Правила оформления служебных писем

1. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

адресат дата индекс документа ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом заголовок к тексту текст возможно отметка о наличии приложения подпись фамилия и телефон исполнителя

3. Письмо составляется только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).

5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

6. Служебное письмо может быть  адресовано учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица  - в дательном:

7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата, Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом.  Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным.  Он   формулируется обычно так: "Об изменении ...", "О создании ...", "О проведении ..." и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформлять.

9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную:

- в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы; -  в основной части формулируется основная цель письма.

10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. ¹

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящее из одного-двух предложений. ²

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации: "Сообщаем Вам, что…", "Доводим до Вашего сведения, что…", "Считаем необходимым поставить Вас в известность о…". ³

Письмо-сообщение оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-сообщения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата,регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Зразок бланка службового листа

ОДЕСЬКА МІСЬКА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ОДЕСЬКОЇ ОБЛАСТІ

________________________________________________________

вул. Маршака 18, м. Одеса 145320, тел +38 (0562) 333-444, факс +38(044)501-97-70

р/р № 32009104600 в Управлінні НБУ у Одеській обл.

МФО 307123 Код ЄДРПОУ 26237202, http :// dilo. od. ua /

______№______

На №___________ від _________

№ 20

1. Техніка безпеки в підрозділах СДЗУ.

Инструкция по технику безопасности должна включать в себя следующие разделы:

Организация робочих, работников СДОУ

-условия труда работников служб документации: освещенность, температурный режим в служебных помещениях, шум, цветовое оформление,состав воздуха

-механизация и автоматизация документационных процес сов

Психология утверждает, что одна из главных причин пониженной роботоспособности

-неправильно организованное рабочее место. Рабочее место секретаря, как правило, находиться в помещении, смежном с кабінетом руководителя, называемом (приемной).

Помимо приемной офіс в идеале должен кметь комнату отдыха или комнату-кухню и отсе кили комнату для технических средств (копировальных автоматов и т.д.)

Правила рекомендуют подбирать окраску стен, потолка и мебели в зависимости от светопоглащающих или отражающих свойств различных цветов. Главное в цветовом расширении офиса – мягкие, неконтрастные сочетания, без резких цветов.

Мебель должна бать светлой, но не очень яркой. Предпочтителен цвіт натурального дерева. Сочные цвета когут присутствовать в различных деталях интерьера.

Специалисты по эргономике (научная дисципліна изучающая человека в его деятельности) рекомендует не забывать золотое правило соблюдение котрого может уберечь от многих бед: свет должен падать сверху и слева. В противном случае нарушается правильное положение головы.

Проблема сохранения здоровья пользователя может бать решена только комплексным образом. Помимо раз мера экрана при выборе монитора следует учитывать качество изображения и уровень защиты излучения.

Для уменьшения отражения внешнего света от стеклянной поверхности экрана. Приеняют антибликовые покрытия разных типов: антибликовые панели, градировку экрана, креминевые покрытия.

Для снятия электростатического заряда, возникающего на поверхности экрана, применяют специальное антистатическое покрытие экрана.

При работе с монитором имеющим размер экрана 14 дюймов по диагонали глаза устают из-за ощущения «мелькання на экране». Поэтому мониторы такого размера все активне заміняються на большие. Непрерывность изображения создается с помощью частой смены кадров. У 15-дюймовых мониоров смена кадров 80-90 раз в секунду, этого впоєне достаточно, чтобы рабо тать по 4-5 часов в день.Очень хорошие мониторы с диагональю 17,20 или 21 дюйм.

Компьютер должен бать установлен так,чтобы за ним было легко и удобно работать. Стул обязательно должен бать со спинкой и, желательно, с подлгокотниками. Самые распрастраненные заболевания делопроизводственных работников искривление позвоночника, заболевание мышц рук и плечового пояса возникают и розвиваються благодаря неправильной посадке. Обязательно не обходимо отрегулировать высоту стула, или еще лучше, поставить подставку для ног под. стол, регулируемую повысоте и наклону. В процес се работы ваша поза должна быть такой, чтобы вы не уставали и чтобы все необходимое для работы было под рукой.

