Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
СКОМПАНОВАННЫЕ).docx
Скачиваний:
15
Добавлен:
03.03.2016
Размер:
1.54 Mб
Скачать

Форма журнала регистрации входящих документов

входящего документа

Дата

Исходящий номер

Отправитель

Заголовок или краткое содержание

Исполнитель

Подпись исполнителя

7-03/145

19.11.01

165

АО "МММ"

Об увеличении объемов работ

Фролов

 

7-03/146

19.11.01

17501

МГТС

Об оплате счетов

Сергеев

 


Форма журнала регистрации приказов

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизии, договора и т. д.

Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например приказ №5, протокол №3 и т.п

Журналы регистрации ведутся секретарем-референтом или службой делопроизводства предприятия.

Приказы по предприятию могут регистрироваться в специальном журнале или как внутренние документы в журнале регистрации внутренних документов.

ЕКЗАМЕНАЦІЙНИЙ БІЛЕТ № 7

  1. Підготовка відряджень працівників - важлива складова робота організатора діловодства. Оформлення посвідчення про відрядження.

2. Організація прийому, обробки й доставки документації, що надходить. Централізація прийому і початкова експедиційна обробка документів в СДЗУ.

3. Аналіз і дослідження процесів реєстрації документів за допомогою різних форм реєстрації. Реєстрація документів на реєстраційно-контрольних картках (РКК).

1.

На секретаря фирмы часто ложится обязанность подготовки служебных командировок сотрудников и руководителя. Он готовит проекты приказов о командировках, выписывает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале.

Командировочные удостоверения имеют типовую форму и поэтому секретарь их только заполняет, руководствуясь приказом о командировке.

По указанию руководителя или просьбе командируемого секретарь может подобрать необходимые документы.

КОМАНДИРОВКА (от франц. commande) - направление работников по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебных заданий, поручений вне места постоянной работы. Затраты на командировку именуются командировочными расходами. Часть затрат, которую несет сам командированный работник, возмещается ему организацией, направившей его, или пригласившей работника организацией.

Местами выполнения поручения могут быть как населенный пункт (пункты), так и отдельные объекты (заповедник, строительная площадка, географический объект, воинская часть и т. д.).

Срок командировки устанавливает руководитель. Этот срок не может превышать 30 календарных дней в пределах Украины. Срок командирования работников для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ не должен превышать срока строительства объектов.

В служебную командировку направляются работники предприятия, состоящие в трудовых отношениях с данным предприятием, а также физические лица, относящиеся к руководящему составу предприятия (председатель или члены правления, наблюдательного совета и т. д.).

Направление работника в командировку сопровождается оформлением следующих первичных документов:

  • задания на командировку;

  • приказа (распоряжения) руководителя предприятия о направлении работника в командировку;

  • предварительной сметы затрат на командировку;

  • командировочного удостоверения и записи в Журнале регистрации удостоверений;

  • документов о наличии связи командировки с деятельностью предприятия.

Частный предприниматель также обязан составлять приказ (и, при необходимости, - задание) на направление в служебную командировку наемных работников и себя. Требования к оформлению этих и других документов такие же, как и для предприятий и организаций. При соблюдении всех требований затраты на служебную командировку могут относиться на расходы предпринимателя.

____

Командировочное удостоверение с отметками прибытия и выбытия из места назначения является для наемного работника подтверждением его пребывания в назначенном месте командировки. Кроме того, на основании правильно оформленного командировочного удостоверения и документов, подтверждающих расходы, понесенные в командировке, утверждается авансовый отчет командированного работника, выплачиваются командировочные расходы, в том числе суточные.

Форма командировочного удостоверения состоит из двух частей. На лицевой стороне указывается: фамилия, имя, должность командируемого работника; город и предприятие, куда направляется работник; цель и срок командировки с учетом времени на проезд туда и обратно; паспортные данные работника. Данные сведения заверяются подписью и печатью предпринимателя (при ее наличии).

Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам на обратной стороне бланка командировочного удостоверения по дате прибытия и выбытия из пункта назначения. Днем выбытия в командировку считается день отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного работника, а днем прибытия из командировки – день прибытия транспортного средства к месту его постоянной работы. Если станция отправления транспортного средства находится за пределами населенного пункта, в котором работает командированный, то в срок командировки включается время, необходимое для проезда к станции отправления. Если работник командирован в разные пункты (предприятия), отметки о прибытии и выбытии должны делаться в каждом пункте (предприятии). При выезде работника в командировку на один день (возможно возвращение из нее в тот же день) ему, при наличии командировочного удостоверения, выплачиваются суточные в порядке, установленном действующим законодательством.

