Тема 5. Документація та інвентаризація, техніка і форми бухгалтерського обліку
—кадрове забезпечення;
—економічний стан на підприємстві та в Україні в цілому;
—стан законодавства
На основі принципу послідовності облікова політика підприємства має передбачати постійне ( із року в рік ) застосування прийнятої стабільної облікової політики.
Зміни в обліковій політиці можуть вноситися шляхом затвердження окремих наказів, а у випадку, коли зміни охоплюють більшу частину тексту або істотно впливають на її зміст, розпорядчий документ про облікову політику доцільно повністю викласти в новій редакції.
Таким чином, в темі розглядалися два елементи методу бухгалтерського обліку — документація та інвентаризація. Дано визначення документації та первинного документа, класифікація документів, їх структура, вимоги до складання. Показано способи виправлення помилок у бухгалтерському обліку та організацію документообігу на підприємстві. Визначено суть та мету інвентаризації, її види й порядок проведення.
Розглянуто регістри бухгалтерського обліку, їх визначення, види й техніку облікової реєстрації. Висвітлено форми бухгалтерського обліку й дана характеристика існуючих форм. Викладено поняття облікового циклу підприємства та суть і значення облікової політики.
5.2. Питання для самопідготовки і самоконтролю
Питання та завдання для самостійної роботи студентів
1.Як класифікуються бухгалтерські регістри?
2.Який порядок організації книжно-журнальної форми бухгалтерського обліку?
3.Який порядок організації журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку?
4.Який порядок організації автоматизованої форми бухгалтерського обліку?
5.Який порядок організації меморіально-ордерної форми бухгалтерського обліку?
6.Що таке комп’ютерна технологія організації бухгалтерського обліку?
171
Модуль I. Основи теорії бухгалтерського обліку
7.Ознайомитися зі структурою і функціями органів управління бухгалтерського обліку в Україні.
8.Перспективи вдосконалення форм бухгалтерського обліку в сучасних умовах.
Завдання 12 (для самостійної роботи). Скласти графік документообігу операцій каси в національній валюті з урахуванням таких вимог: назви і номера кожної форми документа, його призначення, в які терміни, в якій кількості і ким складається, хто підписує, коли і куди надається, хто його одержує, перевіряє та обробляє, на підставі чого зроблено записи в документ.
5.3. Тематика індивідуальних завдань
Завдання 13 (для індивідуальної роботи).
1.Скласти план проведення інвентаризації товарів в магазинах підприємства, виходячи з умов, що всі матеріально відповідальні особи повинні один раз на рік виходити у відпустку з повною передачею цінностей, а також не менше одного разу на рік необхідно зробити несподівану планову перевірку з метою контролю за їх діяльністю та забезпеченням збереження власності підприємства.
На підприємстві працюють:
Бондаренко В.Ю., зав. магазином «Галантерея». Вільхова Н.П., зав. магазином «Одяг». Смірнова С.В., зав. магазином «Взуття».
Петренко О.Л., зав. магазином «Господарчі товари». Смутна К.Б., зав .магазином «Канцтовари».
Рог П.І. зав., магазином «Трикотаж».
2.Оформити розпорядження керівника на проведення інвентаризації товарів і тари в магазині «Взуття». Комісія у складі : голова
—економіст Васильєва О.М., члени комісії — бухгалтер Сидорчук А.О., менеджер Ніколаєв В.П. Матеріально відповідальна особа — Смірнова С.В. виходить у відпустку з повною передачею цінностей продавцю Нагай В.Р. Розпорядження керівника підприємством за № 35 від 4 квітня ___р. Час початку інвентаризації — 4.04._____р. о 9-00, закінчення 5.04.___р. о 17-00. До бухгалтерії матеріали інвентаризації передати не пізніше 8-00 , 6.04.___р.
172
Тема 5. Документація та інвентаризація, техніка і форми бухгалтерського обліку
Теми рефератів
1.Національні Положення (стандарти) бухгалтерського обліку та облікова політика підприємства.
2.Проблеми удосконалення обліку і звітності суб’єктів малого підприємництва.
3.Правове і методологічне забезпечення бухгалтерського обліку.
4.Огляд нормативно-правових актів з питань організації бухгалтерського обліку.
5.Автоматизація бухгалтерського обліку, як одне з найважливіших питань організації облікового процесу.
6.Особливості організації обліку в акціонерних товариствах та товариствах з обмеженою відповідальністю.
7.Особливості організації обліку на малих підприємствах та використання його даних в управлінні.
8.Особливості організації обліку на спільних підприємствах та використання його даних в управлінні.
Інформаційні джерела: 1, 2, 3, 4, 6, 7, 8, 10, 11, 12, 14, 15, 18, 21, 23, 24.
5.4. Термінологічний словник
Документ — це письмове свідоцтво про здійснення господарської операції або право на її здійснення.
