УПРАВЛІННЯ ЗЕМЕЛЬНИХ РЕСУРСІВ ЧЕРКАСЬКОЇ ОБЛАСТІ

Звенигородський районний відділ земельних ресурсів

вул. Енгельса, м.Звенигородка,156,20200,Черкаська обл.,тел. (240)5-23-24

Дата № _________

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Текст …

Начальник відділу

земельних ресурсів ___­­­_____ Ю.І.Паніван

2.Порядок складання, оформлення узгодження і затвердження номенклатури справ структурного підрозділу.НС окремих структурних підрозділів розробляються посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, підписується керівником структурного підрозділу, погоджується з керівником архівного підрозділу установи.

Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості справ за уніфікованою формою.

Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються заголовки.Заголовок справи складається з елементів у наступній послідовності:- назва виду справи (листування, журнал і так далі) чи виду документів (протоколи, накази...);- назва організації чи структурного підрозділу (автор документу); назва адресату кореспондента документа; - короткий зміст документів справи;-назва території, з якою пов'язаний зміст документів справи;- дати (період) справи;- вказівка та копійність документів.

У кінці ділового року НС структурного підрозділу обов'язково завіряється підсумковим записом, в якому вказується кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підписує особа, відповідальна за діловодство.

НС структурного підрозділу складається у 3-х примірниках на кожному заповнюється гриф погодження експертною комісією структурного підрозділу і завідуючим архівом установи.1-й- зберігається в структурному підрозділі;2-й- передається в канцелярію установи;3-й- використовується для формування справ і пошуку документів.НС структурних підрозділів зводяться канцелярією в єдину (зведену) НС установи.

3.Аналіз і дослідження наказів з основної діяльності. Складання і оформлення наказу з основної діяльності.Наказ по основній діяльності- правовий акт, що видається керівником органу державного управління, директором фірми з цілях вирішення задач стратегічного та оперативного управління,оформляється після рішення керівника, пов'язаний з організацією роботи, порядком діяльності підприємства.Вступає в силу з моменту його підписання, якщо строк не окреслений в тексті.Реквізити наказу:

-Герб, емблема, нагороди.-Міністерство.-Установа.-Підрозділ.-Код підприємства.-Код документа.-Назва.-Дата, номер.-Місце видання.-Заголовок до тексту.-Текст.-Підпис.-Візи.-Гриф погодження.-Відмітка про виконання документа.-Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

ГЕРБ УКРАЇНИ Міністерство легкої промисловості Завод нестандартного устаткування НАКАЗ

17.10.2012 Київ №106

Про організацію занять

по підвищенню кваліфікації

інженерно-технічних працівників

З метою підвищення кваліфікації інженерно-технічних працівників

НАКАЗУЮ:

1 Організувати на заводі курси по підвищенню кваліфікації ІТП згідно програми, яка додасться, на 48 навчальних годин.

2 Встановити день занять - вівторок, 4 години.

3 Контроль за організацією занять покласти на головного інженера Артюхіна В. С.

Директор _______________ Б.Ю.Альохін

ЕКЗАМЕНАЦІЙНИЙ БІЛЕТ № 29

1 Характеристика і особливості оформлення довідки та заяви. ДОВІДКА – це службовий документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій.

Довідки поділяють на 2 групи:􀀹 довідки, що містять інформацію про факти та події службового

характеру;􀀹 довідки, що засвідчують якийсь факт;

Найчисельнішою є друга група довідок. Їх видають зацікавленим громадянам або установам. Це довідки, що підтверджують факт роботи чи навчання,займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання тощо.

Оскільки ситуації, з приводу яких видають довідки, досить типові, то використовують уніфіковані трафаретні бланки, в яких частину тексту віддруковано й позначено місце для внесення деяких змінних реквізитів.

