2 . Інформаційна система збуту

Для раціональної організації збутової діяльності підприємства створюють Інформаційну систему збуту.

Будується дана система та­ким чином:

• визначаються дані, необхідні для обліку (які і від кого потрібні дані; які дані можна одержати; хто аналізує дані);

• узагальнюються і надаються дані;

• визначаються шляхи руху інформації.

Раціональна інформаційна система уникає як недоліку, так і надли­шку інформації. У сучасних умовах при розвиненості телекомуніка­ційних систем і технологій все більш небезпечним стає отримання надлишку інформації. Тому актуальним є добір інформації при обліку й обробці всіляких даних.

Інформаційна система з управління збутовою діяльністю підприємства повинна містити наступну інформацію:

• позиція підприємства на ринку;

• райони діяльності продавців (розміщення споживачів);

• ступінь популярності й імідж (профіль полярності оцінок);

• параметри ділового полючи (покупці, області збуту, товарна номенклатура);

• про відносини на ринку (ситуація і розвиток), параметрах, струк­турі і вимогах ринку;

• попит - потенціал збуту; резерви збуту; кількість і типи по­купців, мотиви покупок;

• торгівля - наявні в розпорядженні підприємства шляху збуту;

• конкуренція - конкуренти і значимість частин (часткою) рин­ку, на яких вони працюють; мети, стратегії і поводження конкурентів;

• конкурентні цілі;

• причини анулювання замовлень;

• наявні на складі запаси і час їхніх постачань.

У даний час на підприємствах впроваджуються інформаційні сис­теми збуту з використанням ЕОМ. Це істотно поліпшує їхнє функціо­нування і значно знижує витрати на керування збутовою діяльністю підприємства. Природно, перехід до комп'ютеризованої інформаційної системи збуту сполучений з великими інвестиційними витратами і додатковим навчанням персоналу.

3. Суть та зміст плану збуту продукції

План збуту продукції — це обсяг продукції і послуг, який визнача­ється попитом у процесі дослідження ринку й буде реалізований у пла­новому році.

У будь-якому плані збуту, як правило, вказується кількість продукції кожного виду, а також робіт і послуг, які будуть реалізовані в запла­нованому періоді.

При рівномірних поставках обсяг продажу на плановий період мож­на визначити як добуток середньодобового випуску продукції на період за наступною формулою:

О_зб =О_с  Т_пер

О_зб — запланований обсяг збуту продукції, грн.;

О_с — середньодобовий випуск (обсяг продажу), грн.;

Т_пер — запланований період збуту (днів, місяць, квартал, рік).

При нерівномірному чи нестабільному виробництві, наприклад, при сезонних коливаннях виробництва, план збуту, як правило, складається на кожен місяць. У річний план збуту продукції підприємства включають наступні види товарів і робіт: обсяг реалізації продукції на внутрішньому ринку, розмір напівфабрикатів і комплектуючих виробів, власного виробництва, величину експортних поставок товарів, нормативи запасів готової продукції, обсяги робіт і послуг виробничого характеру у ринкових цінах.

План обсягу продажу може мати наступну структуру:

Розділ 1. Дослідження кон'юнктури ринку:

• аналіз продажу за попередній період;

• сегментація ринку;

• вибір цільового ринку;

• прогноз розвитку ринку.

Розділ 2. Планування асортименту:

• формування структури асортименту;

• планування освоєння нових виробів.

Розділ 3. Оцінка конкурентоспроможності.

Розділ 4. Планування ціни.

Розділ 5. Прогнозування гуртового продажу та за індивідуальними замовленнями.

У процесі аналізу продажу розраховуються й аналізуються наступні показники:

1) абсолютний приріст обсягу продажу в натуральному і вартісному вираженні; . .

2) зміна номенклатури (асортименту) продукції;

3) індивідуальний індекс фізичного обсягу реалізованої продукції як відношення кількості даного виду продукції, реалізованої у звітному році до кількості продукції, реалізованої в базовому періоді;

4) коефіцієнт відповідності асортименту продукції структурі потреб в ній;

5) загальний вартісний індекс продажу;

6) залишок нереалізованої продукції;

7) відмова покупців від раніше укладених договорів; : 8) повернення продукції споживачами у зв'язку з низькою якістю;

9) рентабельність продажу;

10) рентабельність обороту як питома вага прибутку в доході підпри­ємства від реалізації продукції на товарному ринку за відпускни­ми цінами підприємства.

План збуту продукції визначається виходячи з обсягу товарної про­дукції з урахуванням зміни нереалізованих залишків на початок і кінець розрахункового періоду.

Умовно етапи розробки плану збуту можна відобразити алгоритмом розробки плану .

На першому етапі на основі планових показників виробництва ви­значаються обсяги потреб у ресурсах і їх основні постачальники. При недостатності тих чи інших ресурсів необхідно узгодити план виробниц­тва і збуту продукції з урахуванням фінансово-економічних і матеріаль­но-технічних пріоритетів.

Другий етап розробки плану збуту передбачає розробку програми руху потоків виробів по всьому розподільчому ланцюгу: від виробничих підрозділів підприємства до торгових центрів кінцевого продажу чи на­віть до окремих споживачів продукції. Ця стадія пов'язана з плануван­ням потреби у складських приміщеннях і транспортних засобах. При де­фіциті останніх при необхідності переглядаються вже намічені програми товарорухів.