Складання документа — це заповнення в документі всіх його показників (реквізитів).
Оформлення документа — це отримання всіх необхідних дозволяючих надписів, резолюцій, віз, печаток і штампів на документ.
Реквізити документа — це обов’язкове визначення показника документа.
Бухгалтерський документ — це належним чином складений і оформлений діловий папір, який письмово підтверджує право здійснення або реальне здійснення господарської операції, містить її ознаки і показники, що підлягають відображенню в обліку.
Документація — це засіб суцільного й безперервного спостереження за господарськими операціями, засіб обґрунтування облікових записів.
173
Модуль I. Основи теорії бухгалтерського обліку
Документування — це спосіб оформлення господарських операцій підприємства первинними документами.
Стандартизація документів — це створення типових бланків для використання при оформленні господарських операцій.
Уніфікація документів — це створення однакових за розміром і форматом документів, які найбільш зручні для використання.
Документооборот (документообіг) — це рух документів в обліковому процесі від моменту їх заповнення або одержання від інших підприємств до завершення їх використання та здачі в архів.
Графік документообороту (документообігу) — це затверджений порядок обробки інформації, яка міститься в первинних документах (на кожен документ або в цілому на всі документи), яким регулюються строки складання, подання в бухгалтерію та обробки первинних документів, де визначається така інформація: назва і номер кожного документа, його призначення, в які терміни, в якій кількості і ким складається, хто підписує, коли і куди подається, хто його одержує, перевіряє та обробляє, на основі чого зроблені записи в документ, терміни передачі в архів та збереження.
Первинний документ –це документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення.
Зведений документ — це декілька первинних документів, які за встановленими правилами об’єднуються в один зведений, як правило звітний документ (Звіт касира, Звіт про рух сировини і матеріалів на складі, Товарно-грошовий звіт), саме який є підставою для занесення бухгалтерської інформації у регістри обліку.
Бухгалтерська обробка документів передбачає юридичну, формальну й арифметичну перевірку, відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку.
Розцінка документів — це розрахунок ціни (у разі її відсутності). Контирування документів — це зазначення номерів рахунків,
що дебетуються і кредитуються, і суми в облікових документах.
Перевірка документів за формою — це наявність у документі обов’язкових реквізитів.
Перевірка документів за змістом — це відповідність господарської операції чинному законодавству, логічна ув’язка окремих показників.
Розпорядчі документи — це первинні документи за призначенням, які містять розпорядження на здійснення господарської операції (наказ, розпорядження тощо).
174
Тема 5. Документація та інвентаризація, техніка і форми бухгалтерського обліку
Виконавчі документи — це первинні документи за призначенням, які підтверджують здійснення господарської операції (накладна, платіжне доручення, касовий ордер тощо).
Документи бухгалтерського оформлення — це первинні документи за призначенням, які складаються безпосередньо бухгалтерською службою та мають, здебільшого, розрахунковий характер (бухгалтерська довідка, розрахунок, калькуляція тощо).
Матеріальні документи— це первинні документи за характером господарських операцій, які підтверджують рух матеріальних цінностей (видаткова накладна, акт, прибутковий ордер тощо).
Грошові документи— це первинні документи за характером господарських операцій, які підтверджують рух грошових цінностей (платіжне доручення, касовий ордер, чек тощо).
Службові документи — це первинні документи за характером господарських операцій, які виконують, крім бухгалтерських, службові функції (авансовий звіт, наказ, договір тощо).
Внутрішні документи — це первинні документи за місцем складання, які складаються безпосередньо на підприємстві для внутрішнього використання (наказ, розпорядження, касовий ордер тощо).
Зовнішні документи — це первинні документи за місцем складання, які складаються іншим підприємством (договір, видаткова накладна, податкова накладна тощо).
Паперовідокументи— це первинні документи за способом складання, які складаються вручну шляхом заповнення відповідних бланків.
Машиннідокументи— це первинні документи за способом складання, які складаються за допомогою комп’ютера шляхом введення інформації в електронний макет документа.
Інвентаризація— від лат. іnventarium «опис майна» — це елемент методу бухгалтерського обліку, який є способом виявлення в натурі фактичної наявності матеріальних цінностей, грошових коштів і розрахунків.
Принципи інвентаризацій: несподіваність, зіставність, плановість, своєчасність, точність, об’єктивність, безперервність, повнота охоплення об’єктів, ефективність, оперативність, економічність, гласність, виховний вплив, оцінка результатів, дотримання матеріальної відповідальності, обов’язковість, документальне відображення результатів інвентаризації, доцільність.
175
Модуль I. Основи теорії бухгалтерського обліку
Повна інвентаризація — це вид інвентаризації за повнотою, при якій інвентаризуються всі без винятку об’єкти обліку.
Часткова інвентаризація — це вид інвентаризації за повнотою, при якій інвентаризуються вибіркові об’єкти обліку.
