Вимоги, які забезпечують успішність рішення:

• наукова обгрунтованість;

• цілеспрямованість;

• кількісна та якісна визначеність;

• правомірність;

• оптимальність;

• своєчасність;

• комплексність;

• гнучкість;

• повнота оформлення.

Правила, яких необхідно дотримуватися при прийнятті управлінського рішення:

1. Уникати непотрібних рішень. Рішення, які не впливають на діяльність організації та управління людьми, є зайвими.

2. Не можна допускати збігання рішень, тобто не потрібно приймати кілька рішень для розв’язання однієї проблеми.

3. Рішення не можна переносити. Передоручення виконання рішення іншій особі недопустимо.

4. Рішення має відповідати рівню організації та співробітництва.

5. Для рутинних рішень необхідно створювати правила їх прийняття.

6. Необхідно залучати працівників до всіх етапів розробки та прийняття рішень. Їх участь у прийнятті рішень не означає тільки присутність при остаточному затвердженні рішення.

7. Ефективність рішень зростає при залученні до процесу їх розроблення осіб, яких вони безпосередньо стосуються.

Тема 13 Інформація і комунікації в менеджменті

13.1. Інформація, її види та роль в менеджменті

Інформація (лат. «informatio» - роз’яснення) – відомості про навколишній світ, процеси. Які в ньому відбуваються, події, ситуації, явища, які отримують і якими обмінюються люди безпосередньо чи за допомогою певних пристроїв.

Інформація – сукупність повідомлень, які відображають конкретний аспект явища, події, виробничо-господарської діяльності.

№	КЛАСИФІКАЦІЙНА ОЗНАКА	ВИДИ ІНФОРМАЦІЇ
1	За джерелами виникнення	Зовнішня – надходження від різних організацій (вхідна) і до них (вихідна) Внутрішня – циркулює між підрозділами організації
2	За ступенем оброблення	Первинна Вторинна (похідна)
3	За ознакою стабільності	Постійна (умовно-постійна) – не змінюється протягом певного часу (нормативи, норми, розцінки, плани). Змінна – відображає кількісну і якісну характеристику, результати господарської діяльності на певну дату чи за певний час.
4	За характером реєстрації (фіксації)	Фіксована (документована) – на паперових і технічних носіях. Нефіксована – передається усно.
5	За рівнем систематизації	Систематизована (бухгалтерська та статистична звітність). Несистематизована (листи, довідки тощо).
6	За напрямами руху	Пряма. Зворотня.
7	За змістом даних	Науково-технічна, управлінська, обліково-статистична.
8	За роллю у про-цесі кправління	Директивна, розпорядча, нормативна, прогнозна, планова, облікова, звітна, контрольна, аналітична.

13.2. Поняття і характеристика комунікацій

Комунікація (лат. «communiko» - спілкуюсь) в менеджменті – обмін інформацією, внаслідок якого керівник одержує необхідну для прийняття ефективних рішень інформацію і доводить її до підлеглих теж у формі інформації.

Існує два види комунікацій:

1) Між організацією і зовнішнім середовищем. Наприклад, обмін інформацією піприємства зі споживачами відбувається через рекламу, з державою – через зміни, з політичною системою – шляхом створення лобі в парламенті. Під дією зовнішнього оточення проводяться наради, обговорення, телефонні переговори, готуються службові записки, відеострічки, звіти тощо.

2) Між рівнями, підрозділами і працівниками організації. Тут комунікації можуть здійснюватися:

• Від вищих рівнів управління но нижчих, тобто „зверху до низу”. Наприклад, начальник інформує підлеглих про поточні завдвння, зміну технології роботи, нові приорітети.

• Між різними підрозділами (відділами, цехами).

• Від нижчих рівнів до вищих. Найчастіше так надходить інформація про недоліки, порушення, страйкову ситуацію тощо.

• Між кремимим працівниками.

• Між менеджером (керівником) і його робочою групою (апаратом).

13.3. Комунікативний процес та його організація

Комунікативний процес – обмін інформацією між індивідами або їх групами, метою якого є усвідомлення повідомлень, що містять певну інформацію.

Елементи комунікації:

1. Відправник – особа. Яка генерує ідеї або збирає і передає інформацію.

2. Повідомлення – інформація, закодована за допомогою символів.

3. Канал або засіб передавання інформації.

4. Одержувач – особа, якій призначена інформація і яка її інтерпритує.

ЕТАПИ КОМУНІКАЦІЇ

Відправник (посадова особа, організація) формує або відбирає ідею

Зворотній

зв’язок

Відправник перетворює ідею на повідомлення шляхом кодування

Відправник вибирає канал і способи передачі повідомлення

Відправник передає повідомлення каналом

Отримувач декодує повідомлення (ідею), перетворюючи символи відправника в думки отримувача

Отримувач оцінює і уточнює ступінь розуміння повідомлення (ідеї)

На якість організаційних комунікацій можуть впливати:

• деформація повідомлень на різних етапах процесу комунікацій;

• інформаційні перевантаження в системі комунікацій;

• незадовільна структура управління організації;

• громіздка структура організаційного управління.

Удосконаленню комунікацій і ліквідації перепон в організації сприяють:

• раціоналізація структури комунікаційного процесу;

• удосконалення документообігу;

• ефективне застосування графічних засобів;

• вдосконалення функцій менеджменту;

• поліпшення зворотного зв’язку;

• запровадження системи вивчення пропозицій працівників (наприклад, за допомогою встановлення скриньок пропозицій);

• використання інформаційних бюлетнів;

• застосування сучасних інформаційних технологій: персональних комп’ютерів, електронної пошти, відеотехніки, радіо, телебачення тощо.

Під час здійснення різних видів комунікацій особливої ваги набуває культура спілкування – дотримування правил поведінки, етикету, передбачених міжнародним протоколом.