Лекция 5. Аудит персонала организации
План лекции:
5.1. Аудит рабочих мест и найма работников
5.2. Аудит увольнений
5.3. Аудит вознаграждений
5.4. Аудит условий труда и безопасности
Список рекомендуемой литературы:
Аудит и контроллинг персонала организации: [Текст]Учебное пособие/ под ред. Проф. П.Э. Шлендера. – М.: Вузовский учебник, 2006. – 224с.
Никонова Т.В., Сухарев С.А. Управленческий аудит: персонал[Текст]./ Т.В. Никонова, С.А. Сухарев , /под ред.проф Ю.Г. Одегова – М.: Экзамен, 2002. – 224с.
5.1. Аудит рабочих мест и найма работников
В условиях каждой проверки возникает множество ситуаций. Опытный аудитор определяет проблемные направления, ситуативные «опорные точки», которые позволяют оптимизировать технологию организации аудиторских процедур. Поскольку главная цель аудита – оценка эффективности организации рабочих мест и распределения работ, такие «опорные точки» нетрудно обозначить, если:
обратить внимание на факторы, которые, скорее всего, указывают на неблагополучное состояние в сфере учета (оценки) рабочих мест: высокая текучесть кадровt снижение мотивации к труду, неудовлетворенность условиями труда;
попытаться ответить на следующие вопросы:
а) в сфере учета рабочих мест:
как осуществляется на предприятии учет всех рабочих мест всех категорий персонала, действующих и неиспользован ных, обеспеченных или не обеспеченных рабочей силой;
как учитываются коллективные рабочие места;
приводится ли коллективное рабочее место при учете к индивидуальному и какие нормативы при этом применяются;
правильно ли рассчитывается потребное число рабочих мест (особенно по категориям специалистов);
учитывались ли при аттестации особенности расчета рабочих мест (например, как одно рабочее место учитывалось нескольких единиц оборудования – при многостаночном обслуживании на автоматизированном участке производства; как аттестованные учитывадисъ рабочие места, созданные по типовым проектам, что является неправильным);
должным ли образом ведется документация по учету рабочих мест;
б) в сфере планирования рабочих мест:
как оценивается сбалансированность рабочих мест;
как планируется количество вводимых и выбывающих ра бочих мест;
правильно ли составляется баланс рабочих мест;
в) в сфере рационализации рабочих мест:
имеется ли план ликвидации малоэффективных и излиш них рабочих местг социально-экономическая обоснован ность этого плана;
будут ли при вводе новых рабочих мест улучшены условия труда и безопасности;
как в этой связи планируется профессиональная подготовка, переподготовка и повышение квалификации персонала, а также использование высвобождающихся работников
При подготовке к аудиту следует тщательно ознакомиться с нормативными материалами по тарификации работ – Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС), Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих, Тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих и общеотраслевым профессиям рабочих, должностными инструкциями предприятия (организации).
Цель такого ознакомления – изучить методический подход (научно-практическое обоснование) к оценке конкретных рабочих мест с точки зрения содержания различных видов работ, в частности до критерию их сложности, при формировании подхода к оплате труда, учесть приемлемые рекомендации при составлении плана аудиторской проверки и в процессе сбора необходимых аудиторских свидетельств.
Учет и рационализация рабочих мест должны быть тщательно сбалансированы с профессиональной подготовкой кадров, и в случае практического аудита контроль состояния такого баланса разумно включать в общий пакет задач проверки.
Следует иметь в виду, что программа подготовки (обучения) кадров вполне может рассматриваться аудитором как системное образование различных подсистем-мероприятий или (это возможно) подсистем-видов организованного обучения персонала. Поэтому методический подход к комплексной проверке можно Представить в виде этапов.
