Бухгалтерський облік у банках України (Кіндрацька Л. М.)2001 (1)

Опечатування грошового сховища після закінчення робочого дня проводиться в присутності представника відділу охорони банку. Про прийняття опечатаного грошового сховища він розписується в контрольному журналі осіб, які допускаються до відмикання, замикання та опечатування грошових сховищ, попередньо звіривши відбитки печаток зі зразками. Контрольний журнал осіб, які допускаються до відмикання та опечатування грошових сховищ, зберігається в завідувача каси.

Перед відмиканням грошових сховищ відповідальні працівники в присутності представника охорони перевіряють, чи нема пошкоджень дверей, замків тощо, після чого розписуються в контрольному журналі про прийняття сховищ від охорони.

Протягом робочого дня сховища, сейфи і шафи мають бути замкнені, а за наявності там цінностей, крім того, опечатані печатками осіб, відповідальних за збереження цінностей.

До всіх грошових сховищ, сейфів, металевих шаф, в яких зберігаються гроші й цінності, банк має дублікати ключів. Вони вкладаються в пакет, який обшивається тканиною й опечатується печатками трьох службових осіб, відповідальних за зберігання цінностей. Разом із супровідним листом, підписаним тими самими особами, пакет передається на зберігання до відділу безпеки банку або до найближчої установи банку.

Перевірка дублікатів ключів проводиться в разі поломки або пропажі ключа, котрим користуються постійно, а також під час ревізій, перевірок і за зміни службових осіб, відповідальних за зберігання цінностей.

У всіх банках касири забезпечуються металевими печатками, які необхідні для опломбовування пачок з грошовими білетами, мішків з монетою (кліше). На них, а також на печатках відповідальних за зберігання грошей у касі і інших працівників банку проставляється відбиток найменування банку (номера за електронною поштою), порядкового номера печатки (кліше).

Усі печатки, ключі, кліше, іменні штампи реєструються в спеціальному журналі, який веде сам керівник або особа, що призначається з його письмового розпорядження (крім касира і завідувача каси).

Як ми вже згадували, порядок організації емісійно-касової роботи в установах банків України регламентується інструкцією № 1 Правління Національного банку України. Її розроблено відповідно до Закону України «Про банки і банківську діяльність» і вона визначає порядок здійснення

120

Республіканським банком Криму, територіальними управліннями й установами всіх інших банків емісійних і касових операцій, інкасації грошової виручки, перевезення і пересилання цінностей, виконання операцій з іноземною валютою і документами в іноземній валюті, дорогоцінними металами, контролю за зберіганням цінностей і додержанням емісійнокасової дисципліни.

На касову роботу добираються надійні працівники. У кожній установі банку на касирів, інкасаторів, водіїв відкривають особову справу, в якій зберігаються заява про прийняття на роботу, автобіографія, копія наказу про призначення на посаду, витяг з протоколу про здачу заліку на знання інструкції № 1, а також договір про повну матеріальну відповідальність і фотокартка.

Працівники обліково-операційного апарату здійснюють

бухгалтерського обліку. Цей апарат очолює головний бухгалтер банку, який у своїй роботі керується «Положенням про організацію бухгалтерського обліку і звітності в банківських установах України», затвердженим постановою Правління

підпорядковується безпосередньо керівникові банку, покладено контроль за використанням коштів, незалежно від джерела їх формування. Обліково-операційний апарат банку працює за принципом відповідальних виконавців.

За операційними працівниками закріплюється ведення відповідних рахунків, у тому числі і поточних рахунків контрагентів. Конкретні обов’язки працівників обліковоопераційного апарату визначаються головним бухгалтером банку.

Принцип відповідальних виконавців, яким доручається одноосібно оформляти і підписувати розрахунково-грошові документи, поширюється і на касовий апарат.

121

6.2. Порядок здійснення касових операцій прибутковими касами

Готівка приймається за такими документами: об’ява про внесення готівки, повідомлення, прибуткові касові ордери.

На підставі об’яви про внесення готівки (додаток 5) приймаються гроші від суб’єктів господарської діяльності для зарахування внесених сум на їхній поточний рахунок, а також від громадян для оформлення вкладів (про що робиться запис у вкладній книжці).

Платежі від населення приймаються за повідомленням (додаток 6). Решта надходжень, у тому числі і від працівників банку, оформлюються прибутковими касовими ордерами (додаток 7) з видачею підписаних касиром копій прибуткових ордерів з відбитком його печатки.