Реквізити довідки:􀀹 назва виду документа;􀀹 дата (проставляють дату підписання);􀀹 індекс (проставляють у день підписання);􀀹 місце складання чи видання;􀀹 адресат (не зазначають, якщо в тексті вказано, куди

пред’являтиметься видана довідка);􀀹 заголовок до тексту (зазначається у разі потреби);􀀹 текст;􀀹 позначка про наявність додатків (у разі потреби);􀀹 підпис (якщо довідка має фінансово-матеріальний характер і виходить за межі підприємства, то її підписують керівник підприємства і

головний бухгалтер);􀀹 позначка про виконавця (оформляють у рази потреби).

Довідки, що направляються за межі установ, оформляють на загальних бланках, а ті, що подаються в межах установ, - на чистих аркушах паперу формату А4 або А5(залежно від обсягу тексту).Якщо довідка не виходить за межі підприємства, то в разі потреби,зазначають реквізит 8 (назва структурного підрозділу).Заголовок до тексту довідки може містити відомості про час (дату) на який припадають наведені в ній факти. У довідці необхідно об’єктивно відображати стан справ, тому її

складанню мають передувати ретельне збирання й перевірка повідомлень,зіставлення та аналіз добутих даних. У довідці можуть наводитись таблиці і додатки. У деяких випадках довідку можуть підписувати особи, що склали її й

повністю відповідають за викладені в ній факти.

ЗАЯВА - документ, адресований організації або посадовій особі, з проханням про прийом на роботу, звільнення, переведення, надання відпустки. Заява пишеться, як правило, від руки, в довільній формі або на трафаретному бланку, розробленому на даному підприємстві.

Реквізити: -Найменування одержувача, якому подається заява, і подавця; -Найменування виду документа - ЗАЯВА;

-Точне виклад прохання, пропозиції;-Описи, які додаються до заяви документів;-Дата, підпис; -відмітка про виконання документа і направлення його в справу.

У заяві використовується, як правило, офіційно-ділова лексика, у деяких заявах допускається вживання та публіцистичної лексики (наприклад, заява про прийом на роботу).

2 Основні вимоги до формування справ в діловодстві. Особливості групування до справи організаційної, розпорядчої, планової та інших категорій документів.Документи відносяться до певної справи та систематизуються у середині її.Формування справ повинно відповідати таким основним вимогам: -оперативність обробки та пошуку документів; -надійність документаційного обслуговування; -зберігання документів. Формування справ повинно здійснюватися централізовано за місцем реєстрації документів. До справи підшивають тільки виконанні документи (оригінал чи завірені копії), що оформлені згідно вимог ДСТУ.

Документи постійного зберігання групують в окремі справи (окремо оригінали та копії, річні, квартальні, місячні плани та звіти та інше). До справи групують документи одного діловодчого року.Виключення складають:-справи, що переходять на судові справи;-особова документація, що формується на протязі всього періоду роботи цієї особи в установі;-учбова документація, що утворюється в учбових закладах;-документи постійних комісій.

Додатки великого обсягу підшивають в окремі справи; невеликі додати додаються до документів, до яких вони відносяться.

У справі має бути не більш як 250 листів (30-40мм).

Розпорядчі документи (накази, розпорядження, постанови та інше) формують у справи по видах документів та за хронологією, додатки, що до них відносяться. Накази за основною діяльністю та по особовому складу формують окремо.

Плани, звіти, кошториси, ліміти групують окремо від їх проектів та зберігають у справах того року, до якого вони відносяться за своїм змістом.

Доручення вищих організацій групують у справи за направленостями діяльності. У середині справи документи розміщують у хронологічній послідовності.

Листування формують у справи за період календарного року та систематизують у хронологічній послідовності: документ-відповідь розміщується за документом-запитом. Хронологія за ініціативними документами.

3Ааналіз і дослідження номенклатури справ організації. Оформлення номенклатури справ організації на ПК.Номенклатура справ (НС) організації оформлюється на загальному бланку організації.НС складається на підставі вивчення складу, змісту та кількості документів, що утворюються у процесі діяльності організації, класифікаторів документів та кореспондентів, типових та відомчих переліків документів із зазначенням строків зберігання документів.

НС структурних підрозділів зводяться канцелярією в єдину (зведену) НС установи.

Під час складання зведеної НС може використовуватися структурний або функціональний принцип її побудови.