На заключному етапі розробки плану збуту складається програма масових переміщень товарів, оптимізується схема розміщення складсь­ких приміщень і транспортних потоків, складаються календарні плани-графіки підготовки товарів для відвантаження і поставок.

Важливою складовою частиною планування збуту є система планів, що включає стратегічний і середньостроковий плани підприємства, а та­кож річний і короткострокові плани збуту підприємства.

Стратегічний план підприємства повинен визначати на перспекти­ву найважливіші ринки збуту, розробку перспективних технологій, ви­пуск найважливіших видів продукції, основні принципи взаємодії із зов­нішнім середовищем діяльності на ринках. Відповідальність за розробку стратегічного плану несе керівництво підприємства. Середньостроковий план конкретизує стратегічний план підприємства.

Річний план збуту продукції доцільно розробляти в трьох варіантах: песимістичний, оптимістичний і найбільш ймовірний. Песимістичний ва­ріант припускає найгірші зовнішні і внутрішні умови діяльності і, влас­не кажучи, може забезпечити виживання підприємства при несприятли­вому розвитку кон'юнктури ринку. Оптимістичний варіант плану націлений на сприятливу кон'юнктуру. Цей план повинен бути метою відділу збуту підприємства. План, розроблений для найбільш ймовірно­го розвитку ринку, є плановим завданням для відділу збуту. Цей план по­винен бути обговорений у відділах, що мають відношення до його роз­робки і виконання: відділі маркетингу, виробничому відділі, відділі збуту. При цьому здійснюється координація річного плану збуту з вироб­ничою потужністю підприємства. Виробничий відділ повинен підтверди­ти можливість виконання плану збуту з урахуванням виробничої потуж­ності. Після обговорення плану збуту, узгодження його з можливостями підприємства план підлягає затвердженню керівництвом підприємства і передачі відділу збуту для виконання.

Зразок спрощеного річного плану збуту підприємства представлений у таблиці 1.

Таблиця 1

Крім перерахованих планів доцільно також розробляти тижневі плани-графіки відвантаження продукції покупцям. За допомогою цих планів-графіків координуються плани збуту з планами виробництва.

Оперативно-збутова діяльність на кожному з підприємств має свої особ­ливості, що визначаються призначенням продукції, яка випускається, ор­ганізаційною структурою збуту, галузевою специфікою підприємства тощо

Разом з тим на всіх підприємствах оперативно-збутова робота є за­вершенням процесу реалізації виробленої продукції. Оперативно-збуто­ва робота на підприємстві включає:

> розробку планів-графіків відвантаження готової продукції по-, купцям;

> приймання готової продукції від цехів-виробників і підготовку її ! до відправлення покупцям;

> організацію відвантаження продукції покупцям і оформлення документів на відвантаження;

> контроль за виконанням замовлень покупців і платоспроможні­стю клієнтів.

Плани-графіки відвантаження готової продукції розробляються на короткі періоди часу (декада або тиждень), здійснюють координацію планів збуту з планом виробництва (табл. 3.5).

Продукція, виготовлена цехами, надходить на загальнозаводський або цеховий склади готових виробів, які повинні прийняти її від цехів по кіль­кості і якості. Прийом готової продукції від цехів проводиться складом разом з відділом технічного контролю і оформляється спеціальними до­кументами: накладними, актами або відомостями. При підготовці про­дукції до відвантаження покупцям особлива увага приділяється чіткому дотриманню правил пакування і маркування, встановленню кількості про­дукції, що відвантажується (ваги, кількості тарних місць, пачок і т. п.).

У даний час поширене штрихове кодування товарів. Штриховий код готовим виробам присвоюється наприкінці виробничого циклу, і він використовується для обліку товарів на складі готової продукції. Засто­совують технології штрихового кодування товарів не тільки підприємства-виробники, але й у сфері обігу, тобто в гуртовій та роздрібній тор­гівлі. Використання технології штрихового кодування товарів у сфері обігу дозволяє забезпечити оперативність управління товарними запаса­ми, знизити внутрішньо-складські витрати, зменшити втрати товарів.

При підготовці продукції до відправлення покупцям велика увага по­винна приділятися правильному оформленню документів, які викори­стовуються при розрахунках з покупцями. До них у першу чергу нале­жать документи, що засвідчують кількість, якість і комплектність товарів, що відвантажуються:

• специфікація, що підтверджує, що товар поставлений по номен­клатурі й у кількості, передбаченій контрактом;

• сертифікат якості, що підтверджує, який товар перед відправ­ленням перевірений постачальником на відповідність технічним вимогам контракту;

• пакувальний аркуш, у якому вказується, у якій упаковці товар і в яких кількостях;

• транспортний документ, який підтверджує прийняття товару до перевезення;

• комплектувальна відомість, яка вказує, якими частинами ком­плектного постачання є деталі, що відвантажуються;

• рахунок на оплату товарів, що відвантажуються.

Рахунок виписується постачальником на партію товару, який пос­тавляється, разом з товарно-транспортною накладною (номер і дата оформлення якої обов'язково вказуються в рахунку) або у випадку пере­доплати до відпуску товару і є підставою для оплати товару.