Тема 5. Документація та інвентаризація, техніка і форми бухгалтерського обліку

4.За рішенням судово-слідчих органів.

5.У випадках надзвичайних подій (аварії, пожежі, стихійного лиха) або ліквідації підприємства.

6.При передачі майна державних підприємств в оренду, приватизації майна державних підприємств, перетворенні дочірніх підприємств в акціонерні товариства та ін.

Інвентаризацію проводить інвентаризаційна комісія, очолювана керівником підприємства або його заступником за обов’язковою участю бухгалтера і матеріально відповідальних осіб.

Дані інвентаризації кожного виду матеріальних цінностей зано-

сять в інвентаризаційні описи.

У бухгалтерії фактичні залишки товарно-матеріальних цінностей, зафіксовані в інвентаризаційних описах, порівнюють з даними бухгалтерського обліку і виявляють надлишки або нестачі цінностей, пересортицю або природний убуток у межах норм (якщо вони мали місце).

Результати інвентаризації відображаються у бухгалтерському обліку в 10-денний строк, після чого його показники приводяться у повну відповідність з фактичною наявністю майна та розрахунків.

5.1.4. Регістри бухгалтерського обліку, техніка облікової реєстрації

Таким чином, у двох перших питаннях цієї теми нами було констатовано, що спочатку будь-яка господарська операція повинна бути відображена у відповідному первинному документі.

Після цього для одержання узагальненої інформації про наявність і зміни господарських засобів і джерел їх формування на підприємстві, про господарські процеси і фінансові результати діяльності господарські операції, відображені у первинних документах підлягають групуванню і відображенню в певному порядку у бухгалтерських документах, що мають назву облікових регістрів.

Регістри бухгалтерського обліку повинні мати назву, період реєстрації господарської операції, прізвища і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Інформація, що міститься в облікових регістрах, використовується для оперативного керівництва, економічного аналізу господарської

159

Модуль I. Основи теорії бухгалтерського обліку

діяльності як окремих підрозділів, так і підприємства в цілому, а також для складання звітності.

Тому своєчасне і правильне відображення господарських операцій в облікових регістрах — одна з обов’язкових умов якості й оперативності обліку.

У зв’язку з великою кількістю облікові регістри прийнято класифікувати за певними ознаками (рис. 5.1.3).

Регістри бухгалтерського обліку

Рис. 5.1.3. Класифікація регістрів бухгалтерського обліку

160

Тема 5. Документація та інвентаризація, техніка і форми бухгалтерського обліку

У бухгалтерських книгах окремі аркуші переплетені (зброшуровані), сторінки книги ще до початку записів обов’язково нумерують, на звороті останньої сторінки за підписом головного бухгалтера вказують загальну кількість сторінок у книзі (у деяких — наприклад Касовій книзі, сторінки ще й прошнуровують шпагатом та скріплюють мастичною печаткою). На обкладинці книги зазначають назву підприємства (організації), назву книги та рік, на який її заведено.

Для кожного окремого рахунка у книзі відводять певну кількість сторінок залежно від передбачуваного обсягу записів, а щоб легше було кожен рахунок знайти, то в книзі наводять її зміст (як правило, на першій сторінці із зазначенням номера рахунка та сторінки).

Основною перевагою ведення обліку у книгах є надійність зберігання облікових засобів. Тому книги використовуються на тих ділянках обліку, де потрібен посилений контроль за зберіганням облікових записів.

А недоліком використання книг є більш громіздкий, ніж в інших регістрах, облік та пошук необхідної інформації.

Зручнішим для обліку є картки і окремі аркуші.

Картки виготовляють з цупкого паперу або тонкого паперу спеціальної форми та стандартних розмірів, зберігають у спеціальних ящиках — картотеках, де систематизують в певному порядку.

Для забезпечення зберігання картки при відкритті реєструють у спеціальному реєстрі з присвоєнням порядкового номера кожній картці (наприклад, картка складського обліку товарів (матеріалів) на складі).

Окремі аркуші (відомості) від карток відрізняються тим, що виготовляються з менш цупкого паперу, більшого формату і зберігаються в папках (реєстраторах), з яких легко виймаються для облікових записів (наприклад, журнали-ордери, допоміжні відомості).

Перевага аркушів і карток — це можливість будь-якого групування для одержання необхідної інформації, недолік — ймовірність втрати якогось аркуша або картки.

У хронологічні облікові регістри господарські операції записують в календарній послідовності їх здійснення і оформлення.