Этап первый – концептуальное ориентирование в направлениях программного продукта (программа, связанные с ней методические разработки, положения, инструкции и обоснования), по которому в кратчайший срок можно получить достоверные и (не исключено) достаточные аудиторские свидетельства. Эти направления следующие: а) содержание цели и задач программы; б) ожидаемые конечные результаты и сроки ее реализации; в) необходимый объем и источники финансирования; г) основные мероприятия программы, сроки итехнология исполнения; д) обоснованность по источникам финансирования; е) управление программой и котроль ее реализации.
Чтобы первый этап не привел к нежелательным потерям, не следует забывать о том, что: а) критерии целевого характера планирования программы – ее конкретность, четкие ориентиры на формирование (развитие) у работников определенных практических знаний, навыков и ясное понимание работниками; б) все направления программы в процессе их анализа нужно рассматривать сквозь призму стратегии предприятия (организации) и эффективности развития.
Этап второй – «композиционный» анализ программы профессиональной подготовки кадров, т.е. оценка ее сильных и слабых сторон исходя из критериального принципа «ожидания – препятствия (нарушения)» (рис.1):
Рис 1. Подход к оценке сильных и слабых сторон программы подготовки кадров
Этап третий – структурный анализ информации о мероприятиях программы и их организационном обеспечений, что позволит проанализировать целевую взаимосвязь мероприятий с конкретнее решаемыми задачами профессиональной подготовки. Третий этап необходим для уточняющей оценки: а) правильности определения потребности в обучении; б) форм и методов обучения; в) целей обучения; г) эффективности обучения. Профиль потребноеда может рассматриваться на уровне трудового коллектива, профессий, рабочих мест (аудитора, например, может заинтересовать, для каких целей планируется переобучение молодьщ специалистов).
Для оценки плановой и/или фактической потребности в обучении на конкретном рабочем месте целесообразно воспользовать-, ся данными ведомости учета рабочих мест и результатов их аттестации, приложениями к итоговой форме рационализации рабочих мест в части, затрагивающей предложения по рационализации, а также балансом рабочих мест предприятия. Потребность в обучении отдельного работника определяется исходя из изменений функционально-предметной области его труда путем сравнения требований к выполняемой работе (с учетом сложности и напряженности) с оценкой фактически достигнутых результатов.
Объективно выразить мнение об эффективности программы профессиональной подготовки персонала достаточно сложно, несмотря на хорошо разработанный теоретический аппарат количественной оценки трудовых показателей. Сложность состоит прежде всего в том, что невозможно экономически корректно выразить тесную корреляцию между обучением и, например, производительностью труда, хотя эта связь, безусловно, существует, иди между производительностью труда и такой целью обучения, как расширение профессиональных знаний в области конкретной работы.
Аудитор может использовать рис. 4.1 для изучения ожиданий от программы обучения, его организации, субъективного пред-' ставления работников об изменениях после проведения обучения в отношении к труду, в сфере организационной культуры и т.д. Интерпретируя полученные свидетельства, аудитор выражает собственное мйение в связи с тем или иным обстоятельством, например с большими затратами на профессиональное обучение в организации, высокой культурой управления, ростом текучести специалистов, прошедших обучение.
Для обобщенной оценки эффективности часто бывает достаточно сопоставить затраты и оцениваемые результаты по «традиционной» схеме (рис. 2).
Упущенная выгода – это неэффективная, нецелевая затрата средств (учеба руководителя за рубежом, иногда неоднократная в течение года; непрофильное повышение квалификации рабочих или специалистов и т.п.). Показателями экономической эффективности Профессиональной подготовки кадров может быть относительная экономия численности, экономия снижения производственных издержек, повышение качества продукции, работ (услуг) и др.
А)
Рис. 2. Оценка эффективности программы обучения персонала
Оценка эффективности функционально смежных программ, например программы перемещений и карьеры персонала, принципиально не меняется. Аналогичен и основной метод отбора аудиторских свидетельств: сопоставление документов (разделов прб-граммы, мероприятий с приказами И распоряжениями по ее реализации, материалов тестирования до и после внедрения программы) и оценка отклонений по критериям. Аудит проводится * по выборочным сегментам или комплексно. Во втором случае аудитор изучает следующие основные направления: а) адаптация персонала организации; б) профессиональное обучение; в) особенности планирования и организационного сопровождения карьеры; г) аттестация персонала; д) мотивы и внутренние установки работников на перемещение и карьеру в организации.