2.

Прием и обработка поступающих документов осуществляется секретарем фирмы или работниками канцелярии.

Поступившие документы проходят ряд этапов:

Первичная обработка заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем проверяют: правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты обычно уничтожаются, исключение составляют случаи, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистриуемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах, приглашениях, поздравлениях, письмах, присланных для сведения (копиях), сообщениях о заседаниях, совещаниях, учебных планах и программах, рекламных извещениях и других материалах, не подлежащих регистрации.

Передача документов на рассмотрение руководству фирмы большинства документов должна осуществляться только после регистрации . Руководитель организации, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Перемещение документа между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов с грифом ограничения доступа.

Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Основная цель которого обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя фирмы поставлены на контроль.

Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь. Он проставляет букву «К» на левом поле документа напротив реквизита «заголовок». Затем в регистрационном журнале или карточке делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Секретарь помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Секретарь в установленные сроки получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документа. Для большинства документов срок исполнения не должен превышать 10 дней.

Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнео конкретное действие, задание), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю для подшивки в дело.

3.

На практике в настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

- централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в журналах в служ-бе ДОУ или у секретаря-референта;

- децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в журналах в структурных подраз-делениях секретарями подразделений;

- смешанная, сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.

Практика показывает, что наиболее эффективной среди рассматриваемых выше является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельнос-ти и личному составу, протоколы, акты, докладные за-писки и др.), а также предложения и жалобы граждан.

Специализированную документацию регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз.

В практической деятельности служб документационного обеспечения наибольшее распространение получили две формы регистрации доку-ментов - журнальная и карточная.

Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Как минимум, при такой форме регистрации используются журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера.

Документы внутреннего характера, в свою очередь, могут учитываться в журналах учета приказов по организации, протоколов, докладных записок на имя руководства, писем граждан и т.п.

При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Так, возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение. Поиск информации при журнальной фор-ме усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной рабо-ты в архиве.

Использование автоматического дублирования традиционных журнальных записей в ПЭВМ (электронные жур-налы) исправляет перечисленные недостатки, но при большом количестве учетных единиц документов более удобной является карточная форма регистрации.

Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке.

Количество экземпляров регистрационной карточки на документ определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролировать-ся.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность нахождения документа или группы документов и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Условием успешной деятельности службы ДОУ (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки, в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе, что позволяет оперативно установить, в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ, а также в каком документе находится конкретная информация по нужному вопросу.

Карточки группируют в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания и характера запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

Контроль за исполнением документов и принятых решений - важная функция управления организацией. Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку и регулирование хода исполнения, анализ результатов исполнения контролируемых докумен-тов. Действия по контролю заключаются в обязательном учете определенных категорий документов, в соответствии с разработанным в организации перечнем и по указанию (резолюциям) руководства, в систематическом наблюдении за их фактическим исполнением, в принятии мер, способствующих своевременному исполнению.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неис-полнения установленных сроков. Суть предупредительного контроля заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Если в ходе контроля выясняется невозможность в оставшееся время исполнить поручение, об этом также докладывается руководителю. Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя.

Дата передачі на виконання

Кому напревлено документ

Розписка про одержання

Дата повернення

Примітка

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Представити звіт

Звіт представлено

Кому

 

 

 

Строк

 

 

 

Фонд №

Опис №

Справа №

1

2

3

..

Кореспондент

Дата надходження і індекс документа

Дата і індекс документа

Короткий зміст

Резолюція

Відмітка про виконання документа

ЕКЗАМЕНАЦІЙНИЙ БІЛЕТ № 8

  1. Нормативно-методична база документаційного забезпечення управління України.

  2. Поняття про документозворот, його основні етапи. Електронний документозворот. Технічні засоби, які використовуються для пер­винної експедиційної обробки.

  3. Аналіз і дослідження наказів з основної діяльності. Розробити наказ про створення експертної комісії установи.

1. Нормативно-методична база документаційного забезпечення управління – це сукупність законів, нормативно-правових актів і методичних документів, які регламентують технологію створення, обробки, зберігання і використання документів у поточній діяльності установи, а також роботу служби документаційного забезпечення – її структуру, функції, штати, технічне оснащення та інші аспекти.

