Глава 3 командировочные расходы (проезд, проживание, суточные)

3.1. Выдача и возврат подотчетных сумм на служебную командировку. Составление авансового отчета (отчета о расходовании полученного аванса) >>>

3.2. Расходы на проезд при направлении работника в служебную командировку >>>

3.2.1. Возмещение расходов на проезд при служебных командировках в пределах Республики Беларусь >>>

3.2.2. Возмещение расходов на проезд при служебных командировках за границу >>>

3.3. Расходы по найму жилого помещения при направлении работника в служебную командировку >>>

3.3.1. Возмещение расходов по найму жилого помещения при командировках в пределах Республики Беларусь >>>

3.3.2. Возмещение расходов по найму жилого помещения при служебных командировках за границу >>>

3.4. Суточные >>>

3.4.1. Особенности выплаты суточных при служебных командировках за границу >>>

3.4.2. Суточные при однодневной служебной командировке и при служебной командировке в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительства >>>

3.5. Другие командировочные расходы >>>

3.1. Выдача и возврат подотчетных сумм на служебную командировку. Составление авансового отчета (отчета о расходовании полученного аванса)

Согласно ч. 2 ст. 95 ТК при служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;

2) по найму жилого помещения;

3) за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Аванс выдается работнику, направленному в служебную командировку, не позднее чем за день до отъезда. Аванс выдается в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных (п. 9 Инструкции о возмещении расходов при служебных командировках). Размеры возмещения расходов при служебных командировках по Республике Беларусь определены Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.10.2011 N 107 "Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках" (далее - Постановление о размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь). Иные размеры могут быть установлены в коллективном договоре (соглашении), но они не могут быть ниже размеров, установленных для бюджетных организаций (ч. 4 ст. 95 ТК).

Ситуация из практики. Согласно приказу нанимателя работник организации

был направлен в служебную командировку в пределах Республики Беларусь с 21

по 25 февраля 2011 г. При направлении в служебную командировку работнику

был выдан аванс, рассчитанный исходя из действующих в Республике Беларусь

на 20 февраля 2011 г. норм командировочных расходов (суточных),

установленных Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от

21.12.2007 N 197 "Об установлении размеров возмещения расходов при

служебных командировках". С 23 февраля 2011 г. нормы возмещения расходов

при служебных командировках были увеличены в связи с вступлением в силу

Постановления о размерах возмещения расходов при служебных командировках в

пределах Республики Беларусь, следовательно, необходимо произвести

перерасчет сумм, выданных работнику за период с 23 по 25 февраля, и

возместить работнику суточные с учетом норм данного Постановления. За

период с 21 по 22 февраля суточные не требуют перерасчета.

Срок служебной командировки может быть продлен по приказу нанимателя.

Примечание. Подробнее о продлении срока служебной командировки см.

Путеводитель по кадровым вопросам "Служебные командировки", пункт 2.7

главы 2.

В этом случае командированному работнику возмещаются все командировочные расходы в общем порядке после возвращения его из командировки и составления авансового отчета с приложением подтверждающих документов. Командировочные расходы в случае продления срока служебной командировки могут быть дополнительно перечислены командированному работнику на карт-счет до возвращения работника из служебной командировки. При этом не требуется получать полный отчет работника по ранее перечисленным ему суммам (ч. 2 п. 34 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 N 98 (далее - Инструкция о ведении кассовых операций в наличной иностранной валюте), ч. 2 п. 39 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 N 107 (далее - Инструкция о ведении кассовых операций в белорусских рублях)). При продлении служебной командировки работника за границу на период нетрудоспособности ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, если командированный работник находится на стационарном лечении), по проезду до места командирования и обратно, а также выплачиваются суточные (п. 31 Инструкции о служебных командировках за границу, п. 7 Инструкции о возмещении расходов при служебных командировках).

Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу установлены Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 N 7 (далее - Постановление о нормах командировочных расходов при служебных командировках за границу). Исходя из данных норм рассчитывается сумма аванса, выдаваемого работнику, командированному за границу. При направлении работника в служебную командировку за границу аванс может быть выдан в белорусских рублях или в иностранной валюте (в валюте страны командирования или в иной валюте), часть аванса может быть выдана в белорусских рублях, а часть - в иностранной валюте (абз. 1 п. 8 Инструкции о служебных командировках за границу).

Пример. Заместитель директора производственной организации на

основании приказа направляется в служебную командировку в Чехию для

заключения контракта на поставку материалов. Срок командировки - 5 дней.

