39. Методика проектирования информационного системы управления.

Если в классификатор функций выполняемых системой управления. ввести полный комплект документации, разрабатываемой по каждой специфической функции управления, то можно получить документированное описание информационной системы функциональной управленческой деятельности, отражаемой в документах.

При оставлении предварительного перечня документов необходимо исходить из понятий общих функций управления.

По функции «Текущее планирование» в качестве основных документов выступают календарные планы, которые составляются только по тем элементам организационной деятельности и производственным подразделениям организации, которые имеют технико-экономическое описание и являются предметом организационно-экономической управленческой деятельности.

По функции «Организация» документация, как правило, относится к описанию производственно-технологических процессов, т.е. в документах отражаются взаимосвязи элементов в процессе производственной деятельности в расчетном технологическом проектном и текущем времени и пространстве. поэтому основу организационной документации составляет производственная и технологическая документация (не поняла)

По функции «Координация» в качестве документов выступают только специальные координационные планы, обеспечивающие согласование направлений и усилий деятельности различных производственных структурных подразделений организации или межорганизационные отношения. Поэтому для отдельных стадий «жизненного цикла» элементов организации документы по функции «Координация» не разрабатываются.

По функции «регулирование» специальных документов не разрабатывается. а используется графиковая организационо-технологическая документация.

По функции «Учет» составляются все виды учетной документации, соответствующие плановым документам в разрезе календарного времени, технологическим документам в разрезе календарного времени, технологическим документам, а также все виды первичной документации бухгалтерского учета.

По функции «Анализ» специальных отдельных отделных документов не составляется, а разрабатываются специфические аналитические разделы в составе общего анализа производственной деятельности организации за определенный плановый период.

В модели классификатора функций системы управления даны рекомендации по возможному составу документов по всем специфиеским функциям управления.

На основании предварительного перечня документов, необходимых для решения основных функциональных задач, разрабатываются макеты форм рабочих документов.

Суть этого метода заключается в использовании матриц общая схема которых выглядит следующим образом: Документ Реквизит Показатель

Под реквизитами документа понимаются такие данные, которые придают документу юридический статус, законную силу и отражают принятое управленческое решение, направленное на исполнение. К такого рода данным относятся адреса, телефоны и иные данные, характеризующие изготовителя – лица, утвердившего документ, и получателя документа, дата изготовления и утверждения документа, срок действия документа.

Под показателями документа понимаются такие данные, которые отражают определенные технико-технологические, ресурсные, технико-экономические и другие характеристики. процессов деятельности организации.

Использование подобного метода позволяет сократить или свести до минимума дублирование информации 9за исключение показателей строгой статистической и бухгалтерской отчетности) и тем самым существенно сократить трудоемкость управленческой деятельности и соответственно численность управленческого персонала повысить эффективность управленческих связей за счет оптимизации информационных и документационных потоков.

Для окончательного формирования макетов документов необходимо осуществить описание разработки каждого документа в форме оперограмм. На основе опрограмм проектируется функциональное содержание и разрабатывается техническое обеспечение управленческой деятельности, а также нормативное проектирование систем управления, т.е. расчет численности управленческого персонала.

Оперограмма представляет собой описание процесса разработки, согласования, утверждения и доведения документов до исполнителей в форме схемы последовательно осуществляемых функциональных операций. Они составляются по всем формам документов. пример оперограммы приведен в таблице Форма оперограмм – матрица.

№ Шифры

документов Шифры операций и процедур Должностные позиции в системе управления

На основании оперограмм документов разрабатываются макет документов, функциональная структура системы управления, схемы документооборота и информационных связей, осуществляется нормативное проектирование функциональной управленческой деятельности.

проектирование информационного обеспечения нефункциональной управленческой деятельности – стратегического управления – именно вследствие нерегламентированности этой деятельности может быть ограничено лишь перечнем необходимых документов.

Конкретный состав документов стратегического управления формируется в различных композициях на основании предложенной матрицы в зависимости от специфики организационной деятельности.

По функции «Организация» документация, как правило, относится к писанию производственно-технологических процессов, т.е. в документах тражаются взаимосвязи элементов в процессе производственной деятельности в расчетном технологическом проектном и текущем времени и пространстве. поэтому основу организационной документации составляет производственная и технологическая документация (не поняла)

По функции «Координация» в качестве документов выступают только специальные координационные планы, обеспечивающие согласование направлений и усилий деятельности различных производственных структурных подразделений организации или межорганизационные отношения. Поэтому для отдельных стадий «жизненного цикла» элементов организации документы по функции «Координация» не разрабатываются.

По функции «регулирование» специальных документов не разрабатывается. а используется графиковая организационо-технологическая документация.

По функции «Учет» составляются все виды учетной документации, соответствующие плановым документам в разрезе календарного времени, технологическим документам в разрезе календарного времени, технологическим документам, а также все виды первичной документации бухгалтерского учета. При анализе информационного обеспечения действующих систем управления на основе данных таких матриц можно установить дублирующие, нерациональные связи документов, реквизитов, показателей.

При организационном проектировании на основании матриц можно сформировать лишь примерные состав и структуру документов и соответственно разработать предварительные макеты документов, функционирующих в системе управления. (Под макетом документа понимается такая его форма, в которой отражены все характеристики документа (реквизиты. параметры, показатели) и принципиально схематично размещены в структуре, но не в рабочем масштабе. рабочий документ отличается от макета расчетными параметрами знаковой информационной структуры документа).

Для окончательного формирования макетов документов необходимо осуществить описание разработки каждого документа в форме оперограмм. На основе опрограмм проектируется функциональное содержание и разрабатывается техническое обеспечение управленческой деятельности, а также нормативное проектирование систем управления, т.е. расчет численности управленческого персонала.

Оперограмма представляет собой описание процесса разработки, согласования, утверждения и доведения документов до исполнителей в форме схемы последовательно осуществляемых функциональных операций. В качестве нормативных проектных должностных позиций в системе управления могут быть предложены следующие:

- начальник

- технический директор (главный инженер)

- заместители начальника по функциям

- главные специалисты: главный экономист, главный технолог, главный механик, главный энергетик, юрист-консульт, секретарь-референт;

- начальники и заместители начальников функциональных структурных подразделений (отделов): технического, технологического, подготовки производства, экспертизы. проектно-сметной документации, сметно-договорного, планово-экономического, финансового. бухгалтерии, материально-технического обеспечения, комплектации. отдела реализации, кадров, техники безопасности, организации труда, административно-хозяйственного отдела.

руководители групп, старшие инженеры (экономисты, бухгалтеры), техники соответствующих функциональных структурных подразделений проектирование информационного обеспечения нефункциональной управленческой деятельности – стратегического управления – именно вследствие нерегламентированности этой деятельности может быть ограничено лишь перечнем необходимых документов.

Конкретный состав документов стратегического управления формируется в различных композициях на основании предложенной матрицы в зависимости от специфики организационной деятельности.