Нормативно-методична база регулює:

1.Правила оформлення документів.

2.Правила роботи з документами.

3.Забезпечення схоронності документів.

4. Порядок передавання документів на архівне зберігання.

5.Роботу служби документаційного забезпечення(функції, структура, штати).

6.Запровадження нових інформаційних технологій у роботу з документами.

7.Роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу.

8. Справочинство за звереннями громадян.

9.Юридичні аспекти, пов‘язані з документами.

Нормативно-методична база регулюється:

- законодавчими актами України у сфері інформації та документації;

- указами Президента України, постановами уряду України, що регламентують питання документаційного забезпечення;

- правовими актами органів виконавчої влади (міністерств, комітетів, служб) як загальногалузевого, так і відомчого характеру;

  • правовими актами нормативного та інструктивного характеру, методичними документами зі справочинства установ, організацій та підприємств;

  • державними стандартами на документацію;

  • уніфікованими системами документацій;

  • нормативними документами з організації архівного зберігання документів.

2.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители учреждения и структурных подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и пунктами технической обработки собственно документов (экспедиция, служба размножения и др.).

Основные этапы документооборота:

1) составление и оформление документа;

2) прием документа бухгалтерией (учетным центром предприятия);

3) движение документов по отделам и рабочим местам в бухгалтерию (учетный центр), их обработка и использование для бухгалтерских записей;

4) передача документов на средства вычислительной техники (машинно-учетные станции) и возврат их назад (при ручном ведении бухгалтерского учета);

5) передача документов в архив.

Схемы документооборота разрабатываются руководством делопроизводственной службы и согласовываются с руководителями заинтересованных структурных подразделений. Утверждает схемы прохождения документов руководитель делопроизводственной службы или учреждения.

Схемы разрабатываются для различных категорий документов (входящих, исходящих и внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу и др. Для каждой группы документов создаётся отдельная схема обращения. Апробированные схемы документооборота включаются в инструкцию по делопроизводству или прилагаются к ней.

….

Электронный документооборот (ЭДО)— система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Основные принципы электронного документооборота:

  • Однократная регистрация документа

  • Возможность параллельного выполнения различных операций с целью сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения

  • Непрерывность движения документа

  • Единая база документной информации для централизованного хранения документов и исключения возможности дублирования документов

  • Эффективно организованная система поиска документа

  • Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота

3.

Приказы по основной деятельности издаются:

  • во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления;

  • в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Приказы руководителя по основной деятельности могут издаваться совместно с руководством других организаций, учреждений, предприятий.

Ответственность за качество подготовки проектов приказов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают.

Проекты приказов по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными и реальными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали необходимость в последующем корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой изданного приказа.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?»:

  • О проведении аттестации персонала организации;

  • О создании постоянно действующей экспертной комиссии;

  • Об упорядочении делопроизводства и исключении случаев утери документов;

Текст приказа состоит из двух частей:

  • констатирующей,

  • распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:

  • ссылка на нормативный правовой акт вышестоящего органа или собственные ранее изданные акты с указанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту;

  • формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа. Например:

В соответствии с приказом Генерального директора от 27 мая 2002 г. № 96 «О повышении исполнительской дисциплины и ответственности работников» ПРИКАЗЫВАЮ: …

В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, их отбору на архивное хранение и к уничтожению ПРИКАЗЫВАЮ: …

Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки с абзаца.

Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Каждый пункт распорядительной части включает:

  • наименование должности, фамилии, инициалов исполнителя или исполнителей;

  • поручение;

  • срок выполнения поручения.

При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с одним сроком исполнения.

Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемые действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Последний пункт приказа - пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия, например:

9. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя Генерального директора по работе с персоналом (фамилия, инициалы).

Пункты и подпункты распорядительной части приказа нумеруются арабскими цифрами следующим образом: 1.; 1.1.; 1.2.; 1.3.; 2.; 2.1.; 2.2.; 2.3.; 3. и т.д. При составлении приказа необходимо:

  • увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;

  • излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

  • намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;

  • обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований ведомств, предприятий, организаций и учреждений, должностей;

  • указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;

  • соблюдать сроки подготовки проектов приказов, установленные руководством организации;

  • указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу.

Текст приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные (технические) термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепринятые. В тексте приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования организаций, структурных подразделений, должностей. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания и выражения типа: «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т.п.

Назва організації вищого рівня

Назва організації

Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке.

Оставленные комментарии видны всем.