2.3. Оформление распорядительного документа о командировании

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (ст. 93 ТК).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Обратите внимание! │

│ Направление государственных служащих в служебную командировку может│

│оформляться не только приказом, распоряжением, но и постановлением│

│(ст. 37 Закона Республики Беларусь от 14.06.2003 N 204-З "О│

│государственной службе в Республике Беларусь"). Например, постановлением│

│Президиума Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь│

│(далее - Совет Республики) оформляется решение о направлении в служебные│

│командировки за границу членов Совета Республики и работников│

│Секретариата Совета Республики (п. 4 Положения о порядке направления в│

│служебные командировки за границу, утвержденного Постановлением│

│Президиума Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь│

│от 27.01.2006 N 223-ПСР3) │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В распорядительном документе о командировании указываются:

- фамилия, имя и отчество командируемого работника, его должность, наименование структурного подразделения, в котором трудится работник (при его наличии);

- местность, в которую направляется работник (например, наименование населенного пункта);

- наименование организации (наименования организаций), куда командируется работник;

- срок поездки;

- цель поездки.

При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места работы в приказе указывается, может ли работник ежедневно возвращаться из места командирования к месту своего жительства с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха (п. 5 Инструкции о возмещении расходов при служебных командировках). Указанная информация необходима для определения размера возмещаемых расходов при служебных командировках.

Примечание. Подробнее об особенностях установления размера суточных

работнику при служебных командировках, когда работник может ежедневно

возвращаться из места командирования к месту своего жительства, см.

Путеводитель по кадровым вопросам "Служебные командировки", подпункт 3.4.2

пункта 3.4 главы 3.

Если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день или обязывается нанимателем в этот день выехать в служебную командировку, в приказе (распоряжении) о командировании целесообразно указать дату дня отдыха, предоставляемого взамен.

Распорядительные документы о командировании относятся к категории документов по личному составу. Напомним, что регистрационный индекс приказа по личному составу дополняется литерой "к" (для документов 75-летнего срока хранения) или "л" (для документов 3-летнего срока хранения) (подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству). При этом приказы по личному составу 3-летнего срока хранения регистрируются и формируются в дела отдельно от приказов по личному составу 75-летнего срока хранения.

Срок хранения приказов (распоряжений) о командировании зависит от того, направляется ли работник за границу или нет, а при направлении в служебную командировку в пределах Республики Беларусь - превышает ли срок поездки 1 месяц или нет. Так, для приказов (распоряжений) о длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и служебных командировках за границу предусмотрен 75-летний срок хранения. Соответственно регистрационный индекс такого приказа дополняется литерой "к" (ст. 16.4 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 06.08.2001 N 38 (далее - Перечень 2001)).

Приказы (распоряжения) о служебных командировках в пределах Республики Беларусь (соответственно если срок служебной командировки не превышает 1 месяца) подлежат хранению в течение 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Таким образом, регистрационный индекс такого приказа дополняется литерой "л" (ст. 16.3 Перечня 2001).

Правила дополнения литерой "к" или "л" регистрационного индекса приказа (распоряжения) о командировании представлены в таблице:

Приказ (распоряжение) о командировании
в пределах Республики Беларусь			за границу
до 1 месяца включительно	свыше 1 месяца	к
л	к

См. образец приказа о командировании в пределах Республики Беларусь.

См. образец приказа о командировании за границу.

Одним приказом (распоряжением) могут быть командированы несколько работников как с одной, так и с разными целями.

См. образец приказа о командировании нескольких работников с одной целью.

См. образец приказа о командировании нескольких работников с разными целями.

Отметим, что отказ работника без уважительных причин от поездки в служебную командировку является дисциплинарным проступком, за который он может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

Примечание. Подробнее о порядке оформления привлечения работника к

дисциплинарной ответственности см. Путеводитель по кадровым вопросам

"Дисциплинарная ответственность работника", глава 2.

Порядок направления в служебные командировки руководителей юридических лиц определяется собственником имущества, уполномоченными им органами или органом, которому предоставлено право заключения трудового договора (контракта) с данным руководителем (ч. 4 п. 2 Инструкции о возмещении расходов при служебных командировках).

Нередко возникает вопрос, какую формулировку необходимо использовать в распорядительном документе, если в служебную командировку едет руководитель организации. В ряде случаев на практике вместо распорядительного слова указывается "убываю в командировку".

Отметим, что в соответствии с п. 99 Инструкции по делопроизводству текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. По общему правилу распорядительная часть приказа начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", распоряжения, указания - "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ", постановления - "ПОСТАНОВЛЯЕТ", "ПОСТАНОВИЛИ" и т.п.

В приказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие. В частности, в формах приказа и распоряжения о командировании, которые содержатся в подсистеме "Документация по оформлению командировок" Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), используется распорядительное слово "КОМАНДИРОВАТЬ". Отметим, что законодательством не предусмотрено каких-либо особенностей в отношении приказов руководителей, издаваемых в отношении самих себя.

Полагаем, что использование на практике такой формулировки, как "убываю в служебную командировку", является некорректным. В связи с этим приказ (распоряжение) о командировании руководителя следует оформлять таким же образом, как и при командировании иных работников, т.е. с использованием распорядительного слова "КОМАНДИРОВАТЬ".

См. образец приказа о командировании руководителя организации.