Анализ таких многомерных связей требует внимания к основной составляющей успешного осуществления любой программы – направленности и содержанию внутрихозяйственной политики работодателя субъекта экономики. В известном смысле здесь всегда возникает характерная для аудита персонала проблема выявления слабых сторон управления, тех условий и обстоятельств, которые противостоят эффективной деятельности.
Аудитор в значительной степени избежит всегда имеющейся вероятности недооценить существенности связи единичного (например, работник) с целым (например, коллектив), отдельного элемента (индивидуальный труд) с их совокупностью (индивидуально-коллективный труд и результат) в процессе управления, если будет придерживаться некоторых методологических принципов и правил.
Прежде всего это принцип системности. Применение методологии системного анализа дает возможность, в частности, еще на начальном этапе аудита провести «функциональную структуризацию* службы, за которой закреплена подготовка и реализация той или, иной программы, что позволит раскрыть многие слабые стороны В области использования персонала: отсутствие продуманной стратегии при планировании и реализации программы, внесистемный анализ программных ресурсов, низкая культура управления, устаревшие локальные нормативные правовые документы и др.
Другой важный принцип – расширение аудитором сферы применимости существенности моральных требований (критериев) при оценке экономических и управленческих решений и процедур. Это очень важно. Истоком любых внутренних угроз социально-экономического характера на предприятии (в организации) является человеческий фактор: противоправные действия, нарушения административно-распорядительных документов, инструкций и правил, конфликты в коллективе и т.д. Для отношения работодателя и работника характерно, как известно, сложное переплетение не только нормативных правовых, но и социально-психологических связей и уровней, взаимодействие которых непосредственно соотносится с эффектом труда. Если работники идентифицируют себя с моральными аспектами процесса труда и качественным результатом труда, а не с предметом труда, то-ни определенная «размытость» норморегулирования внутри многих российских предприятий, ни слабости структуры и режима управления не способны создать серьезную угрозу деятельности персонала. Тенденция современных трудовых отношений –- нацеленность. На результат без жесткого внешнего контроля. В таком случае активизируются духовные, творческие потенции личности, способности к самоорганизации и социально ответственному трудовому поведению. Вот почему большая доля процедурной части аудита, вероятно, будет отведена оценке существенности связи трудовой деятельности с моральной ответственностью, представлениями работников о персональных ценностях, мотивацией ад поступков, соответствующих принципам морали, возможностью усиления мотивирующих факторов эффективности. Проводя подобную работу, важно не забывать о мере достаточности при сборе аудиторских свидетельств.
Аудит найма. Миссия аудита – оценка эффективности управления процессом набора и отбора персонала. В широком смысле эффективность найма – это то, насколько потенциальный работник способен выполнять определенные профессиональные функции и насколько его производственное поведение обеспечивает достижение внутренних целей организации, а значит, наем – это часть большого взаимосвязанного комплекса управления человеческими ресурсами.
Основные источники информации аудитора: а) штатное расписание; б) положения о структурных подразделениях; в) должностные инструкции, описание работ и должностей; г) внутренние заявки кадровой службе о потребности в вакансиях; д) соответствующие отраслевые тарифные соглашения, приказы Министерства здравоохранения и социального развития РФ и Рос-здравнадзора РФ (бывшего Госкомсанэпиднадзора РФ) об организации профессионального отбора персонала основных профессий отрасли, а также внутреннее положение о системе отбора кандидатов на вакансии с указанием требования к кандидатам и методов отбора; г) документы по учету кадров (типовые формы); д) трудовой контракт, коллективный договор.
