2. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности: 2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. 2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. 2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. 2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам. 2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. 2.6. Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов. 2.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. 2.8. Принимает документы на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверяет правильность их составления и оформления. 2.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации. 2.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право: 3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности. 3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями. 3.3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. 3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность: 4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей. 4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации. 4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Билет № 25

1. Правила оформлення інформаційно-довідкової документації.

До інформаційно-довідкових документів можна віднести різноманітні документи, якими підтверджуються певні факти, обґрунтовуються конкретні дії, відображається хід розгляду окремих питань тощо. До цієї групи документів належать різноманітні листи, телеграми, телефонограми, службові записки, акти, протоколи та інші документи.

Заява

Заява- це документ, за допомогою якого людина реалізує свої права і просить в цьому допомогти юридичну чи посадову особу.

Найчастіше форма трафаретна, а може бути довільна (індивідуальна).

Містить: адресат, від кого заява, вид документа, текст, підпис, дата.

Доповідна записка

Доповідна записка оформлюється якщо посадова особа виявила які- небудь порушення (наприклад трудової дисципліни) та повідомляє про це керівника з проханням за фактом порушення прийняти міри, така доповідна записка майже завжди має внутрішній характер та може оформлюватися на чистому аркуші без бланку.

Реквізити:

-Адресат;

-Текст;

-Підпис;

-Дата;

Характерна особливість текста початок завжди починається з « Доводжу до вашого відому».

За своїм характером доповідні записки можуть бути ініціативні, а можуть бути і відповідні в тому випадку якщо працівник отримав завдання вивчити якесь питання та за результатами вивчення питання пише доповідну записку тоді в текст треба буде згадати що перевірка, аналіз робітника відбувається за дорученням.

Дуже рідко та як правило за дорученням вищестоящої організації, адміністрації підприємства проводять якійсь аналіз за результатом чого пишеться доповідна (службова) записка, тоді вона пишеться на загальному бланку (друкується).

Пояснювальна записка

Вона пишеться для пояснення своєї поведінки, порушеннях зафіксованих в докладній записці. Пишеться аналогічно заяві.

Довідка – це документ який представляє нам інформацію дозволяє у подальшому прийняти рішення вивчити стан роботи, речей і описує, підтверджує ті чи інші факти.

Текст довідки повинен детально, точно об’єктивно відображати інформацію так як вона може бути використана для перевірок, аналізу роботи і т. д. у залежності від призначення і змісту вона може бути службовою і носити особистий характер.

Внутрішні службові довідки пишуться на загальному бланку (тільки назва відділу) або на чистому аркуші з необхідними реквізитами.

Зовнішні довідки пишуться на загальному бланку.

Особистого характеру – на загальному бланку або з кутовим штампом. Містить службова довідка: Повіддомлення про факти і події службового характеру.

Якщо особистого характеру містить інформацію про конкретну людину.

Заголовок відповідає на питання Про що? Іноді у заголовку уточнюється за станом на яке число дається інформація у довідці.

Реквізити внутрішньої довідки:

- Назва структурного підрозділу;

- Адресат;

- Назва документа;

-Дата;

- Заголовок;

- Текст;

- Підпис посадового лиця яке складає довідку.

У довідці загального характеру проставляється № довідки та місце створення.

Довідка особистого характеру обов’язково датується і нумерується, заголовка до тексту не має, текст повинен починатися з ПІП в І в.

Не можна використовувати «дійсно дана в тому що…»

Використовуються трафаретні бланки довідок, вони полегшують, спрощують роботу.

АКТ – це документ, який складається одним або кількома лицями та підтверджує встановлені факти або події. Акт складається коли змінюється керівник, при нещасному випадку, при випробовуванні нового обладнання, при прийомі будівельних об’єктів.Заголовок до тексту зв’язав відмінком з назвою документа.

Текст складається з двох частин:

-вступна

-основна

Акт підписує комісія: голова та члени комісії (у алфавітному порядку). Присутні можуть завізувати його. Акти як правило затверджуються або керівником вищестоящої організації, або директором, але у комісії його бути не повинно

ПРОТОКОЛ

-документ фіксуючий хід обговорення питань та прийняття рішень колегіальними органами. Обговорення питань ведеться у відповідності з порядком денним, а порядок денний складається на основі плана роботи. Порядок денний, список учасників, запрошених, тексти доповідей, виступів, проектів рішень докладаємо до відповідного протоколу. Якщо колегіальний орган постійно діючий, голова те секретар обираються на перших зборах шляхом таємного голосування на весь період дії цього колегіального органу.

