14.3. Організаційно-розпорядчі методи менеджменту

Навіть у найзлагодженішій організації неможливо детально та повністю запрограмувати всю діяльність керуючої і керованої підси­стем. Крім цього, при швидкій зміні умов зовнішнього середовища, об'єктивно обов'язкові суттєві порушення зв'язків, пропорцій, по­годженості й ритмічності в роботі організацій.

Методи організаційно-розпорядчого впливу забезпечують підтримку організованості в роботі та високої дисципліни праці, координацію трудових зусиль працівників шляхом адміністратив­ного спонукання їх до дій, а також контроль за роботою як цілих організацій, так і окремих підрозділів та працівників.

Організаційно-розпорядчі методи, які ще називають адміністра­тивними, спрямовані на використання таких мотиваторів трудової діяльності, як почуття обов'язку, відповідальності, в тому числі ад­міністративної.

Однак поняття «організаційно-розпорядчих методів управлін­ня ширше, оскільки адміністративні методи ґрунтуються на засто­суванні нормативних актів (постанов, наказів, інструкцій), а органі­заційно-розпорядчі методи охоплюють усю сутність організаційної складової механізму управління.

Характерними особливостями організаційно-розпорядчих ме­тодів є прямий вплив на керований об'єкт, обов'язковий характер виконання вказівок, розпоряджень, наказів керівників для підлег­лих, суворо визначена відповідальність за виконання (невиконан­ня) вказівок і розпоряджень.

Організаційно-розпорядчі методи тісно пов'язані з економічни­ми методами менеджменту, оскільки вони спрямовані на вирішен­ня єдиних завдань щодо досягнення цілей господарської (комер­ційної) діяльності. Разом з тим організаційно-розпорядчі методи менеджменту відрізняються від економічних. Основою їх розмежу­вання є механізм дії та форма прояву цих методів у процесі управ­ління.

Економічні методи менеджменту ґрунтуються на врахуванні економічних інтересів людей та оптимальному їх поєднанні.

Організаційно-розпорядчі методи менеджменту ґрунтуються на таких індивідуальних та групових властивостях людей, як почуття обов'язку, відповідальності, дисципліни тощо.

Органіазційно-розпорядчі методи менеджменту використовують у нерозривному зв'язку із соціально-психологічними методами. Сприйняття колективом адміністративних впливів залежить від його зрілості, від того, наскільки ці впливи доповнюються вирішен­ням соціальних завдань, враховують психологію людей, їх потреби.

Застосування органіазційно-розпорядчих методів менеджменту передує економічним методам, оскільки для того, щоб використати останні, потрібно організаційно сформувати об'єкт управління та структуру управління.

У процесі функціонування господарської системи економічні ме­тоди реалізуються у формі організаційно-розпорядчого впливу суб'єкта управління на об'єкт управління (через постанови, накази, розпоряд­ження та ін.). Тісний зв'язок цих двох груп методів синтезує ефектив­ний вплив управляючої підсистеми на керовану підсистему.

Усі організаційно-розпорядчі методи умовно поділяють на ме­тоди організаційного впливу і розпорядчого впливі.

Одним із видів організаційного впливу є організаційне регла­ментування, яке полягає у встановленні основоположних правил, що регулюють створення і діяльність підприємств, підрозділів і по­садових осіб. Організаційне регламентування здійснюється за до­помогою таких нормативних актів управління, як статут, положен­ня, посадова інструкція.

Статут є основним нормативним актом управління формаль­ної організації незалежно від форм власності.

Статути розробляються засновниками організації, обговорюють­ся на зборах колективу цієї організації і здаються в місцеві органи виконавчої влади для реєстрації і затвердження.

Тільки після державної реєстрації статуту організація може здійснювати господарську (комерційну) діяльність. У статуті органі­зації обов'язково зазначають: найменування, адресу організацій, її засновників, види діяльності, статутний фонд, форму власності і правову форму підприємництва, систему органів управління органі­зацією, їх функції, повноваження, відповідальність, порядок призна­чення і звільнення з посади керівного складу організації, порядок припинення діяльності і ліквідації організації.

У статуті обов'язково визначаються цілі і завдання організації, повноваження керівника для здійснення господарської (комерцій­ної) діяльності, завдяки чому дії керівника набувають легітимності.

До важливих нормативних актів управління організацією відно­сяться Положення, які розробляються засновниками організації з метою розмежування функцій, повноважень, прав і відповідальності в системі управління організацією, діяльності її структурних підрозділів і посадових осіб.

Організаційне нормування як метод впливу передбачає розробку різних нормативів, які використовуються в системі управління органі­зацією, правил внутрішнього розпорядку, розмірів амортизаційних відрахунків, норм керованості, норм витрат електроенергії, сировини, норми тривалості робочого дня, термінів впровадження нової техніки, мінімальної норми оплати праці, норми чисельності працівників, вип­лати дивідендів акціонерам тощо. Нормативи розробляються як орга­нами державної влади і управління, так і самою організацією.

Організаційно-методичне інструктування здійснюється через розробку і практичне використання інструктивних матеріалів, що визначають порядок і методи виконання управлінських робіт.