Основные направления проверки:
соблюдение трудового законодательства в вопросах найма. персонала; действенность механизма набора и отбора персонала. Планируя работу по первому направлению, аудитор получает ответ на следующие комплексные вопросы:
соответствуют ли применяемые документы по найму типовой документации;
имели ли место за проверяемый период нарушения при установлении трудовых правоотношений между работником и работодателем и каков преимущественно характер нарушений;
соответствует ли содержание трудового договора (контракта) требованиям законодательства;
не противоречат ли специальные методы отбора (например, тестирование) кандидатов законодательным и иным нормативным правовым документам;
правильно ли ведется оформление на работу (записи в заявлениях о приеме, трудовых книжках, личных карточках ра ботающих, приказах или распоряжениях о приеме);
не нарушается ли законодательство при заключении дого воров с внешними источниками набора и контроле их ис полнения;
соответствует ли требованиям законодательства порядок приема на работу ЛИЦ от 14 до 16 лет;
не нарушается ли законодательство при найме на работу иностранной рабочей силы;
имеет ли место дискриминация при приеме на работу по национальным признакам, полу, возрасту, другим причинам дискриминационного характера.
При изучении содержания трудовых договоров (контрактов) необходимо обратить внимание на обязанности сторон соглашений (договор не может ухудшать положение работника, вступая в npoi тиворечие с законодательными нормами и коллективным договором), а также на признаки (условия договора), которое свидетель ствуют о степени закреплении подчинения и зависимости наем ного труда.
Техника исполнения большинства аудиторских процедур данного направления в общем не представляет особой сложности например, при проверке правильности оформления документов найма аудитор последовательно просматривает первичные документы, служащие основанием для Приема на работу, сверяет реквизиты, выборочно анализирует содержание, устанавливает наличие соответствующих подписей и т.д.
Планируя свою работу по второму направлению, аудитор определяет:
технологию и особенности работы с источниками набора;
технологию планирования потребности в персонале;
систему требований к персоналу, претендующему на вакансии;
технологию отбора кандидатов на вакантные должности;
особенности организационного обеспечения адаптации вновь принятого персонала;
эффективность найма персонала.
Рационально с самого начала ознакомиться с планированием и прогнозированием потребности в персонале. При этом аудитор, должен обратить внимание на сбалансированность количественных и качественных показателей потребности, т.е. оценить степень координации показателей: а) программы реализации; б) программы подготовки кадров и повышения квалификации; в) программы перемещения и карьеры; г) мероприятий покрытия потребности в персонале. На этом же этапе следует собрать следующие сведения, характеризующие деятельность вновь принятых работников:
показатели текучести кадров по разным причинам (в том числе по персоналу, принятому на работу за последние месяц, три месяца, полугодие, год);
статистика нарушений режима труда, в том числе среди принятых работников, по видам, причинам и периодам нарушений (нарушений трудового распорядка, режима технологии, техники безопасности); сведения о последствиях нару шений (ущерб);
показатели производительности, качества труда вновь принятых за последний месяц (три месяца, полугодие, год) работников.
Такая последовательность работы позволит в оптимальный срок составить свод характеристик для оценки затрат на подбор и отбор персонала, а значит, в определенной мере, и оценки эффективности принимаемых в этой области решений.
В российской практике пока редко можно встретиться с пооперационной калькуляцией затрат труда на найм персонала (плановые затраты, как правило, определяются условно-долевым отчислением средств исходя из сложившейся базы затрат и прогноза изменений по вакансиям). Поэтому аудитору следует оценить затраты, включающие: а) оплату труда (с отчислениями) всех работников, рабочее время-которых фактически было связано с процессом набора и отбора персонала, например руководителя и специалистов кадровой службы, консультанта-психолога, медицинских работников, персонала отделов труда, техники безопасности; б) финансовые затраты на размещение объявлений и рекламу вакансий, печать различных бланков вопросников, профессиограмм, разработку специальных методик тестирования, заключение по которым носит обязательный характер при приеме на работу (например, в атомной электроэнергетике); в) финансовые затраты на договоры с кадровыми агентствами; д) амортизацию специального оборудования для тестирования (например, при отборе персонала основных профессий в электроэнергетике применяется специальная компьютерная система для психофизиологического тестирования и оценка работоспособности машинистов энергоблоков).