Монитор устанавливают на уровне глаз, на расстаянии не менне 40 см. Можно снабдить свій компьютер дополнительны приспособлением – держателем для документов. С его помощью можно закрепить документ на одном уровне с монітором. В этом случае не прийдется вертерть головой, переводить вигляд с лежащих документов на экран и обратно.

Чтобы спастись от артрита, пользуються специальным приспособлением – опора для запястий или современной «ломаной» клавиатурой, которая обеспечивает естественное положение рук.

Копировальные аппараты, принтеры, мониторы обладают небллагоприятным свойством образовывать вокруг себя электростатическое поле, которое притягивает пыль, вызывающую аллергию. Целесообразно рассредоточить эти аппараты на несколько метров друг от друга.

Линолиум способен тоже, накапливая статистическое электричество, собирать пыль, потому нужно выбирать покрытие для пола самих последних разработок, в которые добавляются вещества – диэлектрики, снимающие электростатистические заряды.

Влияют на работоспособность и запахи. Исследования показали, что запах лимона в большинстве случав понижает производительность труа, а запах розы - повышает. Запах любимих духов также хорошо тонизирует и вызывает положительные эмоции. Однако устраивать в офисе сеансы ароматерапии специалисты не рекомендуют.

Благотворно влияют на настроение сотрудников живые цветы в офисе. В инструкции по технике безопасности обязательно должны входить правила техники безопасности при использовании любого оборудования:

-прежде чем приступить к эксплуатации технического средства , нужно прочитать инструкцию и придерживаться ее

-выключить вилки из разеток в случае длительных перерывов и обязательно при уходе из помещений

- проводит техноческий ремонт оборудования сервисной службы, устранять крупные неполадки или повреждения оборудования только специалистами,

-знать и уметь, где и как нужно отключить элкектропитание в случае чрезвычайных обстоятельств

- не использовать на работе сломанные выключатели, розетки, вилки, провода с плохой изоляцией, неплотные соединения электроприборов, незаземленное оборудование

Инструкция разрабатывается лицом ответственным за документационное обеспечения,в учреждении организации, предприятии различных форм собственности, утверждается первым руководителем учреждения

2. Механізація і автоматизація контролю виконання документів. Організація контролю виконання документів за допомогою ПК.

Формы контроля за исполнением документов

Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:

-        ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);

-        автоматизированная система контроля исполнения документов

Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная.

При ведении контроля за исполнением документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель обозначают числа месяца, т.е. 31 день. В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокам исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

При осуществлении контроля за исполнением документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 5 дней, а также 10 и 20 дней текущего месяца (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. При этом может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки.

лицевая сторона

оборотная сторона

Рисунок 1 - Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках.

В настоящее время наиболее рациональным является автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты.

Необходимо отметить, что функция контроля за исполнением документов присутствует в каждой автоматизированной системе документационного обеспечения управления (АСДОУ). Так например, система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО-Предприятие», входящее в семейство программных продуктов «ДЕЛО», позволяет автоматизировать контроль за исполнением документов. В данной системе на контроль может ставиться как исполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. Регистрационная карточка контрольного документа и сама резолюция выделяются соответствующим визуальным признаком. При этом для контрольных документов и резолюций автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система позволяет автоматически формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов. Кроме этого «ДЕЛО-Предприятие» позволяет автоматически отправлять документы исполнителям, а интерфейс в этой части построен на базе традиционных понятий таким образом, чтобы пользователю было предельно понятно, с какими документами он работает и на какой стадии исполнения они находятся. Документы на «рабочем столе» группируются в папки «Поступившие», «На исполнении», «На контроле» и др.

С полным описанием функциональных возможностей системы «ДЕЛО-Предприятие» можно ознакомиться, нажав по ссылке с названием программного продукта.

3. Аналіз і дослідження бланків службового листа. Складання і офор­млення супровідного, гарантійного листа.