Організаційно-методичне інструктування — найбільш м'який спосіб організаційного впливу. Він полягає в ознайомленні з умо­вами роботи чи обставинами дорученої роботи, з'ясуванні питань, можливих ускладнень, пересторозі щодо можливих помилок, у по­радах щодо якісного виконання певних видів робіт.

Інструктування може здійснюватися за допомогою документів, радіо, телефону, селектора, відеоконференцій, особистим контактом керівника з підлеглими тощо.

У практичній діяльності організацій найбільш розповсюджени­ми актами організаційно-методичного інструктування є посадові інструкції і правила.

Посадова інструкція визначає статус (місце) працівника в системі управління організацією, закріплює за ним певні види діяльності і надає повноваження, необхідні для виконання посадових обов'язків.

Правило вказує на те, що слід зробити в тій чи іншій ситуації. Воно розраховане на вирішення конкретного питання.

Розробка і використання посадових інструкцій і правил є важ­ливими умовами ефективності і безпечної праці управлінського персоналу.

Для забезпечення ритмічної, узгодженої діяльності апарату уп­равління недостатньо використовувати тільки методи організацій­ного впливу. Через те керівники організацій вдаються до методів розпорядчого (адміністративного) впливу.

На відміну від методів організаційного впливу, спрямованих переважно на формування системи управління, розпорядчі методи дають змогу оперативно вирішувати окремі питання. Основою роз­порядчого впливу є порядок управління, розроблений в результаті актів організаційного впливу. Всі акти розпорядчого впливу, як правило, надходять суворо в одному напрямі: від вищих управлін­ських ланок до низових, від керівника до підлеглих.

Для розпорядчого впливу характерна нерегулярність його ви­никнення, оскільки відхилення в прийнятому порядку управління виникають раптово і їх складно передбачити наперед. У добре ор­ганізованій системі ці відхилення зведені до мінімуму. Проте через різноманітні зовнішні і внутрішні причини інколи і в ній виникає потреба в застосуванні розпорядчого впливу.

Причинами таких відхилень у системі управління організації можуть бути: неритмічність завезення товарів у торгову мережу, в технологічній системі — порушення технологічного процесу опто­вого та роздрібного продажу товарів, надходження від постачаль­ників неякісних товарів, недодержання регламентів та режимів ро­боти; в системі організації праці — порушення трудової дисципліни, використання недосконалих систем матеріального стимулювання праці тощо; в економічній системі — невідповідність фактичних витрат обігу запланованим, недосконалість діючих систем плану­вання та економічного стимулювання.

Методи розпорядчого впливу дають змогу запобігти відхилен­ню від планової програми господарювання, здійснити перехід сис­теми до стану рівноваги, наприклад, впроваджешія більш доскона­лого порядку організації праці, планування, стимулювання та ін.

Залежно від змісту і рівня управління розпорядчий вплив може здійснюватися у формі постанов, наказів, розпоряджень, вказівок та резолюцій. Усе це — види впливу, а не документи.

Документи з аналогічними назвами — це лише зовнішній про­яв розпорядчого впливу. Сам же розпорядчий вплив може бути за формою усним чи оформленим документально. Кожна з цих форм має свої переваги. Усна форма більш оперативна. Документальна форма сприяє кращому обліку і контролю виконання розпоряд­жень. Поєднання різних форм розпорядчої діяльності становить важливу складову діяльності керівника.

Постанови — це розпорядчі акти, які приймаються колегіаль­ними органами підприємства (збори акціонерів, правління акціо­нерного товариства) і містять шляхи вирішення важливих питань, що стосуються всієї організації.

Основною формою розпорядчого впливу на підприємствах, яки­ми керують керівники на засадах єдиноначальності, є накази.

Наказ — це письмова форма вирішення певного завдання чи ситуації з переліком конкретних шляхів, строків, порядку, відпов­ідальних осіб і форм контролю.

Накази видаються тільки керівниками організацій, а в разі відсутності з поважних причин (хвороба, відрядження тощо) — їх заступниками.

Виконання наказу є обов'язковим, оскільки він виявляє волю лінійного керівника, який має право одноосібно приймати рішення.

Різновидом розпорядчого впливу є розпорядження, яке видаєть­ся лінійним або функціональним керівником організації для вирішення оперативних завдань чи ситуацій. Розпорядження, на відміну від наказу, може бути видано в письмовій чи усній формі. Розпорядження мають обмежений строк дії і стосуються вузького кола питань і виконавців.

Різновидом розпорядчого впливу є усна вказівка лінійного або функціонального керівника організації. Найчастіше цю форму впли­ву застосовують керівники низової ланки: керівники відділів, секцій, дільниць підприємств.

В управлінні також широко застосовується резолюція, яка являє собою конкретну вказівку виконавцю щодо здійснення тих чи інших дій, передбачених посадовою інструкцією чи іншим норма­тивним актом управління.

Резолюція накладається лінійним або функціональним керівни­ком у лівому верхньому куті документа під кутом до його тексту.

Після тексту резолюції ставиться підпис керівника, число, місяць і рік.

Таким чином, розпорядний вплив реалізується в різноманітних формах. Різноманітність цих форм дає змогу успішно підтримува­ти стійкість системи управління до проблем, що виникають, і усу­вати відхилення від заданої програми в організаційній і виробничій діяльності системі підприємств.