Билет 13.Вопрос 1
Важливе місце в діловодстві належить правилам оформлення документів.
Кожен документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.
Реквізит - це обов'язковіш елемент, який властивий кожному окремому виду документа (дата, підпис, адреса, заголовок тощо). Документи з використанням реквізитів оформлюють відповідності до формуляра-зразка.
Формуляр зразок - єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих у встановленій послідовності.
Ряд документів, які видаються органами державної влади та державного управління, мають склад реквізитів, який впроваджено в законодавчих актах. Наприклад, паспорт, трудова книжка, акти громадянського стану.
При розробці стандартів на систему документації перш за все визначається максимальний склад реквізитів документів, які входять до системи, і кожному реквізиту відводиться точно зазначене місце на аркуші паперу.
Для організаційно-розпорядчих документів використовується папір форматом А4 (297 х 210мм) та А5 (146 х 210мм). Для окремих видів документів, які містять таблиці та графіки (відомості), можна використовувати формат АЗ (297 х 420мм). Формуляр зразок встановлює такий склад реквізитів та їх розташування. (Див. мал. ІД):
1. Державний герб.
2. Емблема організації,
3. Зображення державних нагород.
4. Код підприємства, установи або організації.
5. Код форми документа.
6. Найменування міністерства або відомства (вищої організації або засновника). засновника).
7 Найменування підприємства, установи або організації - автора документа.
8. Назва структурного підрозділу.
9. Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телефону та телетайпу, факс, номер рахунку у банку.
10. Назва виду документа.
11. Дата.
12. Індекс (номер) документа.
13. Посипання на індекс та дату вхідного документа.
14. Місце складання або видання.
15. Гриф обмеження доступу до документа.
16. Адресат.
17. Гриф затвердження.
18. Резолюція.
19. Заголовок до тексту.
20. Відмітка про контроль.
21. Текст.
22. Відмітка про наявність додатків.
23. Підпис.
24. Гриф погодження.
25. Візи.
26. Печатка.
27. Відмітка про за свідчення копій.
28. Прізвище виконавця та його номер телефону.
29. Відмітка про виконання документа та направлення його до справи.
30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.
31. Відмітка про надходження.
Мал. 1. Поздовжнє розташування реквізитів документів.
Мал. 2 Поперечне розташування реквізитів документів.
У формулярі - зразку вказано максимальний список реквізитів, проте при виготовленні установою бланків документів певного типу в них включаються реквізити, що відповідають документам тільки цього типу.
Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для здорового сприйняття, спрощує їх обробку, дає можливість використовувати технічні засоби.
Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення, виконання.
Билет 13.Вопрос 2
Реєстрація вхідних та внутрішніх документів
Реєстрації підлягають всі документи, що потребують виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, облікові, статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в установі та його підрозділах, так і ті, що надходять від інших організацій, установ і приватних осіб. Реєстрації підлягають як паперові, так і магнітні або цифрові носії інформації в електронному вигляді. Реєстрація документів в електронному вигляді здійснюється на загальних засадах з визначенням найменування носія: "магнітний диск", "магнітна стрічка", "оптичний диск" тощо.
Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в загальному відділі лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно реєструється. Новий виконавець документа зобов’язаний розписатися в його отриманні у відомості обліку в загальному відділі. Під час реєстрації документу йому надається умовне позначення – реєстраційний номер, який складається з порядкового номеру в межах групи документів і доповнюється індексами підрозділу та типу документа. При реєстрації вхідних службових документів на правому верхньому куті першої сторінки ставиться штамп з датою реєстрації й реєстраційним номером документу. Зареєстровані документи передаються у день їх надходження під розпис у відомості обліку документів не пізніше 16-ї години відповідному помічнику для підготовки проектів резолюцій і передачі їх на розгляд Голові відповідного відділу. Виконавець одержує документ під розпис у відомості обліку документів. Відомості залучаються до відповідної справи, яка зберігається 5 років.
Внутрішні документи реєструються у тому ж порядку, що й вхідні документи.
Відповідальність за правильну реєстрацію вхідних та внутрішніх документів та своєчасну відправку їх адресатам, передачу на розгляд керівництву, конкретним виконавцям покладається на загальний відділ Управління справами.