Протокол ведуть під час засідання, можна вести протокол повний, короткий, стенографічний, на диктофон, але в останніх двох випадках розшифровуємо записи та оформляємо повний протокол.

Оформляємо на загальному бланку. Краще використовувати повздовжній центрований бланк. П Р О Т О К О Л великими літерами врозрядку. Дата документа – дата проведення засідання. Індекс чи номер у валовому порядку у межах компетенції колегіального органу. Місце створення – місце, де проводилося засідання.

Заголовок пишеться з великої літери та включає в себе вид діяльності та назву колегіального органу.

Засідання кваліфікаційної комісії

Загальних зборів трудового колективу

Іноді гриф затвердження (протокол прийому в експлуатацію обладнання).

Текст складається з вступної та основної частини. У вступній частині ми повинні дати інформацію про голову та секретаря, присутніх та порядок денний.

Голова –прізвище, ініціали

Секретар – прізвище, ініціали

Присутні: перерахувати у алфавітному порядку.

Присутні: (список додається)

Порядок денний: ( питання з зазначенням доповідачем та з зазначенням часу)

На зборах, конференціях, з’їздах, де потрібен кворум важливо відмітити скільки чоловік було, і скільки повинно було бути.

Приклад: На обліку в профспілковій організації 282 особи, присутні – 273, відсутніх – 9, із них 5 – у відрядженні, 2 – на лікарняному, 2 – з невідомих причин.

У порядку денному можуть зазначатися посади доповідачів. Якщо порядок денний великого розміру, його можна не писати, а докладати.

Визначити частини та поділити основну частину на розділи. Кожен розділ це конкретне питання.

Та складається з:

СЛУХАЛИ

ВИСТУПИЛИ

ВИРІШИЛИ ( УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ)

Якщо йде засідання колегії, то поряд з словом СЛУХАЛИ пишеться назва запитання.

Після слова ВИСТУПИЛИ записуємо прізвище та ініціали мовця. У кінці кожного розділу пишемо: ВИРІШИЛИ та по пунктам, як у розпорядчому документі пишемо те, що прийнято.

У короткому протоколі текст доповідей докладається та не розкривається їх повний текст.

Приклад: СЛУХАЛИ: прізвище ініціали доповідача, текст доповіді додається.

Розділ ВИСТУПИЛИ може опускатися, іноді після слова ВИСТУПИЛИ йде перелік прізвищ та ініціалів доповідачів.

Дуже важливо до таких протоколів докладати тексти доповідей та виступів, стенограми з розшифровкою.

ТЕЛЕГРАМА

ТЕЛЕГРАМА - інформаційно-довідковий об’єкт, який передається по телеграфу, тому він має особливості пов’язані з передачею та прийомом інформації телеграфним стилем. При тому телеграма оформлюється у 2 складові частини.

1 частина над рискою (передана)

2 частина під рискою (оформлююча)

Передана частина пишеться телеграфним стилем, а оформлююча – звичайним. Телеграма оформлюється на горизонтальному форматі А5

Якщо телеграфної адреси немає, пишемо поштову, розміщуючи її ліворуч, як заголовок тексту . Якщо телеграма термінова, над адресою пишемо «Термінова». Якщо вона передається на дві адреси, то над адресою пишеться «У 2 адреси», а нижче адреси. Текст пишемо великими літерами, знаки пунктуації ставляться тільки у тому випадку, якщо їх відсутність змінює зміст. (тчк, зпт, двтчк, тире, квч).

Обов’язково у кінці тексту тчк. Частка «не» вживається завжди. Прийменники, зайві слова у тексті не пишемо. Цифри пишемо словами. За виключенням серійних номерів та номерів вхідних і вихідних. У ініціативній телеграмі її номер ставиться після останньої крапки у тексті (цифрою). Номер телеграми-відповіді пишеться перед першим словом тексту.

Телефонограми

Телефонограма – це документ, що є оперативним повідомленням, переданим телефоном. Текст телефонограми повинен бути лаконічним, чітким, стислим, (як правило, до 50 слів), конкретним. Складену та оформлену телефонограму повинен підписати керівник або інший відповідальний працівник установи, організації.

Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних або спеціальних бланках.

Реквізити телефонограми: назва установи, організації; назва виду документа; адресат; дата; індекс; текст; підпис.

Крім цього, на телефонограмі зазначається прізвище особи – передавача телефонограми, номер службового телефону, час передачі; посада і прізвище особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону.

Листи-підтвердження – це службові листи, в яких підтверджується той чи інший факт (участь у конференціях, нарадах; одержання вантажів, цінних паперів тощо).

У листах-підтвердженнях може бути також інформація про чинність затверджених інструкцій, правил, положень, раніше укладених угод та ін.

Розпочинається текст таких листів словами “підтверджуємо”, “підтверджуючи” і т. п.

3. Листи-нагадування – це службові листи, за допомогою яких нагадується про наближення чи закінчення раніше встановлених термінів виконання певних доручень, завдань чи взятих зобов’язань з проханням (вимогою) вжити відповідних заходів. Тексти таких листів, як правило, розпочинаються словами: “нагадуємо”, “нагадую”.

4. Гарантійні листи – це такі службові листи, якими підтверджуються певні зобов’язання чи умови, дається гарантія оплати за товари чи послуги, надання роботи тощо. Якщо в гарантійному листі містяться дані фінансового або матеріального характеру, то в тексті необхідно продублювати банківські реквізити автора листа, незважаючи на те, що вони можуть бути відображені на фірмовому бланку.

Гарантійні листи підписуються керівником і головним бухгалтером, підписи засвідчуються печаткою.

5. Супровідні листи – це такі службові листи, в яких повідомляється про направлення адресатові документів, що додаються до листа.

Такі листи оформляються у більшості випадків на бланках формату А5, оскільки текст їх невеликий за обсягом. Обов’язковим реквізитом таких листів є позначка про наявність додатків.

6. Листи-відповіді – це службові листи, в яких даються відповіді на різного роду ініціативні листи (запити, прохання, звернення тощо). Якщо в тексті таких листів ставиться декілька питань, то відповідати необхідно на кожне з них. При цьому, якщо відповідь негативна, обов’язково треба обґрунтувати неможливість позитивного вирішення прохання.

До складання листів ставляться ті ж вимоги, що і до інших службових документів. Листи повинні бути присвячені, як правило, одному питанню, тобто простими.

Реквізити службових листів: назва й адреса організації-відправника листа; дата; індекс; адресат; заголовок до тексту; текст; перелік додатків; підпис керівника; прізвище виконавця та номер його телефону.

2. Технологія організації оперативного зберігання документів. Основні задачі, вимоги до організації зберігання виконаних документів в діловодстві. Визначення термінів „справа", „номенклатура справ", „формування справи". Терміни оперативного зберігання справ. Видача справ у тимчасове користування.

Справа - сукупність документів (документ), що відносяться до одного питання або діяльності, поміщених в окрему обкладинку.

Формування справи - ​​групування виконаних документів у справу відповідно до номенклатури справ і систематизація документів усередині справи.

Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів зберігання і оформлений у встановленому порядку.

Справи вважаються розпочатими з моменту занесення в них першого виконаного документа. Справи повинні зберігатись в закритих шафах і сейфах у вертикальному положенні, що забезпечує швидкий пошук необхідної справи. На корінцях кожна справа повинна мати індекс за номенклатурою, а на внутрішніх дверцятах шафи розміщується номенклатура справ. Послідовність розміщення справ на полиці повинна ^очно відповідати номенклатурі справ. При пошуку документа спочатку знаходять номер необхідної справи за номенклатурою, а потім за потрібним номером - папку з документами.

Для справ, що містять особливо важливі документи (протоколи, накази, особові справи та ін.), складається і систематично ведеться внутрішній опис, що розміщується на початку справи. До нього вписується кожний підшитий документ (індекс документа, його дата, короткий зміст і номер аркуша).

Якщо протягом року потрібен документ, який занесений в справу, він може бути вилучений тільки особою, відповідальною за формування і зберігання справ, а на його місце вкладається аркуш-замінник із зазначенням кому, коли і на який період виданий документ. У випадку видачі справи взагалі складається карта-замінник, в якій вказується індекс справи, дата та термін видачі, кому видана справа та підпис про одержання справи.

