3. Система информационного обеспечения торговых предприятий

Информационное обеспечение процесса управления представляет собой совокупность сведений о состоянии и динамике объекта управления, необходимых для принятия и реализации управленческих решений.

Информационное обеспечение - это совокупность данных, систематизированных по определенным признакам и использованных для решения конкретных задач, а также применяемых при этом методов и средств передачи и преобразования информации.

Основное задание любой организации заключается в создании такой модели информационного обеспечения управленческой деятельности, которая бы, с одной стороны, уменьшила расходы времени руководителя на осуществление рутинных операций, а с другой — отвечала требованиям экономической целесообразности, то есть оптимизировала соотношение «результаты/расходы».

На основе принципа, по которому происходит накопление, переработка и использования информации, выделяют два подхода к разработке систем информационного обеспечения — функциональный и интегрированный.

Функциональный подход является самым распространенным на современном этапе. В соответствии с ним каждое подразделение самостоятельно организует все операции по сбору и переработке информации, опираясь на собственный документооборот, методы формирования информации, каналы связи и архивы. Этот подход обусловлен существованием неразрывной связи процесса подготовки и переработки информации. Руководители сами собирают информацию, обрабатывают ее, анализируют результаты и готовят проекты управленческих решений.

Преимущество функционального подхода в том, что при его создании могут быть использованы стандартные программные средства, что удешевляет саму систему.

Недостатками этого подхода является:

— значительное дублирование информации, что приводит к заполнению многих лишних форм документов и, как следствие, вызывает дополнительные расходы труда управленческих работников;

— недостаточная гибкость системы, что осложняет использование возможностей вычислительной техники;

— высокая нагрузка на управленческие звенья и каналы связи;

— отсутствие горизонтальных связей между производственными и функциональными подразделами.

Согласно интегрированному подходу система информационного обеспечения проектируется не под каждую функцию, а под комплекс функций управления, связанных между собой последовательными и параллельными связями на основе общих данных. Использование этого подхода возможно только благодаря отделению процессов накопления, обработки и передачи информации от процессов производства и управления. Управленческий процесс при этих условиях разделяется на творческие и технические работы.

Интегрированный подход способствует централизации работы по накоплению, обработки, хранению и передачи пользователю информации, используя при этом такое ее свойство, как многократность [57, С. 141-142].

Структура информационного обеспечения состоит из нескольких элементов:

- информационный фонд;

- коммуникационные сети и каналы коммуникации;

- технические средства в информационном процессе;

- методы обработки и использования информации, систематизации информации, анализа, прогнозирования и планирования показателей;

- набор организационных и методических приемов, необходимых для повышения надежности информационного обеспечения.

Информационный фонд - набор данных, необходимый для осуществления всех функций и этапов процесса управления. Объем и содержание информационного фонда зависят от способов и источников его формирования, от задач, которые следует решать в процессе управления. На объем информационного фонда оказывают влияние уровень управления, степень автоматизации и механизации информационного процесса.

В современных условиях совершенствование информационного обеспечения базируется на использовании высокотехничных информационных технологий.

Информационная технология - использование вычислительной техники и систем связи для создания, сбора, передачи, хранения и обработки информации для всех сфер деятельности фирмы.

Информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Введение современных информационных технологий начинается с подготовки материального обеспечения, формирование информационных потоков внутри подразделения и между ними, с подготовки контингента специалистов и пользователей. Полная интегрированная информационная технология менеджмента охватывает процессы:

- связь и коммуникации;

- сбор, хранение информации и обеспечение доступа к ней;

- анализ информации;

- подготовка текстов и поддержка индивидуальной деятельности специалистов и руководителей;

- программирование и моделирование;

- решение специальных задач.

Для создания надлежащего информационного обеспечения необходимо сочетание всех шести элементов системы информационных технологий как в управленческом аппарате предприятия, так и на рабочих местах специалистов экономической службы. Наиболее комплексно используются преимущества информационных технологий при создании автоматизированных рабочих мест специалистов [47, С. 91-92].