Структурний - підзаголовки справ - назва структурного підрозділу. Перший - канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ реалізації та збуту...Функціональний - за напрямком діяльності. Розділи і підрозділи відображають управлінські функції і розмішуються за ступенем важливості: планування, фінансування і так далі.

Справи питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні) вносять до НС кожного року протягом терміну їх. вирішення.

Справи громадських організацій розміщуються в кінці НС. До НС не включають друковані видання, брошури, довідники, бюлетені та інше.Зведена НС погоджується з експертною комісією установи та експертно-перевірною комісією державного архіву, затверджується керівником установи.

Зведена НС (ЗНС) складається з 5-ти примірників:

1-й- в канцелярії;

2-й- до архіву установи;

3-й- направляється до відповідної державної архівної установи;

4-й- у поточній роботі канцелярії;

5-й- структурним підрозділам для роботи.

Остання графа "Примітки" служить для приміток про знищення справ чи передачі їх в архів.

Міністерство освіти та науки України ЗАТВЕРДЖУЮ:

Донецькій гірничий технікум Директор Донецького

ім. Є.Т.Абакумова технікуму ім.Є.Т.Абакумова

___________ О.П. Зайцев

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ “____”_________2010 р.

25.03.10 № 01-32

м. Донецьк

на 2010 рік

Індекс справи	Заголовок справи	Кількість справ	Строк зберігання	Примітка
1	2	3	4	5
01-КАНЦЕЛЯРІЯ
02-УЧБОВА ЧАСТИНА
03-СЕКТОР ВИХОВАЛЬНОЇ РОБОТИ
04- ПРИЙМАЛЬНА КОМІСІЯ …
10-ПРОФСПІЛКОВИЙ КОМІТЕТ

Діловод О.М.Волкова

Відповідальний за архів О.А.Сабиніна

СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО

Протокол ЕК Донецького Протокол ЕПК держ. архіву

гірничого технікуму Донецької області

ім.Є.т.Абакумова

____________№_________

від_________№______

ЕКЗАМЕНАЦІЙНИЙ БІЛЕТ № 30

1 Характеристика і особливості оформлення протоколів. ПРОТОКОЛ – це документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень по них на зборах, засіданнях, нарадах, конференціях, ділових зустрічах, а також документ, який складається офіційною особою для засвідчення якогось факту; це службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів. За обсягом фіксованих даних протоколи можна поділити на 3 групи:

1. Стислі, у тексті яких записано лише ухвали.

2. Повні, у тексті яких, крім ухвал, стисло записують виступи доповідачів

та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3.Стенографічні, де усі виступи записують дослівно.

Протокол містить наступні реквізити:

􀀹 найменування структурного підрозділу;

􀀹 назва виду документа;

􀀹 коди;

􀀹 дата;

􀀹 індекс;

􀀹 грифи затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню);

􀀹 заголовок;

􀀹 текст;

􀀹 підписи голови і секретаря.

Заголовком до тексту протоколу є назва колегіального органу або конкретної наради і обговорюване питання. Текст складається на підставі виступів учасників зборів, конференції, засідання або наради. Він має бути стислим. зрозумілим, точним, але у той самий час він повинен містити інформацію, що всебічно характеризує обговорення питання.

Текст протоколу складається з вступної та основної частин. У вступнійчастині після слова “ПРИСУТНІ” вказують прізвища усіх присутніх на

засіданні членів колегіального органу або співробітників, а також запрошених осіб. Якщо їх кількість перевищує 15, до протоколу додається список присутніх. Текст протоколу має складатися з позицій згідно пунктів порядку

денного. Текст кожної позиції укладається за формою: “СЛУХАЛИ”,“ВИСТУПИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”.

Слово “СЛУХАЛИ” пишуть в окремому рядку з цифрою, що позначає питання. Після слова “СЛУХАЛИ” ставлять двокрапку. Ініціали і прізвище доповідача треба писати з нового рядка в називному відмінку і підкреслювати,

після прізвища ставлять тире і пишуть зміст доповіді за формою прямої мови. Якщо наявний текст доповіді, це необхідно відмітити позначкою (“Текст

доповіді додається”).