывность сбора и обработки сведений.

Управленческая информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи, собственно информации. Системы ре­ализуют принципы единства производственного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи инфор­мации.

Внутрифирменная система информации выполняет сле­дующие функции:

>> определение потребности каждого конкретного ме­неджера в объеме и содержании необходимой ему инфор­мации для целей оперативного управления деятельностью фирмы;

>> определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого менеджера в отдельности для обеспечения необходимой информацией;

>> централизованное планирование всех затрат на при­обретение, аренду, использование технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы;

>> обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;

>> разработка программных средств, прикладных про­грамм.