Необходимо также проверить данные о прямых и косвенных потерях в случае ошибок, допущенных в процессе найма.
Проверяя данные о прямых потерях, следует обращать внимание на фактические потери производительности, качества продукции (услуг), ущерб, влекущий за собой потери прибыли (дохода), конкурентоспособности, рост выплат пособий и компенсаций в связи с производственным травматизмом – по судебным издержкам в случае обжалования незаконных действий работодателя при найме и увольнении, на необоснованный рост расходов на найм персонала.
Косвенные издержки можно оценить, например, путем экспертной оценки потерь времени работников, занятых вопросами найма, оценки необходимой «рекомпенсации» потерь из-за ошибок, допущенных при найме (например, при приеме на работу без соответствия требований профессии личностным качествам работников возникают потенциальные потери, которые не были устранены своевременным обучением и стали актуальными).
Для уточнения оценки соотношений затрат и результатов (эффективности) аудитор может также использовать такие показатели, как: а) средние затраты времени (денежных средств) на одного принятого работника в год; б) средние затраты времени (денежных средств) на подбор (отбор) одного кандидата; в) средние затраты времени (денежных средств) на размещение рекламы а вакансиях и контакты с внешними (внутренними) источниками набора; г) средние затраты времени (денежных средств) на адап тацию вновь принятых работников.
При этом для повышения достоверности аудиторских свидетельств следует тщательно проанализировать информацию о причинах увольнения, полученную от работников, которые увольнялись в течение года после найма. В этой связи аудитору, скорей всего, предстоит обратить внимание на условия труда и адаптации вновь принятого персонала.
Логика и методы расчета финансовых затрат на адаптацию строятся исходя из анализа времени, необходимого для достижений новым работником среднесложившейся (или заданной) результат тивности труда и соотношения затрат на адаптацию и наем Необходимо проверить не только наличие плана адаптации персонала и его содержание, правильность планирования и учета затрат, но и реальное практическое наполнение конкретных мероприятий, оценить самый процесс интеграции человека в новую для него среду, а это значит – выделить в функциональном пространстве адаптации прежде всего два основных объекта диагностики и оценки: труда и трудовоого коллектива. Изучая процесс труда, необходимо рассмотреть адаптацию к специфике организационно-технологических (управленческих) и технических условий, характерных для каждого субъекта экономики. При изучении профессиональной и социально-психологической адаптации работников следует обратить внимание на такой важный самостоятельный сегмент анализа, как общий фактор удовлетворенности работой.
Отдельные аспекты найма персонала, на которые аудитор должен обратить внимание:
отсутствие четко формализованной методической и процедурной стороны найма, которая должна опираться на орга низационную культуру трудового коллектива, требования к трудовому процессу на каждом вакантном месте и соответ ствующие этим требованиям личностные качества будуще го наемного работника;
избыточное значение, придаваемое знаниям и умениям, полученным на прежнем месте работы, записям в трудовой книжке, рекомендациям «нужных» людей. Человек как личность не остается неизменным в течение своей трудовой жизни, и эти изменения могут носить весьма существенный характер. По мнению аналитиков западных компаний, следует оценивать при приеме на работу жизнен ные позиции, а не дипломы, и в известном смысле они не ошибаются; недооценка возможностей внутреннего отбора для покры тия вакансий (такая невостребованность в собственных кад рах часто свидетельствует о слабости внутренней кадровой политики).
Основные методы, применяемые аудитором при сборе аудиторских свидетельств: наблюдение, сопоставление и анализ документов, контентанализ, опросные методы.