Найбільша сума готівки проходить через касу банку за об’я- вами про внесення готівки. По суті, цей прибутковий документ складається з трьох окремих документів: власне об’яви, квитанції й ордера.

Відповідальні працівники (операціоністи) перевіряють наявність реквізитів (назва установи, що здає гроші, сума цифрами і словами, номер поточного рахунка), після чого об’ява з квитанцією й ордером передається до каси. Далі касир виконує свої контрольні функції, перевіряючи наявність і тотожність підписів операційних працівників, звіряючи їх зі зразками, що є в нього. Викликаючи особу, яка вносить гроші, з поаркушним перелічуванням приймає їх.

В обов’язковому порядку касир звіряє суму, вказану в прибутковому документі, з сумою, фактично виявленою під час перелічування. У разі відповідності цих сум касир підписує квитанцію, ставить на ній печатку і повертає її особі, яка здавала гроші, а об’яву залишає в себе як документ, що засвідчує факт приймання грошей. Ордер повертається відповідальному працівникові, який веде касовий журнал.

Після здійснення всіх записів відповідно до ордерів на особових рахунках контрагентів об’яви передають власникам рахунків разом із виписками з їхніх поточних рахунків. Наявність ордерів дає змогу клієнтам стежити за правильністю записів.

122

Суми прийнятих протягом операційного дня грошей реєструються в касовому журналі.

З різних причин фактична сума готівки, пред’явлена до підрахунку і здачі в установу банку, може не відповідати сумі, зазначеній в об’яві про внесення готівки. За виявлення розбіжностей касир пропонує здавачеві переписати даний прибутковий документ, указавши у ньому суму, що фактично виявлена під час поаркушного перелічування. У такому разі первісний документ касир перекреслює і на звороті квитанції записує фактично виявлену суму. Повний документ (об’ява, квитанція і ордер) передають назад операційному працівникові, який викреслює в касовому журналі попередню суму і записує нову за умови, що здавач переписав документ, котрий знову надсилається до каси.

Якщо клієнт, оформивши об’яву про внесення готівки, гроші до каси не вніс, то документ також повертається операційним працівникам для з’ясування. Причину вказують на квитанції за підписом керівника і головного бухгалтера, що дає право викреслити в касових журналах відповідні суми, а прибуткові документи знищити.

Протягом дня касири згідно з прибутковими грошовими документами ведуть облік прийнятих і зданих грошових сум в окремій книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей), а наприкінці операційного дня складають довідку касира прибуткової каси про суму прийнятих грошей та кількість прибуткових документів, що надійшли до каси, звіряючи загальну суму за довідкою з фактичною сумою наявних грошей. Елементом внутрішнього банківського контролю за проведенням касових операцій є те, що довідка не тільки підписується касиром, а й обороти звіряються із записами в касових журналах операційних працівників. Важливість контролю додатково підкреслює те, що звірка оформляється підписами касира в касових журналах і, відповідно, операційних працівників на довідці касира.

Прийняті за операційний день гроші касир формує в пачки і разом із прибутковими документами і довідкою касира прибуткової каси здає під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей) завідувачеві, який звіряє суму готівки і кількість прибуткових документів із записами.

Гроші, що не сформовані у повні пачки (по 100 штук одного номіналу) завідувач каси передає для комплектування одному з

123

касирів також під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей).

За великих сум готівки касири можуть передавати гроші, що надійшли до прибуткової каси, завідувачу каси кілька разів протягом операційного дня, але завжди тільки під розписку в книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей). У цьому разі до передачі грошей касир особисто має переконатися в тому, що фактична сума грошей відповідає загальній сумі, указаній у відповідних прибуткових документах.

Наведена схема документообігу дає підставу вважати, що ведення книги обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей) також є елементом внутрішньобанківського контролю за здійсненням касових операцій.

Уся готівка, що надійшла до закінчення операційного дня, оприбутковується операційною касою і зараховується на відповідні поточні рахунки контрагентів або синтетичні балансові рахунки за балансом комерційного банку того самого робочого дня.

Порядок виконання операцій прибутковою касою показано на рис. 6.1.