Оперативне зберігання справ

Оперативним називається зберігання справ у місцях їх формування до передачі на архівне зберігання.

Під час оперативного зберігання справи можуть видаватися для тимчасової роботи, як співробітникам підприємства, так і стороннім організаціям.

Співробітникам підприємства справи видаються за вказівкою керівника структурного підрозділу, де знаходяться на оперативному зберіганні справи. При видачі справ співробітникам з них береться розписка. Справи видаються у тимчасове користування співробітникам структурних підрозділів на строк до одного місяця.

На справу, видану співробітникам свого підприємства, заводять карту - заступник справи. Карта містить наступні дані: номер справи, дату його видачі, кому видано (ПІБ), назва структурного підрозділу, підпис виконавця, термін повернення, відмітку про повернення та примітка.

Стороннім організаціям справи видаються за їх письмовим запитом і вказівкою керівника підприємства - власника документів. У карті-заступника в цьому випадку вказують додатково найменування організації, запитуючої документи, і складають акт прийому-передачі справи.

За збереження документів несуть відповідальність керівники структурних підрозділів та працівники служби діловодства.

Термін оперативного зберігання справ складає від 1 року до 3 років. Виняток становлять документи з тимчасовими термінами зберігання 5 і 10 років. Ці документи не передаються на архівне зберігання, а продовжують зберігатися в структурних підрозділах.

Справи постійного і тимчасового (понад 10 років) строків зберігання після оперативного зберігання здаються в архів.

1. Аналіз розпорядчої документації, що видається кількома організаціями. Складання і оформлення розпорядчого документа кількох організацій.

Розпорядчі документи можуть видаватися спільно кількома органами управління.

З точки зору порядку вирішення питань (прийняття рішень) усі розпорядчі документи поділяються на дві групи:

документи, що видаються в умовах колегіальності;

документи, що видаються в умовах одноосібного прийняття рішень.

У першому випадку розпорядчі документи видаються на підставі рішень, прийнятих спільно групою працівників (колегією, зборами. Радою, комісією, правлінням та ін.). На основі колегіальності діють: Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників та ін.). В умовах колегіальності рішень видаються постанови і рішення. В умовах одноосібного прийняття рішень влада з усіх питань управління в організації належить її керівникові. Одноособове прийняття рішень забезпечує оперативність управління, підвищує персональну відповідальність керівника за прийняті рішення. На підставі одноосібного прийняття рішень діють міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), директора, голови правління. В умовах одноосібного прийняття рішень видаються накази, вказівки, розпорядження.

ЗАТ « ВОЛОШКА» ЗАТ « ГЛОРІЯ»

НАКАЗ

21.12.2012 м. Донецьк № 77/ 65

Про бухгалтерський облік

На виконання вимог Закону України від 16 листопада 2012 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку, а також з метою дотримання підприємством єдиної методики відображення господарських операцій та забезпечення своєчасного надання достовірної інформації користувачам фінансової звітності

НАКАЗУЄМО:

1. Застосовувати План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій. З метою забезпечення необхідної деталізації обліково-економічної інформації дозволити головному бухгалтеру своїм розпорядженням вводити додаткову систему субрахунків.

2. Бухгалтерський облік вести з використанням комп'ютерної програми «1-S».

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на головних бухгалтерів підприємства О.О. Кожемякіну та І.В. Ртіщєву.

Директор ЗАТ « ВОЛОШКА» Директор ЗАТ « ГЛОРІЯ»

________ В.В. Руссул ________ К.О. Сібільов

МП МП

Билет № 26

1. Службовий лист, його характеристика. Різновиди службових листів. Бланк і формуляр службового листа. Вимоги до створення службових листів

Головна мета листа - поінформувати, пояснити, упевнити, довести і спонукати до потрібної дії адресата (одержувача). Службовий лист є документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що б заважало сприйманню основної інформації. Але добирати потрібні слова і тон ви повинні самі залежно від мети листування, ступеня знайомства, віку, статі та необхідності дотримання субординації. Безперечна умова - дотримання міри, доречності й такту.

Проте лишається досить умовностей, додержувати яких конче потрібно. Це передусім стосується структури службового листа: логічних елементів змісту та правил його оформлення.

Реквізити:

1. Назва міністерства (для державних структур).

