3.5.1.1. Расчёты с арендаторами (съёмщиками)

Согласно договора, арендаторы (съёмщики) должны ежемесячно (ежеквартально) переводить сумму аренды (квартплаты) на счёт управляющей организации или собственника недвижимости. Оплата может производиться наличными через банк, списываться со счёта (инкассо) или по счёт-фактуре с юридическими лицами. Администрация следит за рассылкой счетов и контролирует поступление средств, проводит работу с должниками по погашению задолженности. В этом случае могут применяться санкции, согласно договора, прекращение предоставления услуг, расторжение договора, взыскание долга через суд.

3.5.1.2. Контроль за сменой жильцов

Заключение или окончание договора с пользователем сопряжён с обменом информацией между пользователем и управляющей организацией. Информация поступает в соответствующие службы управления, где фиксируют данные о пользователе, контролируются сроки договора, суммы оплаты, дату оплаты, просрочки платежей, санкции и прочее. Полученные данные могут использоваться при анализе и разработке политики управления.

3.5.1.3. Учёт расходов на обслуживание

В договоре с пользователем оговаривается объём предоставляемых услуг и их стоимость. На этой основе составляется смета расходов на обслуживание и определяется ежемесячный или ежеквартальный аванс пользователей, который учитывается во взаиморасчётах.

Ежегодно производится расчёт всех расходов по обслуживанию каждого пользователя и производится расчёт полученных авансов. На этой основе рассчитывается итоговое сальдо расчётов между управляющей организацией и пользователем авансов. В расходы учитываются затраты на администрацию, аппарат управления. Для получения частных показателей расходов, они учитываются по видам затрат, типам помещений, видам недвижимости.

3.5.1.4. Составление отчётности

Информационным обеспечение на тактическом уровне являются технические, финансово-экономические, бухгалтерские отчёты служб компании, управляющей на оперативном уровне. Периодичность отчётности устанавливается управляющим на тактическом уровне. Например, недельные, ежемесячные, ежеквартальные.

3.5.2. Техническое управление

Техническое управление связано с поддержанием недвижимости в технически исправном состоянии, проведении обслуживаний, плановых и внеплановых ремонтов, проведение обновлений и перепланировок, консультаций по техническим вопросам. Отдельные составляющие технического управления приведены в таблице 3.3.

Техническое управление

Таблица 3.3.

Этапы	Наименование этапов
I	Ремонт по вызовам (жалобам жильцов)
II	Ремонт при смене съёмщика
III	Договоры о техобслуживании
IV	Плановый ремонт
V	Коммерческий ремонт

3.5.2.1. Ремонт по вызовам (жалобам жильцов)

Жалобы съёмщиков (жильцов) на техническую неисправность помещений или коммуникаций должны выслушиваться со вниманием, вежливо и немедленно устраняться причины жалоб. Процедура работы с жалобами может быть различной в зависимости от условий договора со съёмщиком, типу недвижимости (жилая или нежилая). На начальном этапе производится изучение проблемы, выясняется виновный, для определения за чей счёт производить ремонт – съёмщика или управляющей компании. Выводы обсуждаются со съёмщиком и принимаются решения. Ремонт внутри жилых помещений производится за счёт жильцов, если это не касается общих для всех коммуникаций (трубопроводов). В остальных случаях работы производятся за счёт виновного.