Хронологічний облік забезпечує контроль за збереженням документів, що надходять до бухгалтерії, повнотою і правильністю бухгалтерських записів (наприклад, реєстраційний журнал, де

161

Модуль I. Основи теорії бухгалтерського обліку

записують у міру здійснення кожну господарську операцію, як правило, із зазначенням кореспондуючих рахунків).

Систематичні (систематизовані) облікові регістри призначені для групування (систематизації) однорідних за економічним змістом господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку.

До них належить будь-який регістр, у якому ведуть записи на рахунках бухгалтерського обліку (наприклад, Головна книга, картки складського обліку товарів (матеріалів)).

У комбінованих облікових регістрах хронологічні і систематичні записи ведуть одночасно (наприклад, журнали-ордери та допоміжні відомості до них).

Регістри синтетичного обліку призначені для відображення економічно однорідних об’єктів обліку за синтетичними рахунками тільки в грошовому вимірнику з зазначенням дати, номера і суми бухгалтерського запису, як правило, без пояснювального тексту (наприклад, реєстраційний журнал, Головна книга).

Регістри аналітичного обліку призначені для відображення господарських операцій за окремими аналітичними рахунками, що деталізують зміст показників відповідного синтетичного рахунка.

Записи тут здійснюють більш детально, дають пояснювальний текст, у якому розкривають зміст операції, вказують натуральні і трудові вимірники з перерахуванням у грошовий (наприклад, картки складського обліку товарів (матеріалів)).

Комбіновані облікові регістри призначені одночасно для здійснення синтетичного і аналітичного обліку (наприклад, журналиордери за розрахунками з постачальниками, з підзвітними особами).

Двосторонні регістри складаються з двох однакових частин, ліва з яких призначена для дебетових записів, права — для кредитових. Ця побудова характерна для бухгалтерських книг ( наприклад, Головна книга). Таку побудову доречно використовувати, коли кількість дебетових і кредитових записів приблизно однакова.

В односторонніх регістрах графи для дебетових і кредитових записів розміщені поряд — на правій стороні регістру, а графи для записів дати, номера, змісту операції — на лівій стороні, які є загальними для запису як для дебетових, так і для кредитових записів.

Залежно від змісту обліковуваних операцій односторонні регістри поділяють на контокорентні, коли використовується тільки грошовий вимірник (наприклад, регістр за розрахунками з креди-

162

Тема 5. Документація та інвентаризація, техніка і форми бухгалтерського обліку

торами, дебіторами), кількісно-сумові, коли рух об’єктів відображається в натуральному та грошовому вимірнику (наприклад, картки складського кількісно-сумового обліку матеріалів, палива, товарів), регістри кількісно-сортового обліку, які застосовуються для сортового обліку товарно-матеріальних цінностей на складах підприємств.

Багатографні регістри характеризуються тим, що одна їх графа (переважно дебетова), поділяється на кілька граф. Вони використовуються для аналітичного обліку за рахунками, суми яких групуються за певними показниками ( наприклад, регістри для обліку виробничих витрат за статтями калькуляції).

Шахові облікові регістри побудовані так, що кожна записана сума характеризує дві ознаки — рахунок, який дебетується, і рахунок, який кредитується, або — вид витрат і місце їх здійснення тощо.

У цих регістрах сума господарських операцій записується один раз і відображається одночасно за дебетом і кредитом кореспондуючих рахунків (на їх перехресті), що забезпечує скорочення облікових записів, їх наочність та зменшення помилок (наприклад, шахова оборотна відомість за синтетичними рахунками, журнали-ордери).

Міністерством фінансів України 29.12.2000 р. затверджено Методичні рекомендації щодо застосування регістрів бухгалтерського обліку № 356. Цими Методичними рекомендаціями передбачено шляхом облікової реєстрації складання журналів, відомостей, Головної книги, таблиць аналітичних даних, розшифровок, бухгалтерських довідок.

Порядок запису господарських операцій в облікових регістрах регламентується Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку. затверджене Наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. № 88 [18].

Відповідно до цього Положення господарські операції в облікові регістри записують тільки на підставі належно оформлених і опрацьованих первинних документів чорнилом темного кольору або пастою кулькових ручок, засобами механізації або іншими засобами, які б забезпечували збереження цих записів протягом певного тривалого часу і застерігали б внесення несанкціонованих і непомітних виправлень.

Відповідальність за правильність реєстрації інформації в облікових регістрах несуть особи, які склали і підписали їх.

163