1 Понятие о документе как о носителе информации. Понятие официального документа и документа личного происхождения. Функции документов.

Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

Для документоведения в данном случае наиболее приемлемым является определение: ДСТУ 3017-95. Документ II. Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве, - понимаемый так, он представляет собой двустороннюю единицу - соединение материального объекта с информацией, закрепленной созданным человеком способом. Без одной из этих сторон нет документа. Указание такого признака, как созданный человеком способ закрепления информации, не позволяет считать документом, например, ген: генетическая информация закреплена способом, созданным природой, а не человеком.

Названные в определении признаки документа предполагают:

1) наличие информации, смыслового содержания;

2) стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;

3) функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.

Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

1. Документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе.

2. Документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания - один из главных отличительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может.

3. Информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника).

4. Как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Значение или смысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования информации.

Фиксированное сообщение имеет знаковую форму потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями. Знаковость - обязательное свойство любого документного сообщения.

5. Документ - это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, - посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и др.

6. Документ обладает субстанциональностью (вещностью).

Официальный документ -  1 документ, составленный (изготовленный), выданный или находящийся в обороте государственных (муниципальных) органов, учреждений, организаций и предприятий и отвечающий определенным требованиям. 

2 документ, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, удостоверяющий определенные факты, имеющие юридическое значение.

Официальность или неофициальность документа определяется в зависимости от статуса источника информации. Официальные документы - правительственные документы, материалы, постановления, декреты, заявления, коммюнике, стенограммы официальных заседаний, данные государственной и ведомственной статистики, архивные и текущие документы различных учреждений и организаций, деловая корреспонденция, протоколы судебных органов, прокуратуры и т.д.. Неофициальные документы - личные материалы, выполненные на основе собственных наблюдений.

Атрибутами официального документа есть подпись должностного лица и / или регистрация в установленном порядке.

В Украине законодательно обеспечено право граждан, юридических или не юридических лиц, объединений граждан и государственных органов на получение, ознакомления с официальными документами путем обращения в органы государственной власти, представления информационного запроса на получение или ознакомления с официальными документами, представления запроса о предоставлении письменной или устной информации. Срок рассмотрения во всех трех случаях обращении граждан информационного запроса или запроса на получение информации не должен превышать 10 календарных дней со дня регистрации.

Как любая система, документ выполняет те или иные функции необходимые обществу.

Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача, т.е документ, как полифункциональный объект выполняет ряд социальных функций: главные, общие, специальные.

Главная, наиболее обобщающая функция - это хранение и передача информации.

Общие функции - информационная, коммуникативная, кумулятивная - характерны для всех документов, не зависимо от их вида.

Информационная функция — это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объеме документа (отчет о НИР — статья — монография — учебник — энциклопедия: документы расположены по степени увеличения информационной емкости). Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и др.

Коммуникативная функция — это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна.

Кумулятивная функция — это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений.

Специальные функции присущи только определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся: управленческая, познавательная (образовательная), правовая, общекультурная, мемориальная, гедоническая и др. функции.

Управленческая или регулятивная функция — выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, циркуляры, предписания, т.е. официальные и деловые документы).

Познавательная или когнитивная функция — способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, учебное пособие, практикум, хрестоматия, методические рекомендации и т.п. — т.е. учебные документы), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, автореферат диссертации, патент, отчет о НИР и ОКР, т.е. научные документы).

Правовая функция — это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), а также исторические источники, служащие средством свидетельствования.

Общекультурная функция — способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кинофильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.).

Мемориальная (памятниковая) функция — способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы).

Гедоническая функция — способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, открытки, кинофильмы, диафильмы, видеофильмы, компакт-диски, грампластинки, магнитные фонограммы и т.п.).

К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.

Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной его функции (например: учебник — учебная, указ — правовая, афиша — рекламная).

2 Должностная инструкция работника ДОУ - основной нормативный документ, определяющий организационно-правовое положение работника, и закрепляет рациональное распределение труда в ДОУ.

В соответствии с положением о порядке разработки и оформления положений о структурных подразделениях и должностных инструкций в организации, должностная инструкция - это организационно-правовой документ, который регламентирует требования к должности и определяет основные функции, обязанности, права и ответственность работника при осуществлении им деятельности в данной должности.

Должностная инструкция определяет, что должен делать работник, к разработке каких решений и документов он непосредственно причастен, каковы его роль и конкретно выполняемые им действия в процессе их подготовки и принятия.

Положением установлены требования к содержанию разделов должностной инструкции.

Все должностные инструкции в соответствии с данным порядком подлежат обязательной регистрации в журнале регистрации положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.

В соответствии с Положением деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются службой и подписываются руководителем службы, согласовываются с юридическим лицом по правовым вопросам, руководителем отдела кадров и утверждаются руководителем организации.

Должностная инструкция работника службы Документационного Обеспечения Управления состоит из следующих разделов:

1. общие положения,  2. функции работника, 3. обязанности, 4. права работников, 5. взаимоотношения (связи по должности), 6. ответственность    работника, 7. оценка работы.

В общих положениях устанавливаются следующие основные задачи работника, например: основная задача делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов;  порядок замещения должности, т.е. кем   назначается и освобождается от должности данный работник;  профессиональные требования к работнику (уровень образования,    стаж работы и др.); основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе "Функции работника" определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций, например,  регистрация документов может слагаться из таких работ – заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.

В разделе "Обязанности работника" указываются особенности: связанные с подготовкой документов,  получением, обработкой и  выдачей информации;   предполагающие обязательное использование определенных форм  и  методов работы (например,  периодический контроль за формированием   дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.);       требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;  порядок исполнения поручений;  этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе "Права работника" определяются права  работника  для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.

В разделе  "Взаимоотношения" указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и  сроки  передачи,  кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.

В разделе "Оценка работы" перечисляются критерии,  позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей  использования прав  и т.д.  Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения.   Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, возложенных в должностной инструкции.