Аванс на служебную командировку рассчитывается исходя из расходов по

найму жилого помещения (3 дня), суточных (5 дней) (возмещение иных

расходов, а также выдача работнику билетов на проезд туда и обратно,

приобретенных по безналичному расчету, не рассматриваются). В организации

применяются нормы оплаты командировочных расходов при служебных

командировках за границу, установленные законодательством.

Расчет.

1. Суточные. В связи с тем что срок служебной командировки менее 60

дней, применяем нормы суточных, предусмотренные для работников,

направляемых в краткосрочные командировки. Так, для работников, выезжающих

в Чехию, размер суточных составляет 26 евро, общая сумма суточных - 130

евро (26 x 5).

2. Расходы по найму жилого помещения. Исходя из нормы расходов по

найму жилого помещения в сутки, установленной законодательством (до 100

евро), общая сумма расходов по найму жилого помещения - 300 евро (100 x 3).

3. Общая сумма аванса на командировочные расходы для выдачи

работнику - 430 евро (130 + 300).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Обратите внимание! │

│ Если работник организации направлен в служебную командировку за│

│границу на автотранспорте нанимателя, ему дополнительно выдается аванс на│

│приобретение горюче-смазочных материалов, оплату за стоянку,│

│компенсируются другие расходы, связанные с выполнением международных│

│автомобильных перевозок (п. 32 Инструкции о служебных командировках за│

│границу) │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Примечание. Подробнее о возмещении работнику других командировочных

расходов см. Путеводитель по кадровым вопросам "Служебные командировки",

пункт 3.5 главы 3.

Наниматель обязан ознакомить работника, командированного за границу, с расчетом на выданный аванс, а также с порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса, ответственности за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет (п. 10 Инструкции о служебных командировках за границу). Отметим, что материальная ответственность работника за нецелевое использование и (или) невозвращение неиспользованных денежных средств, выданных под отчет, регулируется гл. 37 ТК. Для применения соответствующих мер должен учитываться ряд условий: наличие вины работника в причинении нанимателю ущерба, размер ущерба и др. Работнику следует разъяснить, что остаток неизрасходованного аванса, выданного на командировку, он должен возвратить в кассу организации. В ином случае задолженность подлежит удержанию из заработной платы (п. 1 ч. 2 ст. 107 ТК). Наниматель вправе сделать распоряжение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока для возвращения неизрасходованной части аванса. Если работник не согласен с основаниями и размером удержания, спор разрешается в судебном порядке.

Примечание. Подробнее об удержаниях из заработной платы для

погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса,

выданного на служебную командировку см. Путеводитель по кадровым вопросам

"Заработная плата", подпункт 5.3.1 пункта 5.3 главы 5.

См. образец расчета аванса на командировочные расходы при служебной командировке за границу.

При этом не допускается выдача работнику наличной иностранной валюты под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, без полного отчета по ранее выданным суммам, за исключением случаев, когда направленному в командировку работнику дополнительно перечисляется валюта на карт-счет субъекта хозяйствования либо карт-счет работника (при использовании им личной карточки) для оплаты расходов, связанных со служебной командировкой (п. 34 Инструкции о ведении кассовых операций в наличной иностранной валюте).

Пример. Работник организации был направлен в служебную командировку за

границу, перед началом которой получил аванс в наличной иностранной валюте

на расходы, связанные с командировкой. После возвращения из служебной

командировки в трехдневный срок им предъявлен в бухгалтерию организации

авансовый отчет, по результатам которого у него остается остаток не

использованной им валюты, которая подлежит возврату. Однако на момент

представления отчета издан приказ на его очередную служебную командировку

за границу, на которую организация этому же работнику обязана выдать новый

аванс в иностранной валюте. В этом случае аванс по новой командировке не

может быть выдан с учетом остатка неиспользованной валюты по предыдущей

командировке: работник обязан сначала вернуть в кассу организации

неиспользованный остаток валюты и только потом получить аванс по новой

командировке.

Отчет об израсходованных суммах аванса представляется работниками, возвратившимися из командировки за границу, в течение определенного срока со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия:

- при получении наличной валюты - не позднее 3 рабочих дней;

- при получении аванса путем перечисления валюты на карт-счет и использовании пластиковой карточки - не позднее 15 рабочих дней. Отметим, что если работник получил по карточке наличные деньги и в дальнейшем их использовал, то срок для отчета об израсходованных суммах аванса - не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия.

В эти же сроки необходимо вернуть в кассу неиспользованные наличные деньги (п. 27 Инструкции о ведении кассовых операций в наличной иностранной валюте).

