54. Система отчетности на элементы организационной системы.

В основе любого аудита лежит отлаженная система учета в виде отчетов по утвержденным формам. Так, в бухгалтерском учете, обязательном для организаций всех форм собственности, эти отчеты утверждены Минфином РФ, Пенсионным фондом РФ, Госкомстатом РФ и Госналогслужбой РФ в виде форм приложений, расчетов, отчетов и справок. Заполнение отчетов и их проверка регулируются международными или национальными стандартами учета. Таким образом, связка между формами учета и стандартами очевидна.

В других видах учета деятельности организации (маркетинговом, геологическом или экологическом) регламентация учетных документов идет на уровне собственных разработок. Возможен соблазн взять за основу принципы составления форм учета, принятые для бухгалтерского учета, и сформировать набор форм для учета элементов системы управления организации. Однако следует учитывать, что с точки зрения теории управления операции бухгалтерского учета относятся к технической системе, в которой высока детерминированность всех процессов и невелик набор возможных решений. Операции, а точнее, процессы, происходящие в системе управления, относятся к социальной системе, в которой преимущественно преобладают многовариантность решений, частичная неопределенность их реализации и относительная размытость единиц измерения параметров состояния элементов системы управления организации. Обработка данных таких отчетов в строгом понимании должна проводиться методами кластерного анализа на базе теории размытых множеств — это перспектива развития учетного дела в системе управления. Наша задача заключается в том, чтобы, используя современный уровень развития теории организации и квалификации руководителей и специалистов, совместно сформировать проекты отчетов и стандартов на элементы системы управления.

55. Технология проведения организационного аудита

Процесс состоит из четырех этапов: выработка цели, оценка ситуации, определение проблемы, принятие решений. В зависимости от сложности и трудоемкости этапы могут представляться в виде либо иерархии процессов, либо простого набора процедур и операций.

Процесс аудита отражает количественные и качественные изменения как явления во времени. Результат этого процесса — достижение цели аудита. С точки зрения системного подхода процесс аудита составляет часть общего процесса управления организацией.

С учетом специфики терминологии аудита его этапы получили следующие наименования: цели аудита (Ц), формирование набора рабочих стандартов (НС), выбор и заполнение учетных форм (УФ), выявление отклонений (П), оценка отклонений (О), принятие решения о дальнейших действиях (Р), составление аудиторского заключения (A3).

Набор процедур для всех этапов одинаков и включает: разработку, согласование, утверждение, организацию и принятие.

Каждая процедура состоит из следующего набора операций: определение, формулировка, расчет вариантов и средств реализации, накопление, хранение, обработка, анализ и оценка.

Содержание этапа “цели аудита”. можно сформулировать общую цель аудита элементов систем управления: формирование мнения аудитора о степени соответствия реального состояния элементов системы управления организации (управленческой деятельности или механизма управления) или заявленных как реальные состояния принятым стандартам, правилам и нормам на базе законов и закономерностей организации и для организаций.

Аудит призван определить, решена ли основная задача системы управления — сформирована ли профессиональная управленческая деятельность.

Содержание этапа “формирование набора рабочих стандартов”. Учитывая, что международные стандарты учета для аудита элементов систем управления находятся в процессе разработки, рассмотрим разработанные проекты стандартов на отдельные элементы системы управления. Набор разработанных рабочих стандартов существенно меньше требуемого для систем управления в целом. И эта работа, несомненно, будет продолжена.

Содержание этапа “выбор набора форм и их заполнение”. Организационный аудит элементов систем управления — это достаточно широкая сфера контрольной деятельности. Он предусматривает аудит организационных структур управления, конкретных схем органов управления, целей, функций, применяемых принципов и методов, технических средств и технологий управления. В дальнейшем при развитии аудита может потребоваться еще проводить и аудит аудита.

Содержание этапа “выявление отклонений”. Сравнение данных, представленных в рабочих стандартах, с реально полученными аудиторами или синтезированными ими на основе косвенных данных, формирует отклонения. Сравниваемые значения проверяемых параметров с рабочими стандартами заносят в таблицу, которая составляет неотъемлемую часть при оформлении аудиторского заключения.

Содержание этапа “оценка результатов аудита”. Величина отклонений, зафиксированная в таблице, является основанием для оценки результатов аудита. Оценка отражает уровень функционирования системы управления и имеет четыре значения: стабильно профессиональный, преимущественно профессиональный, непрофессиональный.

Содержание этапа “принятие решения о дальнейших действиях”. На рис 7.14 рассмотрены основные варианты действий руководителя при неудовлетворительных результатах, полученных при сопоставлении реальных и требуемых данных аудитором.

Содержание этапа “аудиторское заключение”. Аудиторское заключение — важнейший документ, отражающий все этапы процесса аудита элементов систем управления. Общий подход к составлению аудиторского заключения, несомненно, должен отражать международные нормативы аудита. Структура аудиторского заключения независимо от полученных результатов должна включать восемь основных частей: наименование заключения, адресат аудиторского заключения, вводную часть, сферу аудита, мнение аудитора, название аудиторской фирмы (полное и краткое) и ее реквизиты, подписи аудиторов, дату аудиторского заключения.

Независимый контроль управленческой деятельности существенно повышает ее эффективность.

Структурная сторона процесса проведения организационного аудита, включающего семь этапов, достаточно хорошо реализуется на практике. Процессорная сторона организационного аудита базируется на пяти принципах:

• процесс должен быть направлен на достижение целей, а не на устранение возмущающих воздействий;

• при формировании стандартов и норм необходимо учитывать как можно больше управляемых и неуправляемых факторов, существенно влияющих на процесс;

• следует максимально сокращать влияние субъективного фактора на процесс;

• процесс должен обеспечиваться оптимальной информационной средой;

• процедуры и операции каждого этапа процесса должны быть обоснованы (согласованы, утверждены и т.д.).