124

Рис. 6.1. Загальна схема документообігу під час внесення готівки до прибуткової каси

125

6.3. Порядок здійснення операцій вечірніми касами

Вечірні каси приймають гроші від підприємств, установ, організацій і населення після закінчення операційного дня. Жодних видаткових операцій (за винятком операцій з вкладами та з цінними паперами) працівники вечірніх кас не проводять.

Функції операційного працівника за прибутковими операціями вечірньої каси виконує бухгалтер-контролер, з яким укладається угода про повну індивідуальну матеріальну відповідальність за зберігання грошей, що надходять до вечірньої каси. Бухгалтер-контролер має право контрольного підпису від імені установи банку прибуткових документів, а також супровідних відомостей до сумок з грошовою виручкою.

Порядок документообігу та приймання грошей вечірньою касою досить чітко регламентовано. Спочатку особа, що здає готівку, заповнює прибутковий документ на внесення готівки і передає його бухгалтеру-контролеру, який після відповідної перевірки, у свою чергу, передає документ касиру. Прийнявши готівку, касир підписує всі три частини об’яви про внесення готівки (власне об’яву, квитанцію, ордер) і проставляє на них штамп «Вечірня каса». Квитанція за двома підписами (бухгалтераконтролера і касира), засвідчена печаткою вечірньої каси, видається здавачу готівки.

Закінчивши приймання грошей, касир (разом із бухгалтеромконтролером) звіряють суму готівки з даними касового журналу і прибуткових документів і підписують журнал.

Після закінчення оголошеного часу роботи вечірньої каси гроші, що надійшли, прибуткові касові документи, касовий журнал і печатку замикають на два ключі (касира і бухгалтераконтролера) у сейфі, який опечатують їхніми печатками і здають під охорону з розпискою в контрольному журналі осіб, що їх допущено до відмикання, замикання та опечатування грошових сховищ.

На початку наступного робочого дня працівники вечірньої каси продовжують виконувати свої функції. Вони приймають сейф від охорони, після чого здають гроші і прибуткові документи завідувачу каси під розписку в касовому журналі вечірньої каси. Після перевірки відповідності записів у журналі фактичній сумі готівки

126

бухгалтер-контролер передає касовий журнал головному бухгалтеру.

Далі контрольні функції за проведенням касових операцій вечірньою касою виконує головний бухгалтер банку, який одержує від завідувача каси прибуткові документи вечірньої каси і підраховує за документами загальну суму надходжень.

Елементом внутрішнього контролю є факт звірки суми за документами із загальною сумою прибутку за касовим журналом. Про відповідність цих сум свідчить підпис головного бухгалтера в касовому журналі, який передається для відображення в бухгалтерському обліку. Усі прибуткові документи головний бухгалтер повертає завідувачу каси, а ордери передає операційним працівникам для запису на поточних рахунках контрагентів (клієнтів) банку.

Можна провадити операції у вечірніх касах і без бухгалтераконтролера. У цьому разі касир приймає гроші з використанням касового апарата, а тому печатка в нього вилучається.

Контрольний касовий апарат пломбує завідувач каси, який залишає собі один ключ керування лічильником-суматором, а другий ключ від лічильника видає касиру.

Приймаючи гроші, касир видає квитанцію з відбитком штампа контрольного касового апарата із зазначенням суми внеску. По суті, процедура приймання грошей не змінюється.

Касир перевіряє заповнену клієнтом об’яву про внесення готівки. Прийнявши гроші, підписує всі три документи, і на зворотному боці квитанції та об’яви проставляє штамп контрольного касового апарата. Відбиток штампа контрольного касового апарата з неправильно набраною сумою на прибутковому документі касир закреслює і за своїм підписом на ньому робить надпис «Не враховувати». Усі прибуткові документи касир залишає в себе.

Загальну суму прийнятих грошей касир записує цифрами та словами в контрольній стрічці, попередньо викресливши з неї всі неправильно занесені суми згідно із зіпсованими документами.

Підрахувавши фактичну суму грошей і звіривши її з даними контрольної стрічки, касир проводить записи в книзі обліку показників лічильників контрольного касового апарата та сум готівки, прийнятої вечірньою касою.