Возврат неиспользованной валюты возможен, в частности, при отзыве работника из командировки до истечения ее срока, установленного приказом о командировании. При этом работнику, командированному за границу, на основании подтверждающих документов в оригинале возмещаются расходы по оформлению виз и стоимость установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов (п. 30 Инструкции о служебных командировках за границу).

Примечание. Подробнее об отзыве из командировки см. Путеводитель по

кадровым вопросам "Служебные командировки", пункт 2.8 главы 2.

В случае выдачи работнику аванса в наличной иностранной валюте, отличной от иностранной валюты страны командирования, работник предъявляет отчет о расходовании полученного аванса в валюте произведенных операций страны командирования с пересчетом указанных расходов в иностранную валюту, в которой получен аванс.

Пересчет производится по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Национальным банком Республики Беларусь на дату составления отчета о расходовании полученного аванса. Если Национальный банк Республики Беларусь не устанавливает официальный курс белорусского рубля к иностранной валюте государства, в которое был командирован работник, то при составлении отчета об израсходованных суммах пересчет расходов производится по обменному курсу банка страны командирования, в которой совершена валютно-обменная операция, с приложением чека, подтверждающего ее совершение (п. 30-1 Инструкции о ведении кассовых операций в наличной иностранной валюте). Согласно п. 30 Инструкции о ведении кассовых операций в наличной иностранной валюте возврат неиспользованной наличной иностранной валюты, полученной с карт-счета, открытого в белорусских рублях, производится работником белорусскими рублями с применением официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленного Национальным банком Республики Беларусь на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты, за исключением случаев, установленных в п. 1 ч. 2 ст. 107 ТК.

Составляя отчет о расходовании полученного аванса в белорусских рублях, работник прилагает к нему чеки кассового суммирующего аппарата либо специальной компьютерной системы, выданные ему в обменном пункте (кассе банка), где он приобретал иностранную валюту. В этом случае при составлении отчета об израсходованных суммах иностранной валюты используется курс обменного пункта (кассы банка) (п. 31 Инструкции о ведении кассовых операций в наличной иностранной валюте).

В авансовом отчете, который составляется работником, прибывшим из служебной командировки в пределах Республики Беларусь, указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду, сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы (п. 10 Инструкции о возмещении расходов при служебных командировках).

Сроки представления работником в бухгалтерию организации заполненного авансового отчета отсчитываются со дня возвращения работника из служебной командировки, исключая день прибытия:

- если аванс выдавался наличными деньгами - не позднее 3 рабочих дней;

- при использовании корпоративной (личной) пластиковой карточки - не позднее 15 рабочих дней;

- если работник получил наличные деньги по пластиковой карточке и в дальнейшем использовал только наличные - не позднее 3 рабочих дней;

- если работнику перечислен аванс на пластиковую карточку и он расходовал полученные денежные средства как в безналичной, так и в наличной форме - не позднее 15 рабочих дней (ч. 1 п. 10 Инструкции о возмещении расходов при служебных командировках, п. 37 Инструкции о ведении кассовых операций в белорусских рублях).

Форма авансового отчета в настоящее время разрабатывается и утверждается организацией самостоятельно. К авансовому отчету по командировке в пределах Республики Беларусь должны быть приложены следующие документы (ч. 2 п. 10 Инструкции о возмещении расходов при служебных командировках):

- командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;

- проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

- оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

- отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Заполненный подотчетным лицом авансовый отчет (отчет о расходовании полученного аванса) представляется руководителю на утверждение (п. 7 Примерного перечня документов, подлежащих утверждению (приложение 3 к Инструкции по делопроизводству)). Представляет его, как правило, работник бухгалтерской службы после проверки данных, содержащихся в отчете, затем отчет поступает в бухгалтерскую службу для обработки и отражения в соответствующих регистрах бухгалтерского учета для формирования отчетных данных.

Для подтверждения произведенных в командировке расходов (по проезду, найму жилого помещения и др.) работники обязаны приложить к авансовому отчету (отчету о расходовании полученного аванса) оригиналы подтверждающих документов. При этом подтверждающие документы могут быть на иностранном языке. Законодательство не требует обязательного перевода таких документов. Особенности подтверждения приобретения электронных пассажирских билетов на самолеты установлены Постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 28.06.2008 N 76 "Об утверждении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации".

Ситуация из практики. По возвращении из служебной командировки из-за

границы работник заполнил авансовый отчет и приложил к нему квитанцию

электронного билета на самолет по маршруту г. Минск (Республика Беларусь) -

г. Варшава (Республика Польша) - г. Минск (Республика Беларусь) и два

посадочных талона. Электронный билет был приобретен сотрудником за наличный

расчет в валюте (225 евро). Кассовый чек сотрудник утерял и представил

информационное письмо организации, предоставляющей услуги по продаже

авиабилетов, подтверждающее в установленном порядке оплату работником

стоимости электронного билета с указанием уплаченной суммы.