Раптова інвентаризація — це вид інвентаризації за плановістю, при якій заздалегідь не повідомляється про проведення інвентаризації.
Планова інвентаризація — це вид інвентаризації за плановістю, яка проводиться, як правило, на кінець року.
Нестача — це результат інвентаризації, при якому фактична наявність цінностей або розрахунків менша за облікові дані; списується за рахунок винної особи або підприємства.
Надлишок — це результат інвентаризації, при якому фактична наявність цінностей або розрахунків перевищує облікові дані; оприбутковується в доходи підприємства.
Пересортиця — це результат інвентаризації, при якому виникають лишки одних і нестачі інших матеріальних цінностей як результат заміни одного сорту іншим при відпуску товарно-матеріальних цінностей.
Природний убуток у межах норм — це результат інвентаризації, при якому виникає нестача, але її кількісна та вартісна оцінка знаходиться у межах, визначених законодавчо, й дозволяє списати нестачу за рахунок організації без визначення винних осіб.
Облікові регістри — це носії інформації спеціального формату і побудови (паперові, машинні), призначені для реєстрації, групування та узагальнення господарських операцій, оформлених відповідними первинними документами.
Книги — це вид облікових регістрів за зовнішнім виглядом, які
єпрошитими та пронумерованими книжками, на останній сторінці яких зазначено кількість сторінок, проставляються підписи керівника і головного бухгалтера та печатка організації (касова книга).
Картки — це вид облікових регістрів за зовнішнім виглядом, які
єневеликими аркушами формату А5 та зберігаються у картотеці у відповідних відділеннях (картки складського обліку матеріалів).
Окремі аркуші (відомості) — це вид облікових регістрів за зовнішнім виглядом, які є окремими аркушами у вигляді таблиць певної форми (довільної або законодавчо затвердженої), що зберігаються в папках (відомість обліку готівки в касі).
176
Тема 5. Документація та інвентаризація, техніка і форми бухгалтерського обліку
Хронологічні регістри — це вид облікових регістрів за характером записів, в яких записи здійснюються у хронологічному порядку здійснення (реєстрації) (реєстраційний журнал).
Систематизовані регістри — це вид облікових регістрів за характером записів, в яких записи здійснюються у певному порядку з відповідним групуванням економічно однорідних господарських операцій (меморіальний ордер).
Комбіновані регістри — це вид облікових регістрів за характером записів, в яких поєднано записи у хронологічно-відповідному порядку з певним групуванням (журнал-ордер).
Регістри синтетичного обліку — це вид облікових регістрів за ступенем узагальнення облікової інформації, які ведуться в розрізі синтетичних рахунків (головна книга).
Регістри аналітичного обліку — це вид облікових регістрів за ступенем узагальнення облікової інформації, які ведуться в розрізі аналітичних рахунків, відкритих до певного синтетичного рахунка (картки складського обліку сировини і матеріалів).
Облікова реєстрація — це записи господарських операцій в регістрах бухгалтерського обліку.
Форма бухгалтерського обліку — це сукупність облікових регістрів для відображення господарських операцій у певній послідовності, певна організація записів на рахунках, а також рівнів використання технічних засобів реєстрації та обліку інформації.
Обліковий цикл підприємства — це процес, який систематично повторюється кожного місяця, розпочинається випискою первинних документів і закінчується складанням фінансової звітності (Форма 1 та 2), включаючи такі складники: первинні документи, рахунки бухгалтерського обліку — регістри (синтетичні та аналітичні), головна книга, оборотна відомість по синтетичних рахунках, фінансова звітність (Баланс та Звіт про фінансові результати).
Коректурний спосіб виправлення помилок — це спосіб, який застосовується для виправлення помилок, виявлених у поточному місяці у випадку неправильно зазначеної суми або неправильно визначеної кореспонденції рахунків шляхом закреслення неправильного запису або суми однією рискою, виправленням, проставленням дати і підпису особи, що робила виправлення.
Спосіб додаткового бухгалтерського проведення — це спосіб, який застосовується для виправлення помилок, виявлених у
177
Модуль I. Основи теорії бухгалтерського обліку
наступному місяці, коли інформація вже узагальнена та сальдо визначено у випадку правильного визначення кореспонденції рахунків та заниженої суми господарської операції шляхом додаткового написання господарської операції та різниці суми.
Спосіб «червоного сторно» — це спосіб, який застосовується для виправлення помилок, виявлених у наступному місяці, коли інформація вже узагальнена та сальдо визначено у випадку завищеної суми господарської операції або неправильного визначення кореспонденції рахунків шляхом додаткового написання кореспонденції рахунків та різниці суми червоним кольором (або у дужках, що означає від’ємний знак) чи шляхом додаткового написання кореспонденції рахунків та всієї суми червоним кольором (або у дужках, що означає від’ємний знак) й визначенням після цього правильного бухгалтерського проведення.
Облікова політика підприємства — сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності.
178