2. Назва й адреса адресанта (ліворуч або посередині).

3. Номер і дата листа.

4. Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціали (праворуч).

5. Заголовок листа ("про...").

6. Текст (зміст).

7. Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок.

8. Посада; звання; ранг; статус адресанта (ліворуч).

9. Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч).

10. Печатка (якщо необхідно).

11. Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).

Будьте лаконічні. Намагайтеся викладати інформацію чітко й по суті, не зловживаючи чужим часом і увагою.

Слідкуйте за логічністю та послідовністю викладу. Розбивши текст на смислові абзаци, ви полегшите його сприймання адресатом.

Уникайте багатозначності та не переобтяжуйте лист іншомовними словами. Суть справи слід викладати чітко, зрозуміло, без двозначностей, які можуть викликати сумніви чи запитання.

Будьте ввічливі. Стежте за стилем вашої кореспонденції. Уникайте категоричності. Не забувайте про вступний і завершальний компліменти.

Завершальні речення можуть виражати: повторну подяку, висловлення сподівання чи надії, запевнення у співробітництві чи надійності, прохання дати відповідь, зателефонувати тощо, вибачення за турботу чи затримку з відповіддю.

Прощальні фрази добираються залежно від рівня стосунків (партнерства) на зразок:

Завжди щиро Ваш...

Із найліпшими побажаннями...

Щиро відданий Вам...

Бажаємо успіхів...

Із повагою...

Оскільки метою офіційного листування є засвідчення адресатові поваги з безумовним урахуванням рангів, воно повинно ґрунтуватися на принципах поваги та обопільної коректності.

Існують певні правила реагування на листи за термінами. Відповідь слід дати не пізніше, ніж через десять днів. Якщо запит, прохання тощо потребує ґрунтовнішого вивчення, то протягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отримано й над розв'язанням питання вже працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць.

Як правило, службові листи укладаються на бланку, що містить віддруковані реквізити установи, закладу, організації. За характером інформації листи поділяються на різні групи.

Ініціативні листи містять прохання, пропозицію, звернення чи запит до адресата.

Лист-відповідь викладає характер проблеми чи вирішення питання, прийняття чи відмову пропозиції тощо, заявлених в ініціативному листі.

Супровідний лист документ, що інформує адресата про раніше надіслані документи.

Договірний лист - різновид супровідного листа, що вказує на факт відправлення (надсилання) попередньо укладеного договору, угоди між адресатом і адресантом.

Лист-запрошення містить інформацію про дату, характер, місце, час проведення заходу. Інформаційний лист та лист-повідомлення близькі до листа-запрошення.

Гарантійний лист - документ, що є юридичним гарантом виконання викладених у ньому зобов'язань. Укладається з метою підтвердження певних угод, умов або фінансово-розрахуикових зобов'язань і має підвищену правову функцію.

Рекламний лист це різновид інформаційного листа, що містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів, пропагує діяльність закладу чи установи.

Лист-нагадування - це документ, у якому нагадується про наближення чи закінчення визначеного терміну завчасно обумовлених зобов'язань або проведення заходів.

Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання певного відправлення (листа, факсу, телеграми, товару тощо), прибуття особи чи групи, виконання певних дій.

Рекламаційний лист - це документ, який обґрунтовано доводить про виявлення певних недоліків або дефектів у виконаній роботі, продукції чи послузі, а саме: недотримання попередньо обумовлених термінів, технологічних нормативів тощо, обґрунтування недоброякісності може підтверджуватися доданими копіями актів, висновками фахівців-експертів.

Лист-претензія - документ, близький до рекламаційного листа, але менш категоричний за змістом. Цей лист скоріше тактовне нагадування чи коректне висловлення незадоволення, що повинно передувати категоричному.

Рекомендаційний лист - документ, близький до характеристики, але не обов'язковий. Незважаючи на довільний виклад, у ньому слід зазначити термін роботи працівника в даній організації, установі, просування по службі, його ділові та моральні якості, коло зацікавлень тощо. Інформація повинна бути об'єктивною та виваженою, оскільки це справа честі й імені вашої організації та подальша доля рекомендованого.

Комерційний лист - специфічний вид ділового спілкування, прийнятого як у внутрішньодержавній, так і в міжнародній практиці. Цей лист може містити комерційну інформацію про зміни цін, видів і способів платежів, умови купівлі-продажу тощо.

