1.2. Механизм функционирования, основные функции и организация закупочной логистики

При организации и управлении закупочной деятельностью необходимо каждый раз решать задачу: покупать ли данное комплектующее изделие в готовом виде у другого производителя или же делать его самим, на собственном производстве, если только это технологически возможно. Мы уже видели, что любое производство «у себя» требует закупок, в той или иной степени приближенных к исходному сырью. Однако в данном случае речь идет о выборе производства либо закупок комплектующих, которые сами по себе являются законченными изделиями. Характерным примером такого рода являются различного рода электромоторы или же базовое литье, которое станкостроительное предприятие не производит самостоятельно, а закупает у специализированных предприятий. Другим подобным примером является то, что автозавод устанавливает на выпускаемых им автомобилях шины, закупленные у специализирующихся на этом фирм, а не производит их самостоятельно.

До настоящего времени не существует общепринятого расчетного метода, позволяющего с помощью формализованных приемов вынести однозначное суждение, следует ли данное комплектующее изделие изготавливать «у себя» или его лучше купить. Решение этого вопроса во многом носит творческий интуитивный характер, зависящий от лица, принимающего это решение. Но при этом следует руководствоваться вполне определенными соображениями. Степень важности рассматриваемых факторов и их ранжирование определяются самим лицом, принимающим такое решение. Иными словами, принятие такого решения во многом должно носить экспертный характер.

Для обеспечения предприятия необходимыми материальными ресурсами необходимо решить ряд задач: что закупить, сколько закупить, у кого закупить, на каких условиях закупить.

Важнейшей комплексной функцией закупочной логистики является планирование, организация и контроль за обеспечением основного производства необходимыми материально-техническими ресурсами в установленном режиме с минимальными совокупными затратами. Уже на этом этапе управления материальными потоками возникает необходимость принимать решения, которые в максимальной степени должны удовлетворять противоречивые интересы предприятий-поставщиков, транспортных, складских и производственных подразделений предприятий-потребителей.

Основными функциями закупочной логистики являются нормирование расхода материальных ресурсов, определение потребности в сырье, основных и вспомогательных материалах, полуфаб-рикатах и комплектующих изделиях, разработка критериев выбора и собственно выбор постав-щиков, контроль за закупками, организация технологического процесса приемки материальных ресурсов, соблюдение технологии их хранения, проведение операций по упаковке и затариванию продукции.

Можно наиболее полно функции закупочной логистики представить следующим образом.

1. Идентификация или переоценка потребностей.

2. Определение и оценка требований потребителей.

3. Решение «делать или покупать».

4. Определение типов закупок.

5. Анализ поведения рынка.

6. Идентификация всех возможных поставщиков.

7. Предварительная оценка всех возможных источников.

8. Оценка оставшихся поставщиков и окончательный выбор поставщика.

9. Доставка материальных ресурсов и сопутствующий сервис.

10. Контроль и оценка выполнения закупок.

В соответствии с концепцией логистики в процесс обеспечения предприятия предметами труда должны иметь место мероприятия по реализации системного подхода к управлению материальными потоками в пределах самой службы закупок.

Служба закупок на предприятии может иметь следующую структуру (рис. 1).

Рис. 1. Организационная структура управления закупочной логистикой на предприятии

Вариант структуры службы закупок предприятия, представленный на рис. 1, предполагает сосредоточение всех функций закупок предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

Специалисты службы закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей. Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется продукция.

Возможный вариант распределения обязанностей в службе закупок представлен на рис. 2.

Рис. 2. Организационная структура службы закупок предприятия (вариант)

Показатели, характеризующие деятельность службы закупок предприятия:

• совокупный торговый оборот;

• общий объем закупок;

• закупочные цены на продукцию;

• средние цены на закупаемую продукцию;

• размеры отдельных (единичных) закупок;

• затраты на оформление и передачу заказов на поставку;

• количество запросов на оферты (приглашения выдвигать условия поставок);

• количество договоров на поставку;

• количество сотрудников службы закупок;

• количество поставщиков;

• условия платежа;

• условия поставки;

• аккуратность поставок;

• количество поставок за определенный период времени;

• срок поставок;

• надежность поставок.

Факторы, влияющие на статус службы закупок на предприятии:

Объем закупаемой продукции и сопутствующего обслуживания. Значительная доля закупок в общих расходах предприятия подчеркивает важность функции закупок для логистической системы предприятия.

Особенности приобретаемой продукции. Приобретение комплексных компонентов или необходимость широкого применения подрядных отношений представляют собой трудную задачу для сотрудников службы закупок.

Ситуация на рынке продукции, жизненно важной для функционирования предприятия. Если на рынке доминируют продавцы, то значимость службы закупок повышается.

Организация процесса закупок имеет свои этапы.

1. Сбор и обработка информации о конъюнктуре рынка ресурсов и действующих условиях торговли, доставки, хранения и т.д.

2. Выбор формы и источников материально-технического снабжения.

3. Размещение заказов и их реализация.

Основным документом, регулирующим взаимоотношения по закупкам и поставкам материальных ресурсов, является договор поставки. Он представляет собой соглашение, по которому поставщик (изготовитель, посредник) обязуется сформировать и направить соответствующий материальный поток (передать в собственность потребителю продукцию обусловленного ассортимента и качества в установленные сроки и в требуемом количестве), а потребитель - принять и оплатить эту продукцию.

Эффективное размещение заказов для удовлетворения потребностей логистической системы непосредственно влияет на эффективность всего процесса логистики. Заказ определяет мощность материальных потоков и особенности их формирования, возможные методы и пути продвижения по логистическим цепям.