Уранці наступного дня касир звітує перед завідувачем каси, який, у свою чергу, виконує всі процедури контролю сум, що пройшли через касовий апарат, і передає контрольну стрічку та прибуткові документи головному бухгалтеру. Головний

127

бухгалтер (або його заступник) підраховує за документами загальну суму надходжень і порівнює її з результатами запису в контрольній стрічці. Обов’язковою контрольною процедурою є перевірка головним бухгалтером порядкових номерів контрольної стрічки від першої до останньої операції. Контроль головного бухгалтера завершується підписанням контрольної стрічки і передачею її та всіх прибуткових документів до бухгалтерії для проведення записів у касовому журналі, який підписує той самий працівник бухгалтерії, який провів записи, а також головний бухгалтер.

Прибуткові документи повертаються завідувачу каси, а ордери передаються операційним працівникам для зарахування внесених сум на відповідні поточні рахунки контрагентів. Касовий журнал і контрольна стрічка передаються для відображення в бухгалтерському обліку. Контрольні стрічки підшиваються разом із прибутковими касовими журналами або з касовими документами.

Вечірні каси створюються для поліпшення обслуговування клієнтів і для залучення готівкових коштів. Саме тому банки значну увагу приділяють питанням приймання вечірніми касами сумок (мішків) із готівкою від інкасаторів Національного банку, залізничних станцій і підприємств зв’язку.

Слід зазначити, що діяльність вечірніх кас прямо пов’язана з функціями кас перерахунку, які функціонують як при вечірніх касах, так і окремо.

Схема руху готівкових коштів, що поступають від інкасаторських бригад, у вечірніх касах досить чітко визначена і відбувається за такими етапами.

1.Старший бригади інкасаторів здає касиру сумки (мішки) з готівкою в присутності всіх інкасаторів цієї бригади; водій автомашини повинен перебувати в приміщенні банку або в автомашині до закінчення приймання сумок з цінностями.

2.Здаючи сумки (мішки) інкасатори пред’являють бухгалтеру-контролеру накладні до сумок з грошовою виручкою,

адо сумок з валютними цінностями — супровідні відомості та явочні картки.

3.Бухгалтер-контролер вечірньої каси перевіряє відповідність записів у накладних (супровідних відомостях) і явочних картках та реєструє пред’явлені інкасаторами сумки (мішки) в журналі обліку прийнятих сумок, мішків з готівкою і порожніх.

128

4.У міру реєстрації бухгалтер-контролер передає касиру накладні (супровідні відомості), а за даними записів у явочних картках установлює кількість і номери порожніх сумок (що не були використані в процесі інкасації), які підлягають поверненню до каси, і перевіряє відповідність кількості сумок, що їх здають інкасатори до каси, даним довідки про видачу інкасаторських сумок, мішків і явочних карток. Завершивши первинні процедури контролю, бухгалтер-контролер явочні картки повертає інкасаторам.

5.Касир, приймаючи сумки, проводить контроль їхніх зовнішніх параметрів (цілість пломб і їх відповідність засвідченим зразкам, відповідність номерів сумок, зданих інкасаторами, номерам, зазначеним у накладних).

6.Прийнявши за кожним заїздом (маршрутом) сумки і мішки, бухгалтер-контролер і всі інкасатори бригади підписують два примірники журналу прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок і другий примірник, скріплений печаткою вечірньої каси, видають старшому бригади інкасаторів.

7.Касир під контролем бухгалтера-контролера підраховує кількість сумок, що їх здають у грошове сховище (сейф), і звіряє

їївідповідність кількості, зазначеній у журналі обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх. Сейф замикають двома ключами, один з котрих зберігається в касира, другий — у бухгалтера-контролера.

8.Підсумковим документом проведеної роботи є складання довідки про прийняті вечірньою касою сумки (мішки) з готівкою і порожні.

Під час виконання всіх зазначених процедур проводиться контроль дефектності сумок і, якщо виявляються порушення (зовнішні дефекти або невідповідність сум, указаних у накладних і явочних картках), касир у присутності бухгалтера-контролера та інкасаторів, що здали ці сумки (мішки), розкривають їх і перелічують гроші.

Після завершення роботи складається акт у трьох примірниках за підписами всіх осіб, що були присутні під час підрахунку грошей із зазначенням дати та часу розкриття сумки і

їїномера, описом дефектів і зазначенням суми, що її виявлено підрахунком.

Перший примірник акта залишається у справах банку разом із супровідним документом, другий — з повідомленням про факт недостачі і речовими доказами (пошкодженою сумкою, пломбою, упаковкою і т. ін.) передається правоохоронним

129