2. Роль і значення номенклатури справ: типова, примірна, конкретна.

Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів зберігання і оформлений у встановленому порядку.

Типова номенклатура справ містить уніфіковані заголовки справ, що утворюються в діяльності однорідних організацій, і може бути застосована в цих організаціях без внесення до неї будь-яких змін і доповнень у тексті, конкретизуючи тільки найменування організації і структурних підрозділів.

Примірна номенклатура справ установлює зразковий склад справ, що заводяться в діловодстві однорідних організацій, наприклад муніципальних управлінь соціального захисту. При її застосуванні можна виключити справи, які не утворюються в діяльності конкретної організації, додавати нові. Не можна змінювати терміни зберігання, структуру побудови номенклатури справ.

Типові і зразкові номенклатури справ служать посібником для складання конкретної номенклатури, яка повинна бути в кожній організації.

Якщо немає типовій чи примірної номенклатури справ, то для складання конкретної необхідно ознайомитися зі структурою, характером діяльності організації, вивчити склад документів, прийнятий порядок формування справ, вимоги до порядку складання конкретної номенклатури справ. В Основних правилах наведені форми номенклатури справ організації і номенклатури справ організації її структурного підрозділу.

Як правило, номенклатура справ організації складається в кінці поточного року на наступний рік і складається з розділів, що відповідають найменуванням структурних підрозділів або напрямів діяльності, якщо структура організації часто змінюється.

Першим розділом завжди є служба документаційного забезпечення управління, незалежно від місця в затвердженій структурі. Індексом служби документаційного забезпечення управління завжди будуть формуватися найважливіші документи, які фіксують організаційно-розпорядчу діяльність, - положення, статути, накази з основної діяльності та інші розпорядчі документи, інструкції, плани і т.п.

Після служби документаційного забезпечення управління в номенклатуру справ включаються розділи, назви яких є найменуваннями інших структурних підрозділів відповідно до затвердженої структурою. У номенклатуру справ організації включаються розділи, що містять справи громадських організацій, тимчасово діючих органів, установ, а також справи організації, правонаступником якої виступає організація - автор номенклатури справ. Таким чином, документ, отриманий або створений в організації, повинен бути включений у певну справу і мати свою адресу у вигляді індексу та заголовка справи. Крім документів в номенклатуру справ включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали, електронні документи і бази даних. Однак не слід включати в номенклатуру справ друковані видання (журнали, книги, газети і т.п.).

Конкретна номенклатура справ повинна охопити всі документовані ділянки діяльності організації.

Кожний структурний підрозділ складає свою конкретну номенклатуру справ на бланку структурного підрозділу, заголовком якої є рік, на який вона складається. Текст будується у вигляді таблиці, перед якою наводиться назва розділу із зазначенням індексу справи.

3. Аналіз розпорядчої документації, що видається на правах єдиноначальності: складання і оформ­лення розпорядження.

Розпорядження - це розпорядчий документ, що видається керівником організації або структурного підрозділу з ​​питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань оперативного управління діяльністю організації (наради, конференції і т.д.). Цю форму управління вживають підприємства, організації, міністерства, уряд, адміністрація міст, районів і т.д. Розпорядження можуть бути розраховані на тривалий термін дії і короткочасні, що стосуються швидкого вирішення конкретного питання.

Оформляються на бланку конкретного виду документа. Номер буде мати букву р (розпорядчі № 33р), також буде відмітка про контроль.

Текст розпорядження складається з констатуючої та розпорядчої частин. У першій вказують мету і причину розпорядження, у другій, що починається словом ЗОБОВ'ЯЗУЮ, - приписувані дії. У констатуючій частині доцільно використовувати такі стійкі формулювання, як «у відповідність», «у зв'язку», «в цілях» і т.п.

ЗОБОВ'ЯЗУЮ:

ДОЗВОЛЯЮ:

ЗАБЕЗПЕЧИТИ:

Розпорядча частина пишеться так як і в наказі. Часто розпорядження мають додатки які оформляються на окремих аркушах в пунктах до яких вони належать, будуть робитися посилання на ці додатки.Відмітка про наявність додатків після тексту самостійно оформлятися не буде.

Підписує посадова особа за компетенцією.