Номенклатура дел
_________№___________
______________________
(место составления)
На ________________ год1
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во ед. хр. |
Срок хранения и № статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Название раздела | ||||
|
|
|
|
|
|
Наименование должности руководителя
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО2
Протокол ЭК структурного подразделения
от _________ № _______________
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
БИЛЕТ № 3
1. На все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в каждом структурном подразделении организации по окончании делопроизводственного года составляют описи. Опись дел структурного подразделения является прежде всего документом, предназначенным для учета и обеспечения сохранности дел. Кроме того опись является основным видом научно-справочного аппарата, обеспечивающего быстрый поиск документов. При наличии в структурном подразделении дел, за несколько лет, составляют общую опись за несколько лет. Порядок составления описей структурных подразделений должен быть изложен в инструкции по ведению делопроизводства в организации. Ответственность за качественное и своевременное составление описей несут руководители структурных подразделений. Пред внесением заголовков дел в описи проверяют: • соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; • правильность оформления и группировки документов в деле; • правильность оформления дел. В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, т.е. имеющих отметки о заведении дел, структурное подразделение принимает меры к розыску дел. На необнаруженные дела составляют справку о причинах отсутствия дел. Справку подписывает руководитель структурного подразделения. При передаче дел в архив справку передают в архив вместе с описью. Описи структурного подразделения составляют по установленной форме. Описательная статья описи включает в себя следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части);
дата дела;
количество листов в деле;
срок хранения дела;
примечание.
Описи дел структурного подразделения составляет должностное лицо, ответственное за состояние делопроизводства в структурном подразделении. 1 . Номер описи дел структурного подразделения должен состоять из цифрового обозначения структурного подразделения по номенклатуре дел с добавлением начальной буквы наименования категории, входящие в описания и двух последних цифр года, в котором заведены дела, включенные в опись. Например, описи дел постоянного срока хранения структурного подразделения № 4, входящих в номенклатуру дел и заведены в 2012 году, будут иметь номера: 04п-2012. 2. Графы описи заполняются в соответствии с сведений, указанных на обложке дела. Описание на дела длительного срока хранения должен иметь дополнительную графу "Срок хранения, статья по перечню". 3. Графу описания "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям учреждения, о наличии копий и т.п. 4. Систематизация дел структурного подразделения, включенные в опись, должна соответствовать систематизации номенклатурой дел как структурного подразделения, так и учреждения в целом. 5. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) записывают в опись под самостоятельным номером. 6. В случае внесения в описи подряд нескольких дел с одинаковым заголовком отмечают полностью только заголовок первого дела. Во время записи других дел заголовок не повторяют, но другие сведения о делах записывают к описанию полностью. На каждом новом листе описи заголовок повторяют полностью. Описи дел ведут в течение нескольких лет с единственной сплошной нумерацией дел. Дела каждого года составляют годовой раздел описи. В конце описания делают итоговая запись с указанием (цифрами и прописью) количества дел, содержащий описание, первый и последний номера дел по описи, а также указывают особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел). В годовой раздел описи вносят также дела, не завершены в течение делопроизводственного года. В таких случаях в конце годовых разделов описи каждого следующего года, в течение которого дела продолжались, делают надпись: "Документы по этому вопросу см.. Также в разделе за год, №".
2. Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников:
руководители;
специалисты;
технические исполнители.
Наименования должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих. Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировальным бюро и т.д. Наименование должности «начальник» или «заведующий» указывается с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя — планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20\% общего числа делопроизводственного персонала. Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Возможно устанавливать должность старшего специалиста. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2 : 1. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор. Технические исполнители — экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации. К категории технических исполнителей отнесены: экспедитор; делопроизводитель; стенографистка; технический секретарь; курьер; оператор организационной техники; архивариус; секретарь-машинистка; секретарь-стенографистка; секретарь руководителя. Задача технических исполнителей - передача, фиксация, учёт, доставка и хранение документов
3. Деловая корреспонденция или служебная переписка- это
обобщенное название для разных по содержанию документов – служебное письмо, телеграмма, факс, электронное сообщение и др.)
