Методичні рекомендації

Етап перший – закріплення, поглиблення, систематизація знань:

1. Прочитайте конспект лекцій.

2. Уважно прочитайте параграфи 1, 2 (глава VI), параграфи 1-6 (глава VII) (дивись Делопроизводство: Справочное пособие / А.Б. Фельзер, М.А. Миссерман. – К.: Вища школа, 1987, с. 136 – 152, 157 - 175).

3. Прочитайте текст по частинам, виділіть головне.

4. Розгляньте зразки оформлення номенклатур, актів на знищення документів, опису справ, зразок оформлення обкладинки справи (дивись наочний альбом-посібник з дисципліни “Основи діловодства” стор. 56 - 63).

Етап другий – засвоєння і розуміння основних термінів і визначень:

1. Використовуючи підручник, конспект лекцій, опануйте нові терміни і поняття.

2. Запишіть важливі визначення і терміни.

Етап третій – відповіді на питання для самоконтролю:

1. Суть поняття “номенклатура справ”.

2. Яке призначення номенклатури справ?

3. Види номенклатур справ.

4. Основні вимоги до складання номенклатури справ структурного підрозділу і зведеної номенклатури справ.

5. Оформлення номенклатур справ.

6. Суть поняття “формування справ”.

7. Загальні правила формування справ.

8. Основні вимоги до оформлення справ.

9. Як систематизуються документи усередині справи?

10. Етапи підготовки документів до наступного зберігання та використання.

11. Суть і зміст поняття “експертиза документів”.

12. Функції експертної комісії.

13. Як необхідно організувати роботу експертної комісії?

14. Як підготувати акт до знищення документів та справ?

15. Суть і зміст поняття “опис документів і справ”.

16. Як підготувати опис документів і справ постійного і довгострокового (більш 10 років) строків зберігання?

17. Забезпечення схоронності документів у діловодстві.

18. Порядок передачі справ до архіву установи, організації або підприємства.

Бібліографічний список /5/, /7/ перелік питань для самоконтролю засвоєння теоретичного матеріалу

1. Суть поняття “діловодство”, “документаційне забезпечення управління”, “документування”? Роль документування та документаційного забезпечення в діяльності організацій.

2. Суть поняття “Інформація”, “Документ”. У чому взаємозв’язок цих понять? Назвіть основні ознаки класифікації документів та опишіть їх.

3. Що розуміється під юридичною силою документа? Назвіть основні нормативні документи, що регулюють документаційне забезпечення управління в Україні. Поняття про Єдину державну систему діловодства.

4. Суть поняття “реквізит”, “формуляр - зразок”, “бланк” . Назвіть основні види бланків, якими користуються в установах для оформлення організаційно-розпорядчої документації. Правила оформлення бланків документів.

5. На які частини поділяється бланк документа? Назвіть реквізити, які входять в кожну з цих частин. Суть поняття «постійний реквізит», «змінний реквізит».

6. Назвіть постійні реквізити, за допомогою яких оформляються бланк для листів і загальний бланк. Чим відрізняються загальний бланк від бланка для листів?

7. Які існують вимоги до оформлення організаційно-розпорядчої документації?

8. Які вимоги пред’являються до оформлення реквізитів “назва міністерства або відомства”, “ назва підприємства, установи, організації”, “назва структурного підрозділу”?

9. Який порядок датування документа і види дат?

10. Які складові частини реєстраційного індексу документа і порядок його проставлення?

11. Опишіть основні випадки адресування документа.

12. Якими способами можна оформити затвердження документа? В яких випадках документ затверджується розпорядчим актом?

13. Які вимоги пред’являються до резолюції, який порядок її оформлення?

14. Для чого складається заголовок до тексту? Які вимоги існують до його оформлення? На яких документах дозволяється не складати цей реквізит?

15. Коли і з якою метою проставляється на документах реквізит “відмітка про контроль”? Які правила його оформлення? Де він розміщується?

16. Що таке додаток до документу? Які види додатків існують. Який порядок оформлення додатків до документу?

17. Який порядок оформлення реквізитів “підпис” і “відмітка про засвідчення копій”?