Автоматизована форма реєстрації документів має суттєві переваги над традиційними паперовими формами — картотечною та журнальною, адже вона дає можливість формувати на підприємстві єдиний центральний банк даних, доступ до якого можливий з будь-якого комп’ютера, підключеного до локальної мережі. Як правило, з метою впровадження на підприємстві автоматизованої реєстрації документів застосовують готові інформаційні системи, які пропонує сучасний ринок програмних продуктів. Такі системи забезпечують не лише реєстрацію, а й оперативний контроль та пошук документів. Втім, якщо придбання готової автоматизованої інформаційної системи неможливе через обмежені фінансові можливості або недоцільне через невеликий обсяг документообігу підприємства, як найпростіший варіант автоматизованої реєстрації, може використовуватися таблиця, створена у програмі Excel. У цьому разі традиційні паперові журнали або картотеку створювати не потрібно, адже електронна база даних повністю замінює журнали реєстрації та реєстраційні картотеки традиційного типу. Роздруковувати електронні реєстри не обов’язково, адже вони мають таку ж юридичну силу, як і паперові копії. На прохання контролюючих органів для перевірки можна надати доступ до електронної бази (банку) даних, і цього буде цілком достатньо. Традиційна журнальна форма реєстрації документів вважається нераціональною і має ряд суттєвих недоліків, оскільки ускладнює контроль за виконанням документів. Крім того, при використанні такої реєстраційної форми доводиться заводити окремі журнали для реєстрації вхідних, вихідних та внутрішніх організаційно-розпорядчих документів. Нумеруються, прошиваються і завіряються печаткою тільки сторінки реєстраційних журналів, у яких ведеться облік документів з грифом обмеженого доступу, зокрема тих, що містять державну або комерційну таємницю. Ця вимога передбачена чинним законодавством України. А на реєстраційні форми, у яких ведеться облік несекретної документації, зокрема вхідної та вихідної кореспонденції, такі вимоги не поширюються.
ЗАКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ
ТОВАРИСТВО
Билет 13.Вопрос 3
АГРОФІРМА «ПОДІЛЛЯ»
ПРОТОКОЛ
24.09.09 № 12
м. Київ
Виробнича нарада
працівників бухгалтерії
Голова Марчук В. С.
Секретар Бондарець М. М.
Присутні Устименко П. Г., Нестерова Н. П.,
Шемет Д. Н., Іванова Т. Т.
Порядок денний:
Складання звіту з виробничо-фінансової діяльності агрофірми за 3-й квартал 2009 року. Доповідь головного бухгалтера Марчук В. С.
Вказівки і пояснення Держкомстату з питань бухгалтерського обліку і звітності. Доповідь заступника головного бухгалтера Устименко П. Г.
1. СЛУХАЛИ:
Марчук В. С. – Доповіла про порядок підготовки й складання річного звіту, про завдання працівників обліку.
ВИСТУПИЛИ:
Шемет Д. Н. – Вказала на потребу більш нового програмного забезпечення.
Нестерова Н. П. – Запропонувала закінчити складання квартального звіту до 2 жовтня цього року та запропонувала перерозподіл обов’язків між працівниками з цього приводу.
УХВАЛИЛИ:
Головному бухгалтеру Марчук В. С. скласти доповідну записку про нове програмне забезпечення для бухгалтерії.
Забезпечити складання квартального звіту щодо фінансової діяльності агрофірми до 2 жовтня 2009 року.
Здійснити звітування щодо фінансової діяльності агрофірми перед податковою інспекцією, державними фондами, органами статистики.
2. СЛУХАЛИ:
Устименко П. Г. – Доповіла про вказівки і роз’яснення Держкомстату з питань бухгалтерського обліку й звітності.
ВИСТУПИЛИ:
Шемет Д. Н. – Вказала на потребу проведення семінару щодо роз’яснення вказівок Держкомстату з питань бухгалтерського обліку й звітності.
УХВАЛИЛИ:
Вказівки і роз’яснення Держкомстату з питань обліку й звітності.
Провести семінар з працівниками відділу обліку та бухгалтерії щодо роз’яснення вказівок Держкомстату з питань бухгалтерського обліку й звітності.
Голова Марчук В. С.
Секретар Бондарець М. М