Самым распространенным является письмо, и все большую силу набирает электронное письмо.
Служебные письма – это письма между юридическими лицами или юридическим и физическим лицом.
Особенности оформления писем:
- отсутствие наименования вида документа;
- справочные данные об организации обязательны»
- реквизит «Место составления документа» входит в справочные данные;
- письмо составляется не менее чем в двух экземплярах, один отсылается адресату, другой остается в деле для контроля;
- письма визируются ниже подписи на экземпляре, остающемся в организации. При оформлении писем важно соблюдать такие правила: 1. Письма оформляются на бланке организации, который обязательно должен включать полное наименование организации и справочные данные для того, чтобы адресат смог без дополнительных усилий дать Вам ответ (второй экземпляр, остающийся в организации, обычно печатают на чистой бумаге). 2. Необходимо помнить о стандартных полях (левое, верхнее и нижнее – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм). 3. Если письмо является ответом на какое-либо обращение, желательно делать ссылку на входящее письмо в реквизите «Ссылка на входящие номер и дату документа». 4. Важно правильно оформить адресата письма. Адресатом могут выступать: организация, структурное подразделение, должностное лицо, физическое лицо. Главное правило – указать наименование организации-адресата, должность и фамилию, имя, отчество. Ошибки в написании адресата воспринимаются как неуважение. 5. В письме желательно указать заголовок, отражающий краткое содержание письма, для того, чтобы получатель смог сразу сориентироваться в теме письма. Если в письме один, два абзаца заголовок можно не составлять. Для писем больших объемов заголовок обязателен. 6. Печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций.
Структура делового письма Стандартное деловое письмо строится по следующему принципу: обращение, преамбула, основной текст, подпись, постскриптум, приложения. Обращение. Для официальной деловой переписки обращение «Уважаемый» идеально подойдет. Его следует писать с большой буквы и по центру листа. В нашей стране принято обращаться по имени и отчеству. Если вы знаете адресата лично, пишите: «Уважаемый Иван Иванович», если не знаете, тогда «Уважаемый господин Иванов». Никогда в обращении не сокращайте слово «господин» до «г-н». Также нельзя писать «Уважаемый господин Иванов И.И.». Либо «Иван Иванович», либо «господин Иванов». «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении, независимо от того, есть ли в организации женщины. Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Уважаемый директор». Обращением могут служить ученые звания: академик, профессор, доцент и др. Далее – преамбула, первый абзац письма, в котором изложена его цель и причина. Прочитав преамбулу, адресат должен понять суть письма. Т.е. письмо начинают с постановки проблемы, а потом оговаривают условия, варианты и т. д. А после этого - какие результаты ожидаем получить и все благодарности и расшаркивания.
Далее следует основной текст письма (2-4 абзаца), где должна быть изложена ситуация, выражены ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса. В заключении вы кратко подводите итоги всего написанного. Письмо заканчивается стандартными формулировками: «С уважением», «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» или «С интересом ждем от Вас новых предложений», «Всегда рады оказать Вам услугу» и др. плюс подпись (должность, ФИО) адресанта. Письма на имя первых лиц подписывает только директор или его зам - это принцип субординации и уважение к деловому партнеру. Соответствие рангов должно соблюдаться. Есть еще одна характерная ошибка. Допустим, на документе стоит фамилия директора Смирнова, а сам он уехал в отпуск. Его заместитель Петров ставит косую черту и расписывается за шефа. Это неправильно. Подпись должна строго соответствовать ее расшифровке и реальной должности автора письма в данный момент. Поэтому пишите: «заместитель директора» или «и.о. директора Петров». Между инициалами и фамилией пробел не делают (А.П.Смирнов).