С помощью надлежащего информационного обеспечения должна работать система постоянного слежения за деятельностью предприятия, что возможно с помощью создания внутрифирменной системы информации.

Основные принципы и цели:

- определение требований к содержанию информации и ее характеру в зави­симости от целенаправленности;

- выработка системы хранения, использования, предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении;

- определение потребностей в технических средствах (в том числе компьютер­ной технике) в фирме в целом и в каждом хозяйственном подразделении;

- разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;

- проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ марке­тинга, в планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации;

- автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;

- обеспечение копировальными устройствами, телексами, всеми средствами свя­зи и коммуникаций в рамках фирмы в целом и ее отдельных подразделений;

- автоматизация административно-управленческого труда на основе использо­вания компьютерной техники [14, С. 135].

Внутрифирменная система информации выполняет следующие основные функции:

- определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управле­ния производственно-сбытовой деятельностью фирмы;

- определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждо­го управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;

- централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду техни­ческих средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;

- определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение магнитных лент, дискет, бумаги и пр.);

- обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;

- разработка программных средств, прикладных программ [14, С. 136].

Важными задачами внутрифирменной системы информации являются:

- координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и современности поступления финансовой информации по предприятию в целом;

- определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;

- определение основных направлений развития технологий обработки информации.

Для удовлетворения потребностей разных организационных уровней и функциональных сфер менеджмента используют такие типы информационных систем:

1. операционно-исполнительные;

2. офисные автоматизированные;

3. управленческие информационные системы;

4. системы поддержки решения;

5. системы поддержки выполнения решений;

6. Интернет-сети.

Операционно-исполнительная система - это компьютерная информационная система, выполняющая рутинные текущие операции, обеспечивая прямую поддержку организации на операционном уровне. Является главным источником информации, которая используется другими типами компьютерных систем организаций. Примером такой системы являются автоматические сканеры в торговых сетях фирмы, которые дают информацию об объемах и ассортименте проданной продукции.

Офисная автоматизированная система имеет заданием облегчить связь и повысить производительность руководителей и офисных работников путем усовершенствование документооборота и передаточных процессов. Это селекторная передача информации, электронный календарь, телеконференция, графики и т. п.

Управленческая информационная система предоставляет повседневную информацию менеджерам среднего и низшего уровней; собирает данные, систематизирует их в форме, удобной для работы менеджеров соответствующих функциональных отделов, и обеспечивает их ею. Ориентированная на текущие, операционные направления деятельности. Особенно важна в планировании, принятии решений, контроле. Как правило, система подытоживает информацию из операционно-исполнительных систем для подготовки текущих отчетов, для оперативного управления процессами. Например, работник службы маркетинга может из этой системы узнать о подготовке для клиента заказа и дату его отгрузки; операционный менеджер может наблюдать за использование материальных ресурсов в процессе изготовления продукции.

Система поддержки решений (СПР) способствует процессу принятия управленческих решений в нечетко структурированных ситуациях. Такие системы не указывают, какие именно решения являются оптимальными, но направляют процесс принятия решений в правильное русло с помощью специальных приемов, которые помогают менеджерам детальнее анализировать ситуацию.

Системы поддержки выполнения решений поддерживают выполнение решений и эффективное функционирование организаций на высших уровнях. Такие системы разработаны недавно и их иногда называют исполнительско-информационными.

Интернет-сети - это локальные коммуникационные сети, которые действуют в пределах одной фирмы. Они дают возможность каждой структурной единице фирмы накапливать информацию о себе и делать ее доступной для своих работников, а при необходимости обмениваться информацией с другими функциональными отделами. Использование электронных средств сохранения информации дает возможность, по опыту Ваnk оf Аmеriса, сократить потребление бумаги на 25%, а системное применение этих средств повышает эффективность управленческого труда в три раза [57, С.143-145].