Коммуникации и коммуникационный процесс

Процесс управления требует эффективного обмена информацией между работниками и менеджерами для достижения цели организации. Такой обмен информацией между людьми в процессе управления получил название коммуникации.

Невозможно переоценить важность коммуникации в деятельности организации. Если люди не смогут обмениваться информацией, то понятно, что они и не смогут работать вместе, формировать цели и достигать их.

Понятие «коммуникации» имеет несколько значений. Во-первых, это пути соединения (например, воздушные или водные коммуникации); во-вторых, это форма связи (радио, телеграф); в-третьих, это процесс передачи информации (радио, телевидение, пресса, кинематограф интернет); в-четвертых, коммуникация выступает как акт общения, связь между двумя или более индивидами, сообщение информации одним человеком другому.

Коммуникации в менеджменте — это акт общения, связь между двумя или более индивидуумами, основанный на взаимопонимании; сообщении информации одним человеком другому или ряду лиц.

- это процесс двустороннего обмена идеями и информацией, который ведет к взаимному пониманию. Если не достигается взаимопонимание, то коммуникация не состоялась.

Коммуникация и информация отличны, но связаны между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается.

Качественный обмен информацией — неотъемлемая часть всех основных видов управленческой деятельности. Согласно разным исследованиям у большинства руководителей процессы коммуникации занимают до 70 % времени. Это кажется очень много, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим постоянно, чтобы реализовать свою роль в межличностных отношениях, информационном обмене, в процессах принятия решений, в планировании, организации, мотивации и контроле. Именно потому, что обмен информацией входит во все виды управленческой деятельности, коммуникацию называют связующим процессом, который связывает части организации в единое целое. Поэтому, если устранить коммуникацию, то организация перестает быть управляемой, ее деятельность приобретает хаотичный характер.

В органах государственной власти и местного самоуправления соединительные процессы особенно важны, так как для осуществления основных функций и формирования целей государственного органа, а также для обеспечения процесса их достижения необходимы эффективные коммуникации. Государственный служащий тратит на коммуникации до 90 % всего рабочего времени. Коммуникации осуществляются между учреждением и внешней средой, между уровнями и подразделениями внутри организации (вертикальные восходящие и нисходящие, горизонтальные), между руководителем и рабочей группой, между отдельными государственными служащими внутри рабочей группы.

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или большим количеством людей, где обе стороны играют активную роль.

В процессе обмена информацией различают четыре элемента:

• отправитель - лицо, которое генерирует идеи или собирает их;

• сведения, т.е. информация, закодированная с помощью символов;

• канал - средство перевода информации;

• получатель, т.е. лицо, которому эта информация предназначена и которое интерпретирует ее.

Во время обмена информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов, которые образуют процесс обмена информацией, или коммуникационный процесс.

Первый этап обмена информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации с учетом конкретной ситуации и цели. Потом идея трансформируется в слова или в другую форму, пригодную для обмена информацией. Эффективный обмен информацией предусматривает учет ряда факторов, которые непосредственно ее касаются.

Вторым этапом коммуникационного процесса являются кодирование и выбор канала для передачи информации.

Кодирование — это процесс преобразования идей в символы, изображения, рисунки, формы, звуки, язык и т.п. Т.е. прежде чем передавать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать их, используя для этого слова, интонации, жесты (язык тела), и предоставить идеи красивую «обвертку». Такое кодирование превращает идею в сообщение.

 Сообщение — совокупность символов, собственно информация, закодированная с помощью символов, и передается получателю. Именно ради этого и осуществляется акт коммуникации. Много сообщений передается в форме символов языка. Тем не менее, символом могут быть и невербальные, например графические изображения, жесты, мимика и другие движения тела.

Каналы передачи — средства, с помощью которых сигнал направляется от передатчика к приемнику. Каналы делятся на средства массовой информации и межличностные каналы. Выбор средств сообщения не обязательно ограничивать одним каналом, часто есть смысл объединять применение двух или более средств коммуникации: передача сведений с помощью языка и письменных материалов, электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронная почта, видеоленты и видеоконференции. Можно разослать памятные записки, провести предварительное собрание небольших групп для обеспечения понимания сообщения и привлечение к проблеме.

Третий этап передачи информации предусматривает доведение идеи в виде необходимой информации и по определенному каналу до ее потребителя.

Конечным этапом коммуникационного процесса является расшифровка информации (декодирование).

Декодирование — процесс, с помощью которого получатель сообщения (приемник) превращает полученные символы в конкретную информацию и интерпретирует ее значение. Если не нужно реакции на идею, то процесс обмена информацией на этом заканчивается. Однако необходимым условием эффективного обмена информацией является его двусторонний характер (обратная связь).

Обратная связь - это реакция получателя, которая показывает, понял ли он полученную информацию. Такая реакция помогает предотвратить возможные извращения содержания информации. Неудовлетворительная обратная связь препятствует эффективному информационному обмену.

К наиболее распространенным препятствиям в обмене информацией в государственном учреждении относятся такие: недостаточная фильтрация государственным служащим информации, которая к нему поступает; перегрузка информационной сети; нерациональная структура учреждения. Для повышения качества управления необходимо постоянно совершенствовать межличностные коммуникации, повышать уровень общения и управления учреждением.