18. Як здійснюється внутрішнє та зовнішнє погодження документів?

19. Який порядок проставляння на документах печаток?

20. За допомогою яких реквізитів здійснюється засвідчення документів? Опишіть їх.

21. Перелічить позначки, які проставляються на вхідних документах, вкажіть порядок їх оформлення?

22. Обґрунтуйте необхідність реквізиту “Відмітка про виконання документа і направлення його до справи”.

23. Назвіть види організаційних документів і вкажіть особливості їх складання та оформлення.

24. Назвіть види розпорядчих документів і вкажіть особливості їх складання та оформлення.

25. Як будується текст констатуючої та розпорядчої частини розпорядчих документів?

26. Які функції виконує наказ і хто його підписує?

27. В чому особливості складання і оформлення протоколу? Види протоколів.

28. В чому особливості складання та оформлення акту?

29. Які вимоги пред’являються до складання та оформлення доповідної записки?

30. Які вимоги пред’являються до складання та оформлення пояснювальної записки?

31. Які вимоги пред’являються до складання та оформлення довідок?

32. Які вимоги пред’являються до складання та оформлення службових листів? Які є різновиди листів?

33. Які вимоги пред’являються до складання та оформлення телеграм?

34. Які особливості складання та оформлення телефонограм?

35. Суть поняття “документообіг”? Яка мета організації документообігу? Що впливає на організацію руху документів?

36. Які організаційні документи визначають порядок руху документів в організації (фірмі)? Які основні правила організації документообігу?

37. Які основні потоки документів можна виділити в установі і в чому їх особливість?

38. Порядок проходження і виконання вхідних документів.

39. Які вимоги пред’являються до організації прийому і первинної обробки документів?

40. У чому значення попереднього перегляду і розподілу документів, що надійшли, і як вони проводяться?

41. Назвіть етапи роботи при підготовці внутрішніх документів.

42. Які правила обробки вихідних документів?

43. Порядок проходження та виконання вхідних документів.

44. Що розуміється під обсягом документообігу? Чому він зростає?

45. З якою метою і як необхідно вести облік обсягу документообігу?

46. Суть поняття “реєстрація документів”. Які задачі виконує реєстрація документів?

47. Яке значення має реєстрація документів і яке місце вона займає в організації діловодства?

48. Які вимоги пред’являються до організації реєстрації документів?

49. Які данні про документ записуються у процесі його реєстрації? Назвіть документи, які обов’язково реєструються.

50. Назвіть форми реєстрації документів.

51. У чому переваги і недоліки журнальної форми реєстрації документів?

52. У чому переваги і недоліки карткової форми реєстрації документів?

53. Які загальні правила заповнення реєстраційної картки?

54. Яке місце займає контроль за виконанням документів у керуючій діяльності?

55. Мета і основні задачі контролю за виконанням документів.

56. В чому полягає організація контролю за виконанням документів?

57. Для яких документів встановлюються строки виконання? Хто встановлює індивідуальні строки виконання документів? З якого дня обчислюється строк виконання і контроль за виконанням документа?

58. Техніка контролю за виконанням документів. Узагальнення та аналіз даних про виконання документів.

59. Як будується і ведеться контрольна картотека?

60. Правила заповнення контрольних карток.

61. Суть поняття «номенклатура справ». Призначення номенклатури справ. Види номенклатури справ.

62. Оформлення номенклатури справ.

63. Основні вимоги до складання номенклатури справ структурного підрозділу і зведеної номенклатури справ.

64. Які вимоги пред'являються до заголовків справ у наменклатурі та який порядок їх розташування у номенклатурі? Терміни збереження справ.

65. Суть поняття «формуванням справ»? Загальні правила формування справ. Систематизація документів усередині справи.

66. Як оформляється обкладинка справи?

67. Етапи підготовки документів до наступного зберігання та використання.

68. Суть і зміст поняття “експертиза документів”.

69. Функції експертної комісії. Як необхідно організувати роботу експертної комісії?

70. Порядок передачі до архіву справ тимчасового та постійного строку зберігання.

71. Забезпечення схоронності документів у діловодстві.