В данной ситуации работник для возмещения своих расходов должен

представить оригиналы документов (проездные билеты, счета, квитанции и

посадочные талоны при приобретении электронных билетов на проезд и т.д.).

Документами, подтверждающими в данном случае факт совершения полета и

понесенных затрат, являются: маршрут/квитанция (распечатанная на бумажном

носителе, без заверения ее перевозчиком или его уполномоченным лицом),

пассажирский купон посадочного талона и документы, подтверждающие факт

оплаты (кассовый чек или приходный кассовый ордер с указанием уплаченной

суммы, при оформлении билета по безналичному расчету - платежное

поручение). Наличие в совокупности этих документов является достаточным

доказательством выполнения перевозки конкретного пассажира.

Полагаем, что при отсутствии у работника, приобретшего электронный

билет за наличный расчет, по возвращении из служебной командировки

кассового чека (в связи с утерей) ему по решению нанимателя может быть

возмещена стоимость электронного билета при наличии перечисленных в

предыдущем абзаце документов, а также информационного письма организации,

предоставляющей услуги по продаже авиабилетов, подтверждающего в

установленном порядке факт оплаты работником стоимости электронного билета

с указанием уплаченной суммы.

Представленный работником отчет о расходовании полученного аванса (авансовый отчет) является первичным учетным документом; на его основании произведенные расходы отражаются в бухгалтерском учете. По этой причине он должен быть составлен исходя из требований законодательства (подп. 1.4 п. 1 Указа Президента Республики Беларусь от 15.03.2011 N 114 "О некоторых вопросах применения первичных учетных документов", ст. 9 Закона Республики Беларусь от 18.10.1994 N 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности").

Согласно пунктам 47, 48 Инструкции о служебных командировках за границу работники должны представить письменный отчет об итогах выполнения задания по служебной командировке в 10-дневный срок со дня прибытия.

Примечание. Подробнее о задании на служебную командировку за границу

см. Путеводитель по кадровым вопросам "Служебные командировки", пункт 2.1

главы 2.

Отметим, что за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок средств в иностранной валюте, выданных под отчет, в том числе на оплату расходов по командировкам за пределы Республики Беларусь, возможно применение к нанимателям административной ответственности в виде штрафа в размере до пятикратной суммы этих средств (ст. 11.49 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП)). За несоблюдение срока возврата неиспользованных наличных денежных средств в белорусских рублях, выданных под отчет на командировочные, может быть применен административный штраф в размере от 10 до 30 базовых величин (п. 1 ст. 11.7 КоАП).

Установлено, что финансируемые из бюджета государственные органы и организации (республиканские органы государственного управления, иные государственные организации, подчиненные Правительству Республики Беларусь, местные исполнительные и распорядительные органы, областные или Минский городской Совет депутатов, Уполномоченный по делам религий и национальностей) обязаны ежеквартально подавать отчет об эффективности служебных командировок за границу работников этих органов и организаций. Форма ежеквартального отчета установлена приложением к Постановлению Министерства иностранных дел Республики Беларусь от 06.05.2011 N 3.

3.2. Расходы на проезд при направлении работника

в служебную командировку

3.2.1. Возмещение расходов на проезд при служебных

командировках в пределах Республики Беларусь

В соответствии с п. 1 ч. 2 ст. 95 ТК при служебных командировках наниматель обязан возместить командированному работнику расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно. В состав таких расходов входят расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Командированному работнику возмещаются расходы по бронированию билетов, за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных и мягких вагонах при наличии подтверждения их оплаты. В случае проезда в служебную командировку в пределах территории Республики Беларусь поездом международного сообщения стоимость выдаваемого набора питания, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит.

При нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта (подп. 6.1 Инструкции о возмещении расходов при служебных командировках).

Ситуация из практики. Работник направлен в служебную командировку в

организацию, расположенную в другом населенном пункте, на срок пять дней (с

понедельника по пятницу). Фактически работник выехал в служебную

командировку в пятницу вечером до начала служебной командировки и вернулся

обратно в воскресенье после окончания служебной командировки. В данном

случае оплата проезда к месту служебной командировки и обратно в выходные

дни работника, которые он использовал до и после командировки, производится

на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти

дни не возмещаются (п. 8 Инструкции о возмещении расходов при служебных

командировках). Оплата проезда производится на основании представленных

подлинных проездных документов, подтверждающих фактические расходы по

проезду к месту служебной командировки и обратно.